7 kinh nghiệm xương máu trong quản lý dự án

Mỗi doanh nghiệp đều có dự án tùy thuộc vào thời điểm. Để dự án hoàn thành với kết quả tốt nhất thì cần phải có quy trình quản lý cụ thể. 

Khái niệm quản lý dự án 

Quản lý dự án là công cụ đặc thù để đạt được mục tiêu dự án thông qua các hoạt động được kiểm soát, phối hợp thực hiện. Trong biên bản quản lý dự án có quy định về mặt thời gian và hình thức thực hiện, các tình huống phát sinh, các mục hạn chế về mặt thời gian và thể thức thực hiện.

Quản lý dự án là việc làm áp dụng những kiến thức và kỹ năng cùng với các công cụ kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, đáp ứng yêu cầu của dự án khi được đặt trong giới hạn về không gian và thời gian cũng như chi phí quản lý dự án.

Bài viết sau đây, MBA Andrews sẽ đưa ra những kinh nghiệm trong quản lý dự án cho doanh nghiệp. 

Luôn giữ sự trao đổi liền mạch giữa các bên trong dự án

Theo thống kê cho thấy có tới khoảng 57% những dự án thất bại là do không có sự thông suốt khi trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện quản lý dự án. 

Các bên liên quan với quản lý dự án không chỉ có khách hàng, nhà đầu tư mà còn bao gồm cả những thành viên thuộc trong ban quản lý dự án. Việc duy trì trao đổi đối với khách hàng và các nhà đầu tư giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng xác định yêu cầu cũng như những mục tiêu dự án. 

Quy trình quản lý dự án cần gắn liền và duy trì sự tương tác giữa các thành viên cũng như các thành viên trong đội ngũ quản lý dự án tạo điều kiện cho công việc được cập nhật thường xuyên và liên tục hơn, tích cực, chủ động giảm thiểu rủi ro, tránh lãng phí về thời gian cho những công việc không cần thiết. Bên cạnh đó, việc thường xuyên quan tâm và nắm bắt tình hình dự án cũng giúp quản lý rủi ro hiệu quả cho các cấp quản lý dự án. 

Mục tiêu quản lý của doanh nghiệp coi như đã hoàn thành được một nửa khi thực hiện thành công kinh nghiệm quản lý dự án giữ liền mạch kết nối với các bên tham gia dự án. 

Xác định rõ vai trò của thành viên, bộ phận trong dự án

Với một dự án quan trọng, dừng bao giờ để diễn ra tình trạng khẩn cấp không biết phần công việc đó thuộc về ai. Các công việc liên quan đến dự án cần phải được phân công rõ ràng và cụ thể, mỗi cá nhân hoặc mỗi nhóm phải có trách nhiệm về một vấn đề nào đó trong dự án. 

Với kinh nghiệm về quản lý dự án khi xác định rõ vai trò của từng thành viên giúp làm gia tăng sự minh bạch và trong sáng của dự án đối với tổ chức. Đồng thời phương pháp quản lý dự án này giúp cho các thành viên tham gia dự án ý thức được trách nhiệm của mình, nâng cao tính chủ động, sáng tạo và cố gắng hoàn thành công việc, rèn luyện tính làm việc có trách nhiệm cao hơn. 

Luôn sẵn sàng đối mặt với rủi ro

Theo con số thống kê tại cuộc khảo sát được thực hiện bởi PriceWaterhouseCoopers, trong số các dự án thành công và mang lại hiệu quả cao thì có tới 83% dự án mà các nhà quản lý chuẩn bị trước các phương án đề phòng rủi ro.

Điều tất yếu ở một số dự án mới chính là tiềm ẩn nguy cơ rủi ro nhất định. Những rủi ro mà bạn hoàn toàn có thể lường trước được vậy thì tại sao không sớm phát hiện ra nó và làm giảm thiểu nó đi? Chuẩn bị các phương án dự phòng để làm hạn chế rủi ro là điều thực sự cần thiết. 

Một phương pháp quyết liệt chính là xây dựng đội đặc nhiệm trong việc quản trị rủi ro và xử lý các khủng hoảng về tài chính, chi phí quản lý dự án, các vấn đề xoay quanh dự án. Đây chính là động thái khá khôn khéo của các nhà quản lý nói chung, quản lý thời gian và quản lý dự án nói riêng. 

Xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết

Nhà quản lý dự án thông minh là luôn biết đưa ra kế hoạch cụ thể và rõ ràng cho từng thời kỳ. Có thể bạn chưa biết, chìa khóa thành công của một dự án chính là một bản kế hoạch hoàn chỉnh và tươm tất nhất. Kế hoạch dự án giúp đảm bảo cho dự án của bạn đúng tiến độ và hoàn thành được mục tiêu đề ra. 

Khi một bản kế hoạch chi tiết và cụ thể các thành viên trong ban quản lý dự án sẽ dễ dàng nắm được những nhiệm vụ cụ thể của mình và nắm được những đầu việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện trước ở từng thời điểm nhất định. 

Luôn cập nhật những tài liệu quan trọng

Trong những quy trình quản lý dự án, việc tạo lập và cập nhật những tài liệu quan trọng là điều kiện tiên quyết và là yếu tố bắt buộc đối với nhà quản lý. Bộ phận phát triển dự án của bạn sẽ không thể tiến hành các công việc của họ nếu như thiếu những tài liệu về dự án. 

Bên cạnh đó, nhân viên bộ phận marketing lại cần tài liệu về các nhân tố thị trường để nghiên cứu các chiến lược marketing để quảng bá cho dự án. Bộ phận sale marketing lại yêu cầu về tài liệu liên quan đến dự án để hỗ trợ tư vấn khách hàng, giới thiệu sản phẩm tới khách hàng. Vô vàn các công tác liên quan đến dự án đều cần tới những tài liệu về dự án đó, đòi hỏi nhà quản lý dự án phải liên tục update thông tin về dự án. 

Các tài liệu dự án là vô cùng quan trọng, không chỉ trong nội bộ dự án mà còn tạo mối liên hệ giữa các dự án khác với nhau, điều này đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin dự án hiệu quả hơn. Những thông tin về quản lý dự án cũng giúp cho những nhà quản lý đưa ra các quyết định liên quan đến dự án. 

Duy trì các cuộc họp dự án định kỳ

Những cuộc họp giao ban về dự án có vai trò vô cùng quan trọng đối với cả khách hàng và ban quản lý dự án. Phía khách hàng sẽ có thời cơ để lắng nghe các báo cáo tiến độ dự án, trên cơ sở bổ sung yêu cầu khách hàng về dự án. 

Về phía ban quản lý dự án, đây là cơ hội để đánh giá công việc đang được thực hiện, rà soát lại những gì đã đạt được trong thời gian vừa qua và những điều cần tiếp tục triển khai trong giai đoạn tiếp theo. Để giúp nhà quản lý điều tiết công việc tốt hơn, dự án cần được phân chia thành các mốc thời gian cụ thể. 

Mạnh dạn liên tục thay đổi theo tính chất của dự án

Tính chất dự án ngày càng thay đổi nhanh chóng và liên tục. Dự án của doanh nghiệp sẽ khó có thể thành công nếu như dựa vào những quan niệm, những phương pháp cũ, kết quả của dự án sẽ không đạt được như kỳ vọng của bạn. Chính vì vậy, nhạy bén trong cách thức tiếp cận mới, những phương pháp mới là vô cùng cần thiết. Các nhà quản lý cần thay đổi linh hoạt các kế hoạch thực hiện dự án, đưa ra những cải tiến mới để đạt hiệu quả cao.