6 bước để giúp nhân viên thôi làm việc châm chạp

Nếu nhân viên của bạn mất cả ngày chỉ để làm một công việc có thể hoàn thành trong 2 giờ đồng hồ, bài viết này có thể giúp ích cho bạn.

Trong thời đại kinh doanh cạnh tranh từng giây từng phút như hiện nay, “trâu chậm uống nước đục” là một lẽ dĩ nhiên. Tuy nhiên, bởi nhiều lý do, phòng ban nào trong doanh nghiệp cũng có một “chú rùa” gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của cả tập thể. Vậy làm thế nào để giải quyết vấn đề này? Hãy cùng MBA Andrews đến với 6 bước để biến “chú rùa” thành “chú thỏ”.

1. Xác định lý do tại sao nhân viên của bạn chậm

Hãy bắt đầu tiếp cận với bước đơn giản đầu tiên: Nói chuyện thẳng thắn với người nhân viên đó. Chỉ ra rằng bạn thấy họ làm việc rất chậm so với những người khác và cho họ cơ hội giải thích lý do.

Họ có thể đang làm việc sai quy trình; họ cũng có thể đang bị cuốn vào những thứ mà dưới con mắt của bạn thì chúng ít quan trọng hơn; công việc này quá sức với họ; hay thậm chí là cấp trên đang yêu cầu quá cao… Trong thực tế, có rất nhiều lý do khiến cho nhân viên không đáp ứng được hiệu suất công việc mà bạn kỳ vọng. Vậy nên việc thứ nhất cần phải làm là phải xác định vấn đề nằm ở đâu.

2. Tỏ ra thiện ý

Nếu chỉ đơn thuần là đặt câu hỏi và hối thúc người nhân viên chậm chạp này làm việc nhanh hơn, bạn sẽ không thể giải quyết được “nút thắt” mà thậm chí còn khiến người nhân viên này cảm thấy bị dồn vào thế bí và sinh ra những cảm xúc tiêu cực ( sợ hãi, chán nản, lo lắng…).

Hãy hỏi họ “chúng ta có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?” hay “ Tôi có thể giúp được gì ?”, “Bạn có muốn nghỉ ngơi trong vài ngày?”… Đôi khi, mọi vấn đề có thể giải quyết chỉ với một câu hỏi.

3. Đưa ra thời hạn công việc rõ ràng cùng thứ tự ưu tiên cụ thể

Là một người quản lý, bạn luôn biết rõ ràng đâu là công việc quan trọng nhất cần phải ưu tiên làm; nhưng liệu nhân viên của bạn có biết rõ điều đó? Ngoài việc đưa ra danh mục nhiệm vụ cần làm, bạn cũng cần đề rõ nhiệm vụ gì cần ưu tiên làm trước nhất; tránh rủi ro rằng nhân viên sẽ chọn việc dễ và ít quan trọng để làm trước.

Và đừng quên luật Parkinson: “ Công việc sẽ tự phình ra để lấp đầy khoảng thời gian mà ta xác định để dành cho nó”. Là một nhà quản lý, bạn cần hiểu rõ khả năng của nhân viên cùng tính chất của công việc để đưa ra những deadline chuẩn mực; tránh tình trạng lãng phí nguồn nhân lực hoặc bắt nhân viên làm việc quá sức chịu đựng.

4. Tìm hiểu đâu là những gì nhân viên muốn làm

Khi bạn thực sự nắm rõ đâu là nhiệm vụ nhân viên của mình muốn làm, đâu là nhiệm vụ mà họ có khả năng làm (dù không thích); việc thúc đẩy họ sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Hãy giao nhiệm vụ cân bằng giữa những gì nhân viên có khả năng làm (dù không thích) với những gì họ muốn làm . Điều này sẽ làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái và làm việc tích cực hơn.

Tuy cách thức này có vẻ như hơi giống như việc đối xử với những đứa trẻ ở trường mầm non, nhưng khi nhân viên cảm thấy có sự cân bằng giữa thoái mái và thách thức là lúc họ làm việc hiệu quả nhất.

5. Hạn chế giao nhiều việc trong cùng một thời gian

Trên thực tế, tỷ lệ những người có khả năng làm việc đa nhiệm (làm được nhiều việc cùng một lúc) không nhiều. Đa số nhân viên sẽ rơi vào tình trạng quá tải, làm việc chậm chạp và kém hiệu quả khi được giao quá nhiều nhiệm vụ trong cùng một thời gian.

Là một người quản lý, chắc hẳn bạn cũng đã từng có những ngày làm việc “tơi tả” khi phải xử lý việc lên kế hoạch kinh doanh trong tháng tới, gặp gỡ khách hàng đối tác, giải quyết vấn đề nhân sự… cùng hàng tá thứ việc khác chỉ trong một ngày. Hãy cho nhân viên cơ hội làm từng công việc với từng khoảng thời gian riêng, bạn sẽ thấy sự hiệu quả phi thường.

6. Đưa ra những phản hồi thường xuyên

Bạn gặp gỡ những nhân viên chậm chạp của mình, tìm hiểu vấn đề của họ, tìm hiểu khả năng của họ và đưa ra danh mục rõ ràng cùng những ưu tiên cụ thể. Bước cuối cùng còn lại chính là giám sát quá trình họ thay đổi.

Hãy đề ra mục tiêu riêng, tự đưa ra thời hạn để đánh giá sự tiến bộ của những người nhân viên chậm chạp và đưa ra quyết định phù hợp vào đúng thời điểm.

Nếu nhân viên này có thái độ tốt và chỉ kém một chút so với mục tiêu, bạn không nhất thiết phải chỉ trích họ. Hãy đánh giá cao những tiến bộ mà họ đã thể hiện trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ của bạn. Hãy thay những lời chỉ trích bằng lời góp ý xây dựng cho những gì thiếu sót và tập trung vào những gì họ đã hoàn thành. Điều này giúp người nhân viên này thoát khỏi những cảm xúc tiêu cực ( lo lắng, sợ hãi, chán ghét) và dễ dàng tiếp cận những lời góp ý.

Ben cạnh đó, việc này cũng mang lại lợi ích tích cực về lâu dài. Khi người nhân viên chậm chạp thấy rằng bạn có kỳ vọng cao nhưng không yêu cầu sự hoàn hảo. họ sẽ hiểu rằng bạn đang đánh giá cao những đóng góp của họ để hướng tới một kết quả tốt hơn. Cảm giác được hỗ trợ và thấy mình có giá trị về lâu dài sẽ chuyển thành lòng trung thành – thứ động lực bền bỉ giúp những người nhân viên này cống hiến hết mình cho doanh nghiệp trong tương lai.