7 cách ‘nhanh chóng’ cải thiện năng suất làm việc của nhân viên

Tạo điều kiện và thúc đẩy để nhân viên làm việc đạt năng suất cao nhất luôn là một trong những trách nhiệm hàng đầu của nhà quản lý.

Tuy nhiên nhìn vào thực tế, đặc biệt là với các công việc văn phòng dễ phát sinh nhiều thời gian nhàn rỗi, nhiệm vụ này không hề dễ dàng. Thêm vào đó, những yếu tố như môi trường công việc, nguồn lực, chế độ lương thưởng… cũng là những nguyên nhân gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng làm việc chung.

Vậy làm thể nào để ‘lên dây cót’ cho nhân viên cấp dưới và tối đa hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ?

1. Cải thiện không gian làm việc cùng cơ sở vật chất.

Màu đèn trong phòng làm việc của công ty bạn đang là màu gì?

Đây có lẽ không phải điều mà phần lớn các nhà quản lý để ý tới. Tuy nhiên, những nghiên cứu khoa học cho thấy rằng các bóng đèn có màu mát hơn sẽ làm tăng hiệu suất làm việc của con người còn những bóng đèn có màu ấm hơn thì sẽ làm con người sẽ cảm thấy dễ chịu và thư giãn.

Bởi vậy, hãy cân nhắc việc lắp các bóng đèn màu mát ở khu vực làm việc chính, và bóng đèn màu ấm hơn trong phòng nghỉ hay khu vực ăn uống. Có thể tạo ra ánh sáng màu mát hơn bằng cách tăng lượng ánh sáng tự nhiên hoặc lắp đặt loại bóng đèn “ngả xanh”; còn ánh sáng ấm hơn sẽ đến từ bóng đèn màu cam hoặc vàng.

Ngoài ra, những vấn đề như nhiệt độ, chất lượng không khí hay cơ sở vật chất, đồ ăn và không gian bếp …. cũng có sức ảnh hưởng đến độ tập trung và chất lượng làm việc của nhân viên. Hãy chú ý.

2. Hiểu rõ về khả năng, nhu cầu và suy nghĩ cá nhân của nhân viên.

Mỗi một nhân sự trong đội ngũ tổ chức đều có những giá trị và mối quan tâm khác nhau. Các nhà quản lí giỏi cần hiểu rõ các khả năng và mong muốn của từng người để có thể sắp xếp công việc, tận dụng tối đa giá trị của nhân viên cũng như sử dụng những phương cách thúc đẩy, động viên tinh thần phù hợp.

Bên cạnh đó, ở bất kỳ công ty nào cũng tồn tại những điều mang lại ảnh hưởng tiêu cực và khiến nhân viên chán nản, mất động lực làm việc như: mức luơng thấp, nhà xa, khối lượng công việc nhiều, thiếu các cơ hội phát triển… Các nhà quản lý không nên e ngại, né tránh mà hãy thừa nhận những yếu tố tiêu cực mà nhân viên của mình đang phải đối đầu trong công việc. Điều này thể hiện sự thấu suốt của nhà quản lý với các vấn đề tiêu cực với nhân viên.

Và dù cho chưa thể giải quyết được vấn đề tiêu cực này trong một sớm một chiều, sự thấu hiểu của nhà quản lý có thể xây dựng niềm tin nhân viên cũng cải thiện động cơ thúc đẩy tinh thần làm việc.

3. Không tiết kiệm những lời khen.

Ai cũng thích được khen và đó là một trong những phần thưởng đơn giản nhất mà nhà quản lý có thể tặng cho cấp dưới của mình. Khen nhân viên đó không chỉ là một hành động đẹp của cấp trên đối với cấp dưới mà khi tận dụng “đúng cách”, những lời khen này sẽ trở thành một cơ hội tốt giúp nhà quản lý khích lệ tinh thần của nhân viên cấp dưới. khi nhận được lời khen, các nhân viên sẽ biết được rằng những nỗ lực của họ đã được ghi nhận. Nhờ động lực này, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn, hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, nếu đã khen thì cần khen cho đúng lúc, đúng chỗ. Nếu hành động khen thưởng diễn ra một cách quá thường xuyên hay chỉ là khen tặng một cách máy móc, không có tình cảm thì nó sẽ mang đến tác dụng ngược. Bởi những hành động đó sẽ giống như những lời sáo rỗng chứ không phải là thật tâm ghi nhận thành tựu của nhân viên.

4. Nói không với làm việc đa nhiệm.

Làm việc đa nhiêm (Multi-tasking) thường là yêu cầu không hiếm gặp với nhiều nhân viên khi làm việc tại những doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các Start-up- nơi mà bộ máy nhân sự còn chưa hoàn thiện nhưng việc cần làm thì rất nhiều, đội ngũ nhân viên và người lãnh đạo lúc này sẽ phải gánh vác nhiều trách nhiệm công việc cùng lúc.

Tuy nhiên, làm việc đa nhiêm trong nhiều trường hợp thường sẽ không đem lại hiệu quả cao. Chắc hẳn không ít lần bạn từng trải nghiệm cảm giác tất bật suốt một ngày dài; nhưng cuối tổng kết lại chẳng thấy mình làm được gì nhiều. Các nghiên cứu khoa học cho thấy, chỉ 2% số người trên trái đất có khả năng làm việc đa nhiệm hiệu quả. Với 98% còn lại, khi cố gắng tập trung vào nhiều hơn một công việc trong một thời điểm thì năng suất làm việc sẽ giảm đi 40%.

Làm việc đa nhiệm lâu dài còn có thể gây ra những ảnh hưởng xấu đến các chức năng của não bộ như: giảm khả năng tập trung, suy giảm trí nhớ, căng thẳng kéo dài… Hai nhiệm vụ cùng một lúc là giới hạn mà bộ não con người có thể gánh vác được. Các nhà khoa học khuyến cáo những nhà quản lý cùng nhân viên cần sắp xếp nhiệm vụ công việc hợp lý để hạn chế làm nhiều việc cùng một lúc và không nên chuyển sang việc mới khi chưa hoàn thành công việc cũ, kể cả có mất nhiều thời gian hơn.

5. Áp dụng công nghệ vào quản lý công việc.

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghê 4.0 với vô số các ứng dụng, công cụ quản lý thông minh. Tận dụng tốt hiệu quả của chúng, người quản lý có thể dễ nắm bắt công việc và đội ngũ của mình chỉ với một chiếc smart-phone.

Những công cụ quản lý thông minh giúp nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát, đánh giá và điều phối công việc. Bên cạnh đó, chúng giúp thúc đẩy động lực làm việc và khả năng phối hợp giữa các thành viên nhờ việc thống nhất các hoạt động công việc của toàn bộ đội ngũ; và tạo điều kiện cho nhân viên có thể thực hiện công việc một cách thuận lợi theo cách riêng của mình.

Với các công cụ ứng dụng tiện lợi, nhà quản lý sẽ không phải cập nhật tình hình công việc một cách liên tục cho nhân viên về những gì họ phải làm, nhân viên sẽ tự biết cần phải làm gì để hoàn thành công việc tốt nhất giúp tiết kiệm thời gian. Từ đó, nhân viên có một môi trường tự do để tích cực làm việc, sáng tạo và tăng cường tương tác với các thành viên trong đội nhóm để đảm bảo công việc được thực hiện đúng như kế hoạch đã được đề ra.

Một số ứng dụng quản lý thông minh hiệu quả được dùng nhiều trong môi trường công sở phải được kể đến như Trello, Slack, Asana…

6. Nhưng cũng cần hạn chế bị xao lãng bởi công nghệ.

Phương tiện truyền thông xã hội ngày nay là một trong những “sát thủ giết năng suất” hàng đầu tại môi trường công sở . Theo số liệu thống kê, trung bình mỗi nhân viên làm việc với thiết bị công nghệ sẽ bị xao nhãng chỉ sau 10,5 phút.

Ban đầu, nhân viên vào Facebook chỉ để xem thông báo, tìm hiểu thông tin để phục vụ cho công việc. Nhưng ngay lập tức đập vào mắt họ là những thứ “thú vị khác” xuất hiện trên Bảng tin, họ click vào và tự hứa rằng mình sẽ chỉ lướt qua. Nhưng họ lại bị xao nhãng bởi nó tới hơn 10 phút. Sau đó, họ quay trở lại với công việc nhưng cũng cần chừng đó thời gian để thật sự trở lại trạng thái tập trung.

Vậy nên, nhà quản lý cần hạn chế tối đa việc nhân viên của mình sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội trong giờ làm việc. Tuy nhiên, có thể cho phép họ tự do sử dụng trong giờ nghỉ. Điều này đảm bảo rằng đội ngũ cấp dưới vừa có thể làm việc năng suất mà vẫn có đủ sự tư do thoải mái trong môi trường công ty.

7. Mở ra cơ hội đào tạo và phát triển cho nhân viên.

Đào tạo và phát triển là hai hoạt động quan trọng góp phần đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Bởi chúng trực tiếp trợ giúp doanh nghiệp có được nguồn nhân lực trung thành, phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh và đáp ứng được các yêu cầu của việc thực thi những mục tiêu phát triển chiến lược của doanh nghiệp.

Còn đối với mỗi nhân viên, việc được quan tâm đào tạo và phát triển cũng là những nhu cầu cơ bản được xem trọng hàng đầu. Nếu nhu cầu này được thừa nhận và đảm bảo, họ sẽ làm việc với lòng nhiệt thành và gắn bó với doanh nghiệp sâu sắc.

Quan trọng hơn, được trang bị những kỹ năng chuyên môn cần thiết cũng sẽ giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn; từ đó đạt được nhiều thành tích tốt hơn, muốn được trao những nhiệm vụ có tính thách thức cao hơn và tự mở ra cho mình nhiều cơ hội phát triển thăng tiến; trực tiếp đem lại lợi ích cho cá nhân, doanh nghiệp và toàn xã hội.