Làm sao để thoát khỏi “căn bệnh” trì hoãn trong công việc?

Đó là một buổi chiều thứ sáu và đồng hồ đang tích tắc. Còn bạn đang làm việc điên cuồng để hoàn thành một nhiệm vụ trước deadline vào lúc 5 giờ và thầm rủa bản thân vì đã không bắt tay vào làm từ đầu tuần.

Chà, có vẻ như trong tuần bạn đã dành quá nhiều thời gian để thong thả lướt mạng xã hội, giải lao bằng việc mua sắm trực tuyến, làm những nhiệm vụ ít quan trọng hơn hay thực hiện khâu chuẩn bị rề rà trước khi bắt tay vào nhiệm vụ… Tuy nhiên, bạn không đơn độc!

Sự trì hoãn trong công việc là cái bẫy mà rất nhiều người trong chúng ta vướng phải. Trên thực tế, theo các nhà nghiên cứu, 95% chúng ta có mắc bệnh trì hoãn ở một mức độ nào đó. Mặc dù có thể được an ủi đôi chút khi biết rằng bạn không đơn độc, nhưng bạn cũng nên tỉnh táo để nhận ra sự trì hoãn có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực cho bạn tới mức nào.

Sự trì hoãn là một vòng lặp tồi tệ luôn ăn mòn, ngăn cản chúng ta đạt được những thành tựu tốt đẹp. Dù bạn có chần chừ, trốn tránh công việc thì cuối cùng bạn vẫn phải đối mặt với nó và cả những hệ quả không mong muốn do sự trì hoãn. (như việc phải xin gia hạn deadline và phải hủy buổi hẹn ăn uống cùng bạn bè để ở lại làm thêm giờ vào thứ sáu).

Trì hoãn có giống như lười biếng không?

Sự trì hoãn thường bị nhầm lẫn với sự lười biếng, nhưng sự thật là chúng khác nhau.

Sự trì hoãn là một quá trình tích cực hơn sự lười biếng – khi bạn chọn làm một việc khác thay vì nhiệm vụ mà bạn biết rằng mình nên làm. Ngược lại, lười biếng cho thấy sự thờ ơ, vô trách nhiệm và không sẵn sàng làm bất cứ điều gì.

Sự trì hoãn thường liên quan đến việc bỏ qua một nhiệm vụ gây khó chịu nhưng quan trọng hơn, để thực hiện một nhiệm vụ thú vị hơn hoặc dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, nếu nhượng bộ sự trì hoãn, rất có thể nó sẽ gây ra cho bạn những hậu quả đáng kể. Ví dụ, ngay cả những sự trì hoãn nhỏ cũng có thể khiến chúng ta cảm thấy tội lỗi hoặc xấu hổ. Quan trọng hơn, nó có thể dẫn đến giảm năng suất làm việc và khiến chúng ta không đạt được mục tiêu của mình.

Nếu sự trì hoãn trong công việc diễn ra trong một thời gian dài, chúng ta có thể trở nên mất tinh thần và động lực làm việc; hay trong những trường hợp nghiêm trọng hơn, nó có thể dẫn đến trầm cảm hoặc làm chúng ta mất việc.

Làm sao để thoát khỏi sự trì hoãn trong công việc?

Như với hầu hết các thói quen khác, bạn cũng có thể thoát khỏi sự trì hoãn. Hãy thực hiện theo các bước dưới đây để đối phó và ngăn chặn sự trì hoãn:

Bước 1: Nhận biết rằng bạn đang trì hoãn

Bạn có thể bỏ dở một nhiệm vụ vì bạn phải sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho những công việc phải làm của mình. Nếu bạn đang tạm hoãn một nhiệm vụ quan trọng trong một khoảng thời gian ngắn vì một lý do thực sự chính đáng, đây không phải là sự trì hoãn.

Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu trì hoãn mọi thứ vô thời hạn hoặc chuyển sang làm một nhiệm vụ khác vì bạn muốn tránh làm điều gì đó, thì có thể bạn đang mắc phải căn bệnh trì hoãn. Bạn cũng có thể mắc bệnh trì hoãn nếu bạn:

• Thường lấp đầy một ngày của mình với những công việc có mức độ ưu tiên thấp.
• Để một mục trong danh sách Việc cần làm của bạn trong một thời gian dài, mặc dù nó quan trọng.
• Đọc email nhiều lần mà không đưa ra quyết định phải làm gì với chúng.
• Bắt đầu một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao và sau đó đi pha cà phê.
• Hãy lấp đầy thời gian của bạn bằng những nhiệm vụ không quan trọng mà người khác yêu cầu bạn làm, thay vì tiếp tục với những nhiệm vụ quan trọng đã có trong danh sách của bạn.
• Chờ để có “tâm trạng thích hợp” hoặc đợi “thời điểm thích hợp” để giải quyết một công việc.

Bước 2: Tìm ra lý do TẠI SAO bạn lại trì hoãn

Bạn cần hiểu lý do tại sao bạn lại trì hoãn trước khi có thể bắt đầu giải quyết nó.

Ví dụ, bạn đang trốn tránh một nhiệm vụ cụ thể vì bạn thấy nó nhàm chán hoặc khó chịu? Nếu vậy, hãy thực hiện các bước để giải quyết vấn đề đó một cách nhanh chóng và sau đó bạn có thể tập trung vào các khía cạnh công việc mà mình cảm thấy thú vị hơn.

Sự vô tổ chức hoặc quản lý lịch trình kém cũng có thể dẫn đến sự trì hoãn. Những người có tổ chức đã vượt qua sự trì hoãn thành công vì họ sử dụng To-do list và tạo lịch trình hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên và thời hạn.

Ngay cả khi là người có tổ chức, đôi khi bạn vẫn có thể cảm thấy quá tải bởi một nhiệm vụ. Có thể bạn nghi ngờ về khả năng của mình và lo lắng về việc thất bại. Đáng ngạc nhiên là những người theo chủ nghĩa hoàn hảo lại thường hay trì hoãn. Thông thường, họ thà tránh làm một công việc mà họ cảm thấy mình không có đủ kỹ năng để làm, còn hơn làm một cách không hoàn hảo.

Một số người sợ thành công cũng như sợ thất bại. Họ nghĩ rằng thành công sẽ khiến họ bị cuốn theo những trách nhiệm và yêu cầu đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn.

Cảnh báo:

Đối với một số người, trì hoãn không chỉ là một thói quen xấu; đó còn là dấu hiệu của một vấn đề sức khỏe tiềm ẩn nghiêm trọng. Ví dụ, ADHD, OCD, lo âu và trầm cảm có liên quan đến sự trì hoãn.

Ngoài ra, nhiều nghiên cứu cho thấy rằng sự trì hoãn có thể là nguyên nhân gây ra căng thẳng và căn bệnh tinh thần nghiêm trọng. Vì vậy, nếu bạn mắc chứng trì hoãn mãn tính hoặc suy nhược trong một thời gian dài, bạn nên tìm lời khuyên của một chuyên gia tư vấn.

Bước 3: Áp dụng những chiến lược chống trì hoãn

Sự trì hoãn là một thói quen – một khuôn mẫu hành vi đã ăn sâu vào cơ thể. Điều này có nghĩa là bạn không thể phá vỡ nó trong một sớm một chiều. Thói quen chỉ không còn là thói quen khi bạn tránh thực hiện chúng. Bởi vậy, hãy thử càng nhiều chiến lược dưới đây càng tốt để tạo cho mình cơ hội thành công cao nhất có thể.

• Hãy tha thứ cho bản thân vì đã trì hoãn trong quá khứ. Các nghiên cứu chỉ ra rằng sự tự tha thứ có thể giúp bạn cảm thấy tích cực hơn về bản thân và giảm khả năng trì hoãn trong tương lai.
• Cam kết với nhiệm vụ. Tập trung vào làm, không né tránh. Viết ra những công việc bạn cần hoàn thành và chỉ định thời gian để thực hiện chúng. Điều này sẽ giúp bạn chủ động giải quyết công việc của mình.
• Tự hứa với bản thân một phần thưởng. Nếu bạn hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn đúng hạn, hãy tự thưởng cho mình một cái gì đó, chẳng hạn như một lát bánh ngọt hoặc một ly cà phê từ quán cà phê yêu thích của bạn.
• Nhờ ai đó kiểm tra bạn. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến sự thành công của các nhóm tự lực. Nếu bạn không có ai để giám sát bản thân, nhưng ứng dụng đa dạng trên điện thoại thông minh sẽ đem lại hiệu quả ất ngờ.
• Hành động ngay lập tức. Giải quyết các nhiệm vụ ngay khi chúng phát sinh, thay vì để chúng tích tụ vào ngày khác.
• Diễn đạt danh sách công việc của bạn. Ví dụ, cụm từ “cần phải” và “phải làm” ngụ ý rằng bạn không có quyền lựa chọn trong những gì bạn làm. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy mất tự tin hay thậm chí sinh ra tâm lý chống đối. Tuy nhiên, nếu thay bằng “Tôi chọn”, ngụ ý rằng bạn có quyền kiểm soát và có thể tự lựa chọn cho mình những điều đúng đắn để làm.
• Giảm thiểu sự phân tâm. Tắt email và mạng xã hội của bạn, đồng thời tránh ngồi ở bất kỳ đâu gần TV khi bạn làm việc!
• Làm những việc khó khăn sớm nhất có thể! Hãy hoàn thành sớm những công việc mà bạn cảm thấy không vừa ý. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian còn lại trong ngày để tập trung vào công việc thú vị hơn.

Mẹo:

Có một cách tiếp cận thú vị để nắm lấy “nghệ thuật trì hoãn.” Các nghiên cứu cho thấy “sự trì hoãn tích cực” – tức là chủ động trì hoãn việc bắt đầu một việc gì đó để bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ cấp bách khác – có thể khiến bạn cảm thấy bị thử thách và có động lực hơn để hoàn thành công việc. Chiến lược này có thể hoạt động đặc biệt hiệu quả nếu bạn là người thích hợp để phát triển dưới áp lực.

Một số phương pháp hiệu quả khác

Nếu bạn đang trì hoãn vì bạn thấy một nhiệm vụ khó chịu

Hãy cố gắng tập trung vào lợi ích dài hạn. Những nghiên cứu cho thấy người có tính cách bốc đồng sẽ có nhiều khả năng trì hoãn hơn bởi họ chỉ tập trung vào lợi ích ngắn hạn. Hãy chống lại sự trì hoãn bằng cách xác định những lợi ích lâu dài của việc hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ: nhiệm vụ này có thể ảnh hưởng đến đánh giá bảng hiệu suất hàng năm của bạn hoặc tiền thưởng cuối năm không?

Một cách khác để làm cho một nhiệm vụ “thú vị” hơn là xác định những hậu quả khó chịu nếu chúng ta né tránh nó. Ví dụ: Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không hoàn thành công việc? Nó có thể ảnh hưởng đến mục tiêu cá nhân, nhóm hoặc tổ chức của bạn như thế nào?

Đồng thời, bạn cũng cần thừa nhận rằng chúng ta thường có thể đánh giá quá cao mức độ khó chịu của một nhiệm vụ. Hãy nhớ tới điều này và thử bắt tay vào làm đi! Bạn có thể thấy rằng nó không tệ như bạn nghĩ đâu!

Nếu bạn trì hoãn vì bạn vô tổ chức

Dưới đây là sáu chiến lược giúp bạn trở nên có tổ chức:

• Tạo ra một bản danh những sách việc cần làm. Điều này sẽ giúp bạn không “vô tình” quên đi những nhiệm vụ khó chịu hoặc quá sức.
• Tối ưu Danh sách việc cần làm của bạn bằng Ma trận Quản lý thời gian của Eisenhower. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng xác định những nhiệm vụ mà bạn nên tập trung vào, cũng như các hoạt động bạn có thể bỏ qua.
• Hoàn thành các nhiệm vụ khó nhất vào thời gian đỉnh cao của bạn. Bạn làm việc tốt hơn vào buổi sáng hay buổi chiều? Xác định thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất và thực hiện những công việc mà bạn cảm thấy khó khăn nhất vào những thời điểm này.
• Đặt cho mình những mục tiêu có thời hạn. Đặt cho mình những thời hạn cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình và đồng nghĩa với việc bạn sẽ không còn thời gian để trì hoãn!
• Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc và thời gian. Có rất nhiều ứng dụng được thiết kế để giúp lịch trình công việc của bạn trở nên ngăn nắp hơn, chẳng hạn như Trello và Toggl, chẳng hạn.
• Nếu bạn dễ bị trì hoãn các dự án vì bạn thấy chúng quá sức, hãy thử chia nhỏ chúng thành nhiều phần dễ quản lý hơn. Sắp xếp các dự án của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và tập trung vào việc bắt đầu chúng thay vì hoàn thành chúng.

Trong cuốn sách năm 2011 của mình, “The Procrastination Cure”, Jeffery Combs đề xuất giải quyết các nhiệm vụ trong các đợt hoạt động kéo dài 15 phút.

Ngoài ra, bạn có thể tạo ra một Kế hoạch hành động để tổ chức các hoạt động của mình. Bắt đầu với các nhiệm vụ nhanh và nhỏ trước. Những “chiến thắng nhỏ” này sẽ mang lại cho bạn cảm giác đạt được thành tựu, đồng thời sẽ khiến bạn cảm thấy tích cực hơn và ít bị choáng ngợp hơn bởi dự án hoặc mục tiêu lớn hơn mà bạn đang hướng tới.

Tổng kết những điểm chính

Trì hoãn là thói quen tạm hoãn một nhiệm vụ quan trọng, thường bằng cách tập trung vào các hoạt động ít khẩn cấp hơn, thú vị hơn và dễ dàng hơn. Nó khác với sự lười biếng, đó là sự không muốn hành động.

Sự trì hoãn có thể hạn chế tiềm năng của bạn và phá hoại sự nghiệp của bạn. Nó cũng có thể làm gián đoạn tinh thần làm việc của cá nhân cũng như tập thể, gây ra những căn bệnh tâm lý hay làm bạn mất việc. Bởi vậy, điều quan trọng là phải thực hiện các bước chủ động để ngăn chặn nó.

Bước đầu tiên để vượt qua sự trì hoãn là nhận ra rằng bạn đang làm điều đó. Sau đó, xác định các lý do đằng sau hành vi của bạn và sử dụng các chiến lược thích hợp để quản lý và sửa đổi.