Bí quyết tổ chức các cuộc họp hiệu quả

Theo một cuộc khảo sát của các chuyên gia Mỹ bởi Salary.com, các cuộc họp được xếp hạng là kẻ huỷ diệt năng suất trong văn phòng hàng đầu. Cùng MBA Andrews tìm hiểu cách tổ chức các cuôc họp thành công và tiết kiệm thời gian nhé!

Hoạt động họp hành thảo luận là thời điểm để các lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt rõ ràng hơn tiến độ và quy trình làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, để có cuộc họp hiệu quả, người lãnh đạo cần phải quản lý tốt tiến trình cuộc họp và trên hết, họ cần phải hiểu bản thân mình cần gì từ những cuộc họp.

Theo những số liệu thống kê từ Mỹ:

• Trung bình mỗi một chuyên gia ở Mỹ tham dự 60 cuộc họp hàng tháng
• Khoảng 50% thời gian họp bị lãng phí
• 39% số người được khảo sát thừa nhận đã ngủ trong buổi họp

Đây là một hiện trạng thực tế không hề lạc quan. Vậy làm sao để cải thiện tình hình này? Dưới đây là những lời khuyên hữu ích để có những buổi họp thật sự chất lượng.

1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng và gửi trước nội dung cho người tham dự

Để tiết kiệm thời gian của mọi người, một cuộc họp phải có mục đích cụ thể và rõ ràng. Trước khi gửi lời mời họp, người chủ trì cuộc họp cần xác định được nội dung và thành phần tham gia cuộc họp. Cần nắm rõ vai trò của mỗi người tham dự, vấn đề cần giải quyết và mục tiêu cuộc họp đạt được là gì. Các cuộc họp thường trực với các mục đích mơ hồ, chẳng hạn như “cập nhật tình hình” sẽ hiếm khi tận dụng tốt thời gian và sẽ khiến người tham dự thấy mệt mỏi khi vô tình các cuộc họp đã lấy đi thời gian xử lý các công việc khác của họ.

2. Theo sát kế hoạch và lịch trình cuộc họp

Phổ biến nội dung cuộc họp ngay từ đầu và phân chia các khoảng thời gian hợp lý cho từng hạng mục của cuộc họp và theo sát lịch trình đã đặt ra. Mỗi nội dung nên được trình bày ngắn gọn, súc tích và hãy dành khoảng thời gian cuối giờ để giải pháp và thảo luận các vấn đề còn băn khoăn.

3. Tuân thủ nguyên tắc đúng giờ

Với một cuộc họp, sự đúng giờ rất quan trọng, bởi chỉ cần một người đến trễ sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tiền trình cuộc họp và lịch trình cá nhân của những thành viên tham gia. Hơn nữa, đúng giờ chứng tỏ bạn nghiêm túc với công việc và có tác phong làm việc chuyên nghiệp. Hơn nữa, có mặt ngay từ đầu buổi họp giúp bạn nắm được trọn vẹn nội dung cũng như kịp thời đưa ra những sáng kiến đóng góp cho sự phát triển của công ty. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm trước sếp và giúp bạn đạt được mục tiêu công việc.

4. Nói không với thiết bị điện tử trong cuộc họp

Điện thoại là nguyên nhân trực tiếp gây mất tập trung trong các cuộc họp và khiến các cuộc họp trở nên kém hiệu quả. Đồng thời, nếu bạn sử dụng điện thoại trong thời gian diễn ra cuộc họp sẽ khiến những người khác cảm thấy khó chịu và không được tôn trọng. Lời khuyên hữu ích là trong mọi cuộc họp, trừ máy tính và máy chiếu trình bày nội dung thì mọi người cần tắt hết thiết bị điện tử để cuộc họp diễn ra theo đúng lịch trình. Việc không sử dụng smartphone hay laptop sẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của các cuộc họp.

Mỗi cuộc họp là cơ hội để sếp và nhân viên trao đổi và nâng cao hiệu suất công việc cũng tạo điều kiện để mọi người hiểu nhau hơn. Do vậy, cuộc họp cần có sự nghiêm túc và tinh thần trách nhiệm của những người tham gia.

Để cuộc họp diễn ra thành công và hiệu quả, mỗi cá nhân nên nâng cao ý thức của bản thân và nghiêm túc với mục tiêu của tập thể.

Trên đây là những điều không quá mới mà MBA Andrews đã tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn đọc có những cuộc họp hiệu quả hơn trong tương lai.