Khái niệm dòng tiền. Cách quản trị dòng tiền hiệu quả.

Đối với nhà quản trị kinh doanh cần phải nắm bắt được tính chất dòng tiền và vai trò của việc quản lý dòng tiền để đưa ra hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp. Bài viết sau đây, MBA Andrews sẽ bật mí cách quản trị dòng tiền hiệu quả.

Khái niệm dòng tiền. 

Lưu chuyển tiền tệ là sự chuyển động của tiền vào hoặc ra khỏi một doanh nghiệp, dự án, hoặc sản phẩm tài chính. 

Ví dụ: Khi khách mua một cốc cà phê và trả tiền thì số tiền đó là dòng tiền vào. Khi bạn nhập hàng, thanh toán tiền nguyên liệu thì đó là dòng tiền ra.

Các doanh nghiệp luôn hướng tới mục tiêu tạo ra dòng tiền dương, nghĩa là tiền nhận vào sẽ lớn hơn số tiền chi ra. Nghe thì tưởng chừng rất đơn giản nhưng rất nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề với dòng tiền của mình. Bởi trong hoạt động kinh doanh sẽ có rất nhiều chi phí cần giải quyết và duy trì.

Nhiều doanh nghiệp lại tạo ra dòng tiền âm, tức là chi nhiều hơn nhận. Nguyên nhân có thể do nhiều lý do vì vào mùa đó hàng khó bán được hoặc họ đang đầu tư thêm cho doanh nghiệp…

Và để báo cáo tình hình dòng tiền của mình, các doanh nghiệp sẽ lập ra một bản báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là gì?

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement) là một bản báo cáo về sự thay đổi dòng tiền trong một doanh nghiệp (Lượng tiền đầu tư, tiền ra, tiền vào, tiền hiện tại… thông thường công ty cần lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ mỗi tháng hoặc mỗi quý để nắm được tình hình dòng tiền của mình.

Một bản báo cáo lưu chuyển tiền tệ gồm 3 phần chính:

• Dòng tiền từ hoạt động bán hàng
• Dòng tiền từ làm việc đầu tư
• Dòng tiền từ làm việc tài chính

Dòng tiền và tiền lãi là hai khái niệm liên quan với nhau nhưng lại khác nhau.

Dòng tiền thuần = Dòng tiền vào – Dòng tiền ra

Tiền lãi = Doanh thu – Chi phí

Nhiều người nghĩ rằng dòng tiền vào cũng là doanh thu và dòng tiền ra cũng như chi phí. Nhưng sự thật lại không phải vậy. Bạn có lãi đã trừ vốn chưa chắc bạn có tiền mặt (ví dụ như bạn bán nợ), có tiền mặt cũng chưa chắc sinh được lời. 

Ví dụ: 

Bạn mở một nhà hàng, sau khi mở bạn còn 200 triệu tiền vốn. Tháng trước tiên bạn thu được 50 triệu tiền kinh doanh. Chị bạn thấy có lời liền đầu tư thêm cho bạn 300 triệu nữa. Vậy ở đây dòng viền vào = 300 + 50 = 350 triệu. Trong khi đó thu nhập của bạn chỉ là 50 triệu. 

Tất cả về lưu chuyển tiền tệ trong báo cáo tài chính

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hay còn được gọi là báo cáo dòng tiền mặt là một loại trong báo cáo tài chính của công ty thể hiện sự biến động của dòng tiền trong một khung thời gian nhất định theo yêu cầu quản lý theo tháng, quý hay năm.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gồm có:

– Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh: Bao gồm tiền thu, chi từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, thanh toán cho người lao động, thanh toán lãi vay, các loại thu khác chi khác liên quan đến hoạt động bán hàng

– Lưu chuyển tiền từ làm việc đầu tư: bao gồm chi mua sắm tài sản, thu hoàn tất tài sản, chi cho vay, góp vốn vào các đơn vị khác, thu hồi cho vay, thu về đầu từ góp vốn, thu lãi cho vay, cổ tức tiền lãi nhận được.

– Lưu chuyển tiền từ làm việc tài chính: Bao gồm thu góp vốn hay trả lại vốn góp, thu tiền đi vay, trả nợ gốc vay, cổ tức lời so với vốn đã trả cho chủ sở hữu.

Nguyên nhân khiến dòng tiền thuần suy yếu

Có tương đối nhiều nguyên nhân dẫn đến sự suy yếu của dòng tiền thuần:

– Do không xây dựng được dự án ngân sách, dự án chi tiêu lý tưởng, dẫn đến chi tùy tiện, chi không theo dự án trong khi nguồn thu tiền không cải thiện dẫn đến dòng tiền âm. Ví dụ tháng này việc kinh doanh của bạn có sự tăng đáng kể, dẫn đến bạn có một quyết định không theo bản kế hoạch là đầu tư thêm 2 chiếc máy phục vụ sản xuất cho doanh nghiệp.

 Chi phí phát sinh này không nằm trong bản kế hoạch, và tiếp theo đó doanh thu đạt được lại không theo dự kiến nữa, các khoản chi phí khác trong dự kiến vẫn phải thanh toán và dòng tiền của bạn sẽ bị âm.

– Do việc quản lý tài chính yếu. Người quản lý doanh nghiệp chưa có kiến thức chuyên sâu về quản trị tài chính, dẫn đến việc mất cân bằng tài chính mà không biết cách tháo gỡ. Chỉ chú ý chạy theo tiền lời mà không để ý đến các vấn đề khác như khả năng thu hồi nợ, hiểm họa từ nợ xấu,…nguyên nhân khiến doanh thu của doanh nghiệp có thể rất cao nhưng tiền không thấy về.

Cách quản trị dòng tiền hiệu quả

Lựa chọn khách hàng và đối tác đúng đắn

Một điều khá phổ biến hiện nay là nhiều công ty đang mắc kẹt với những món nợ xấu khó đòi do khách hàng gây ra. Lý do là họ đã làm ăn với những công ty không đủ năng lực thanh toán, điều mà lẽ ra họ nên cân nhắc kĩ trước khi tham gia hợp đồng.

Khách hàng là tài sản lớn nhất nhưng cũng phải lưu ý rằng nhiều khả năng họ sẽ trở thành tiêu sản của bạn. Đây là một việc làm khó nhưng hãy lựa chọn khách hàng đủ năng lực kinh doanh và có khả năng chi trả đúng hạn.

Đừng vội ký hợp đồng với bất kỳ khách hàng nào đến với bạn. Vì lý do gì mà bạn phải làm ăn với những người mà bạn không chắc là họ sẽ thanh toán đúng hạn hoặc sẽ không bao giờ thanh toán?

Để xác định được điều này bạn nên đánh giá năng lực kinh doanh của đối tượng, môi trường kinh doanh của lĩnh vực đó ra sao, đối thủ cạnh tranh là ai, nhu cầu khách hàng như thế nào. Quan trọng hơn hết là họ đang làm gì? Thông tin luôn là vũ khí hiệu quả giúp bạn bảo vệ công việc kinh doanh một cách hữu dụng.

Bạn cũng nên thiết lập và quy chuẩn hóa các quy định thanh toán khi mua bán, gắn liền với quy định pháp luật để ràng buộc khách hàng.

Đây là biện pháp phòng vệ quan trọng không phải chỉ để bảo vệ ưu thế trước pháp luật khi chuyện xấu xảy ra mà quan trọng nó là ‘lời nhắc nhở’ đối với các đối tác khi tham gia vào hợp đồng, nếu họ không thực sự đủ năng lực thanh toán, sẽ ít khả năng họ muốn dính líu đến pháp luật.

Chọn đúng đối tác sẽ là công việc cần thời gian so với các hợp đồng chóng vánh được ‘nhắm mắt’ ký. Nhưng sự kiên nhẫn đó sẽ được đền đáp thỏa đáng.

Tối ưu quy trình để giải phóng dòng tiền

Vấn đề giải phóng hàng tồn kho luôn khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu. Giải quyết được vấn đề này nguồn tiền sẽ không bị ứ đọng.

Trước khi sản xuất bạn phải dự đoán nhu cầu của thị trường, dự đoán số lượng hàng hóa mà công ty có thể bán ra, chính vì khả năng dự báo của chúng ta còn chưa đủ chính xác để biết sản xuất bao nhiêu là vừa, cộng thêm sự thiếu am hiểu về thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh cũng là nguyên nhân cho việc sản xuất dư thừa.

Việc dự báo cần phải có đạt được độ chính xác tương đối. Thị trường có nhiều biến động thay đổi thì việc dự báo cần phải thường xuyên hơn và liên tục hơn. Như vậy mới kịp thời điều chỉnh sản lượng. Giảm thiểu số lượng hàng sản xuất dư thừa có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí như nguyên nhiên liệu, nhân công và kho bãi.

Dự báo dòng tiền liên tục, chính xác

Cần dự báo dòng tiền một cách thường xuyên liên tục để kiểm soát và cân đối giữa dòng tiền vào ra. Kiểm tra và giám sát chi phí, các khoản nợ, các hợp đồng chờ thanh toán.

Là giám đốc tài chính, dự báo dòng tiền cũng có nghĩa là phải đảm bảo một cách sát sao sự vào ra của các nguồn tiền một cách hợp lý, hạn chế sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của nguồn tiền.

Quan trọng là đủ tiền để doanh nghiệp có thể vận hành các hoạt động cơ bản. Cần đặc biệt chú trọng đến các khoản vay nợ từ ngân hàng. Nếu không tính toán thời gian thu lại vốn đầu tư để chi trả cho ngân hàng đúng hạn, hậu quả tất cả chúng ta đều biết.

Ngày nay với sự hỗ trợ của công nghệ các CFO có thể dự đoán các dòng tiền bằng cách chạy các tình huống giả định để xác định mức độ ảnh hưởng đến doanh nghiệp từ sự biến đổi giá, tỷ giá và lãi suất.

Ngoài ra giám sát nguồn tiền đổ vào các dự án cũng cần được giám sát chặt chẽ vì đây là kẽ hở của chi phí. Chỉ cần lên kế hoạch một cách thiếu chi tiết có thể dẫn đến những chi phí phát sinh ngoài tưởng tượng. Vì thế cần phải có một kế hoạch tài chính riêng cho các dự án. Càng chi tiết thì càng dễ đánh giá đúng năng lực để đầu tư có hiệu quả.

Đẩy nhanh vòng quay tiền.

Đây là khoảng thời gian giữa lúc doanh nghiệp phải trả tiền ra và lúc thu tiền về. Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại, thời gian này có thể là 3 tháng hoặc 6 tháng. Hãy yêu cầu khách hàng đặt cọc, thanh toán thành nhiều lần, hoặc thanh toán hàng tháng.

Dòng tiền là vấn đề sống còn của một doanh nghiệp. Vì vậy những nhà quản trị luôn phải đề cao vai trò của dòng tiền và chú trọng tới việc quản lý để có thể duy trì doanh nghiệp hiệu quả.