6 lời khuyên để có những buổi họp hiệu quả

Các cuộc họp là công cụ mạnh mẽ thúc đẩy mọi hoạt động của doanh nghiệp/tổ chức. Vậy làm sao có thể tận dụng chúng hiệu quả?

Phần nhiều trong số chúng ta chắc hẳn đã từng trải qua không ít những buổi họp tệ hại trong đời sống công việc của mình. Những phát biểu thừa thãi, lan man; những cuộc tranh luận đi theo một vòng tròn luẩn quẩn; những người tham gia buổi họp rệu rã, thiếu tinh thần… Tất cả tạo nên những buổi họp kém chất lượng, gây lãng phí rất nhiều thời gian của tập thể nói chung và cá nhân nói riêng.

Theo những số liệu thống kê từ Mỹ:

• Trung bình mỗi một chuyên gia ở Mỹ tham dự 60 cuộc họp hàng tháng
• Khoảng 50% thời gian họp bị lãng phí
• 39% số người được khảo sát thừa nhận đã ngủ trong buổi họp

Đây là một hiện trạng thực tế không hề lạc quan. Vậy làm sao để cải thiện tình hình này? Dưới đây là 6 lời khuyên hữu ích để có những buổi họp thật sự chất lượng.

1. Chuẩn bị trước nội dung cuộc họp

Những ý tưởng mơ hồ, mục tiêu không rõ ràng hiếm khi nào tạo ra buổi họp hiệu quả. Nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp, hãy bắt đầu với một danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận và đảm bảo rằng tài liệu sẽ được cung cấp cho người tham dự ít nhất một ngày trước cuộc họp. Để có kết quả tốt hơn, hãy cung cấp tất cả những thông tin cơ bản có thể đưa ra cho người tham dự có sự chuẩn bị.

Còn khi bạn là người sẽ tham dự một cuộc họp mà không có tài liệu chuẩn bị trước? Hãy yêu cầu ban tổ chức gửi tài liệu để bạn có thể nắm sơ qua nội dung và suy nghĩ những điều cần thiết liên quan đến buổi họp.

Mẹo: Với những buổi họp diễn ra thường xuyên như các cuộc tổng kết công việc hàng tuần, hàng tháng; hãy tạo ra một hoặc vài mẫu danh sách chung cho cuộc họp. Điều này giúp ban tổ chức tiết kiệm thời gian rất nhiều trong công cuộc chuẩn bị.

2. Chú ý danh sách người tham dự

Những người tham dự có thể tạo ra và cũng có thể phá hủy chất lượng của một buổi họp. Hãy chắc chắn rằng phải có ít nhất một người đủ thẩm quyền ra quyết định ( cấp quản lý, giám đốc…) tham dự buổi họp. Tránh tình trạng tranh luận tới lui cho ra kết quả nhưng đến cuối cùng lại không ai đủ khả năng ra quyết định thực thi kết quả ấy.

Đối với ban tổ chức cuộc họp:

Hãy giới hạn số lượng người tham dự cuộc họp. Bởi mục đích chủ yếu của các cuộc họp là đưa ra quyết định và hoàn thành công việc. Các cuộc họp không phải là cách tốt nhất để chia sẻ thông tin (ngoại trừ việc chia sẻ những thông tin nhạy cảm).

Đối với người tham dự cuộc họp:

Hãy đọc danh sách người tham dự trước khi bạn bước vào phòng họp. Mỗi thông tin đều là sự chuẩn bị quý giá cho buổi họp sắp tới.

3. Đúng giờ

 

Dù bạn là người tổ chức hay là người tham dự, hãy rèn luyện cho mình thói quen đúng giờ và quý trọng thời gian của tập thể.

Đối với ban tổ chức cuộc họp:

Đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Hãy đóng cửa phòng họp và bắt đầu ngay khi đến giờ. Những người tới đúng giờ sẽ thấy mình được tôn trọng bởi hành động này và những người đến muộn sẽ có đủ áp lực để đến đúng giờ trong buổi họp lần tới.

Ban tổ chức cũng cần ước chừng thời lượng cần thiết của buổi họ ngay khi gửi thư mời để người tham dự có thể chuẩn bị trước. Và trong buổi họp, họ cần chủ động kiểm soát thời gian, điều phối hợp lý để buổi họp có thể kết thúc đúng giờ. Hãy dùng đúng 15 phút cho cuộc họp 15 phút. Người tham dự sẽ thật lòng cảm ơn vì bạn không làm lãng phí thời gian của họ.

Đối với người tham gia:

Nếu bạn muốn có một buổi họp thật sự chất lượng và nhận được sự tôn trọng của tất cả mọi người, đừng đến muộn. Trong quá trình họp, bạn cũng có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực và tuyệt đối tránh lan man làm mất thời gian chung.

Mẹo: Theo chia sẻ của các chuyên gia, hãy cố gắng tổ chức họp gói gọn trong 30 – 45 phút để buổi họp đạt hiệu quả tốt nhất.

4. Theo sát chủ đề chính

Như đã nói ban đầu, trước mỗi buổi họp chúng ta cần phải lên danh sách những chủ đề chính. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát vào các chủ đề này.

Tuy nhiên, trong vài trường hợp thảo luận quá hào hứng hoặc do những người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ dần bị chệch hướng đi xa khỏi vấn đề được đặt ra ban đầu. Lúc này, người tổ chức phải có vai trò khéo léo cắt bớt những ý kiến lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp hoặc đề nghị rằng sẽ có những buổi họp những về vấn đề không liên quan sau. Mọi doanh nghiệp/tổ chức đều có rất nhiều vấn đề cần phải giải quyết. Tuy nhiên, chúng ta không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Hãy chuyên tâm vào từng việc để đạt hiệu quả cao nhất.

Mẹo: Mỗi buổi họp đều thường phục vụ cho một số quyết định quan trọng. Hãy duyệt qua những quyết định đó trước với những người tham dự chủ chốt . Phương pháp này làm tăng cơ hội thông qua thành công của các quyết định trong buổi họp và giúp những người tham dự không bị bất ngờ.

5. Ghi chú trong cuộc họp

Đây là một trong những kỹ năng thiết yếu mà không ít người bỏ quên. Nhìn chung, việc ghi chép trong buổi họp sẽ giúp người tham gia không bị bỏ sót những thông tin quan trọng và ghi nhớ nhiệm vụ của mình.

Đối với ban tổ chức buổi họp:

Nếu bạn có dự định gửi biên bản hoặc bản tóm tắt cuộc họp cho những người tham dự, hãy nói điều này vào lúc bắt đầu cuộc họp và giải thích trong đó sẽ bao gồm những gì. Nội dung biên bản họp cần ngắn gọn nhưng cũng cần đảm bảo đầy đủ những ý chính

Đối với người tham dự cuộc họp:

Hãy mang theo bản danh sách nội dung đã được gửi từ trước và sử dụng nó đó để định hướng việc ghi chú. Tập trung vào các quyết định được đưa ra trong cuộc họp, các mục cần cân nhắc thêm và nhiệm vụ phận sự của bạn

Mẹo: Hãy ghi chép bằng sổ tay, đừng nên sử dụng các thiết bị điện tử. Bởi ngay cả khi bạn đang tập trung hoàn toàn vào buổi họp, người khác vẫn có thể cho rằng bạn đang làm việc khác nếu bạn ghi chép trên các thiết bị điện tử.

6. Tổng kết buổi họp lần cuối

Trước khi kết thúc cuộc họp, người tổ chức luôn cần phải tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định hành động hay đề ra được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô giá trị.

Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp, tất cả mọi người đều bối rối không biết phải làm gì với mớ thông tin rối loạn. Và rồi chúng ta lại phải gặp mặt nhau ở cuộc họp tiếp theo để giải quyết một vấn đề cũ ở cuộc họp trước đó.

Trên đây là những điều không quá mới mà MBA Andrews đã tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn đọc có những cuộc họp hiệu quả hơn trong tương lai.