14 nguyên tắc quản lý của Deming

Edward Deming là chuyên gia tư vấn quản lý được biết đến với chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act nghĩa là Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động), Trong đó, ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục trong một tổ chức, trái ngược với việc phải sửa chữa sau khi sự việc đã xảy ra. Không thể phủ nhận đó là một trong những nguyên tắc được nghiên cứu và sử dụng rộng rãi nhất trong kinh doanh ngày nay.

Tuy nhiên, liệu PDCA có phải là di sản duy nhất mà Deming để lại? Câu trả lời tất nhiên là không. Bên cạnh PDCA, chúng ta còn có 14 nguyên tắc quản lý nổi tiếng của Deming.

14 nguyên tắc quản lý của Deming được giới thiệu lần đầu tiên trong cuốn sách Thoát khỏi cơn khủng hoảng (Out of the Crisis). 14 nguyên tắc này được áp dụng cho các tổ chức nhỏ cũng như cho các tổ chức lớn, từ các ngành dịch vụ cho tới các ngành sản xuất. Chúng được áp dụng cho bất kỳ quy trình nào của một công ty cũng như các nhà cung cấp của nó. Rất nhiều trong số những nguyên tắc này mang tính triết học, trong khi một số có tính tự động lập trình nhiều hơn.

Trên thực tế, rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp theo đuổi những triết lý này đã đạt được những cải tiến đáng kể. Đó là lý do tại sao triết lý 14 nguyên tắc lại trở thành khuôn mẫu cho quá trình quản lý và chuyển đổi chất lượng. Và dưới đây là phần mô tả ngắn về 14 nguyên tắc này:

1. Xây dựng mục tiêu nhất quán

“Tạo ra mục đích nhất quán là hướng tới cải tiến liên tục sản phẩm và dịch vụ, với kế hoạch không ngừng cạnh tranh để phát triển và duy trì hoạt động kinh doanh.”

Hãy cố gắng để không ngừng cải tiến các sản phẩm và dịch vụ của mình để duy trì sự cạnh tranh, đảm bảo tính nhất quán trong kinh doanh, và duy trì việc làm cho nhân viên. Không chỉ thực hiện những điều chỉnh vào cuối quá trình sản xuất, mà phải làm ngay khi đánh giá được những cải tiến đó là cần thiết.

2. Tạo ra những triết lý mới

“Chúng ta đang ở trong một thời đại mới. Ban lãnh đạo phải thức tỉnh trước thách thức, phải nhân thức rõ trách nhiệm của họ và luôn học hỏi để đảm nhận vai trò lãnh đạo để thay đổi.”

Một thời kỳ kinh tế mới sẽ tạo ra những cơ hội và thách thức mới, và việc quản lý phải chuẩn bị sẵn sàng trước những thay đổi đó. Nếu không chịu chuyển mình, một công ty sẽ không thể tồn tại trong thời kỳ mà những biến đổi diễn ra hàng ngày.

3. Ngừng phù thuộc vào việc kiểm tra, thanh tra

“Loại bỏ sự phụ thuộc vào kiểm tra để đạt được chất lượng. Loại bỏ nhu cầu kiểm tra hàng loạt bằng cách xây dựng chất lượng vào sản phẩm ngay từ đầu ”

Hãy chấm dứt sự phụ thuộc vào việc thanh tra và kiểm tra chất lượng đầu ra. Việc kiểm tra chất lượng nên được thực hiện ngay trong quá trình để sớm có những điều chỉnh. Cùng với nguyên tắc số 1, nó nâng cao tầm quan trọng của những cải tiến kịp thời.

4. Không lựa chọn hợp đồng đấu thầu chỉ vì giá thấp nhất

“Hãy chấm dứt thông lệ kinh doanh hợp tác chỉ dựa trên bảng giá. Thay vào đó, hãy giảm thiểu tổng chi phí bằng việc lựa chọn một nhà cung cấp duy nhất cho bất kỳ một mặt hàng nào, dựa trên mối quan hệ lâu dài của lòng trung thành và sự tin cậy. ”

Dừng việc đàm phán kinh doanh dựa trên mức giá thầu thấp nhất với các nhà cung cấp. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với các nhà cung cấp sẽ rất có lợi trong dài hạn, vì nó thúc đẩy lòng tin và tăng sự trung thành. Một tổ chức nên có những nhà cung cấp có thể trông cậy được; vì họ là một phần của dây chuyền sản xuất và là mắt xích đầu tiên cho một sản phẩm đạt chất lượng tốt.

5. Liên tục cải tiến quy trình:

“Cải tiến liên tục và mãi mãi hệ thống sản xuất và dịch vụ, để nâng cao chất lượng và năng suất và tối ưu hóa chi phí.”

Phải liên tục và không ngừng cải tiến. Việc không ngừng cải tiến quy trình sản xuất và dịch vụ sẽ giúp cải thiện chất lượng và năng suất, từ đó giảm được chi phí. Nguyên tắc này cũng có liên hệ với nguyên tắc số 1 và số 3. Chất lượng được cải tiến sẽ làm giảm sự lãng phí nguyên liệu, và tạo ra hiệu quả về mặt chi phí.

6. Tiến hành các lớp đào tạo công việc

“Luôn phát triển kế hoạch đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả làm việc và thúc đẩy họ phát triển bản thân.”

Việc đào tạo và phát triển nhân viên là yếu tố quan trọng cho sự sống còn của tổ chức. Bằng cách kết hợp việc này vào hoạt động của tổ chức, người lao động sẽ quen với nó như là một phần trong Kế hoạch phát triển bản thân của họ.

7.Triển khai sự lãnh đạo:

“Mục đích của quản lý nên là giúp mọi người làm việc tốt hơn.”

Không chỉ đơn thuần giám sát, hãy cung cấp các hỗ trợ và nguồn lực để mỗi nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách tốt nhất. Hãy là một hướng dẫn viên thay vì là một cảnh sát. Hãy nhớ rằng, công việc của nhà quản trị là lãnh đạo và hướng dẫn, không phải kiểm tra và chỉ huy .Lãnh đạo có thể hạn chế sự sợ hãi và kích thích làm việc nhóm. Nhấn mạnh sự quan trọng của phương thức quản lý hợp tác và phong cách lãnh đạo chuyển hóa. Tìm cách để đạt được hết khả năng mà không chỉ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu.

8. Loại bỏ sự sợ hãi

“Hãy xua tan nỗi sợ hãi để tất cả mọi người có thể làm việc hiệu quả cho công ty.”

Sợ hãi khiến ta tê liệt. Do đó, cần phải loại bỏ sự sợ hãi trong môi trường làm việc để mọi người có thể làm việc hiệu quả cho công ty, cảm thấy được an toàn và dám mạo hiểm. Sự giao tiếp thẳng thắn, lời động viên, sự tôn trọng và quan tâm lẫn nhau trong công việc và giữa các cá nhân có thể sẽ hữu ích.

9. Xóa bỏ những rào cản

“Phá bỏ rào cản giữa các phòng ban. Mọi người trong lĩnh vực nghiên cứu, thiết kế, bán hàng, công nghệ và sản xuất phải làm việc như một nhóm.”

Rào cản giữa các cá nhân hay bộ phận gây ra tình trạng chất lượng kém vì “khách hàng” không nhận được cái họ cần từ “nhà cung cấp”. Điều đó thường là kết quả của cạnh tranh nội bộ. Làm việc nhóm giúp phá vỡ những rào cản về quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng. Mục tiêu nên là đáp ứng nhu cầu khách hàng và cải tiến quá trình. Làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.

10. Không sử dụng hô hào và khẩu hiệu

“Loại bỏ việc sử dụng các khẩu hiệu và lời hô hào cho lực lượng lao động, yêu cầu không mắc sai lầm và khuyến khích đạt mức năng suất mới.”

Loại bỏ những khẩu hiệu “hô hào” tại nơi làm việc. Những câu khẩu hiệu, cảnh báo và lời gợi ý như vậy thật vô nghĩa. Vì các vấn đề về chất lượng và sản xuất không xuất phát từ cá nhân mỗi nhân viên, mà từ chính hệ thống.

11. Hạn chế định mức và quản trị theo mục tiêu

“Loại bỏ các tiêu chuẩn công việc quy định hạn ngạch cho lực lượng lao động và các mục tiêu số lượng cho những người trong ban quản lý. Trách nhiệm quản lý phải được chuyển từ số lượng tuyệt đối sang chất lượng.”

Chỉ tiêu có hiệu quả trong ngắn hạn và không khuyến khích cải tiến trong dài hạn, đặc biệt nếu phần thưởng hay sự đánh giá hiệu quả được thúc đẩy để thực hiện chỉ tiêu, nhân viên có thể cắt giảm chất lượng để chạy theo số lượng. Nếu đáp ứng chỉ tiêu, họ có thể không nổ lực để tạo ra chất lượng hay cải tiến chất lượng liên tục. Thực hiện quản lý theo mục tiêu mà không có các phương pháp để thực hiện các chỉ tiêu đó thì việc quản lý sẽ vô nghĩa.

12. Khuyến khích tự hào về công việc

“Xóa bỏ các rào cản khiến người lao động và những người trong ban quản lý có quyền tự hào về công việc của họ”.

Hãy để mọi người nhận sự tự hào về công việc của mình mà không bị đánh giá hoặc so sánh. Hãy đối xử công bằng với từng người, đừng để mọi người cạnh tranh với nhau cho các phần thưởng bằng tiền hoặc phần thưởng khác. Cùng với thời gian, hệ thống chất lượng sẽ nâng cao mức độ công việc của mỗi người đến một mức chất lượng cao đồng đều.

13. Thúc đẩy giáo dục và đào tạo

“Lập ra một chương trình giáo dục và cải thiện bản thân mạnh mẽ cho nhân viên.”

Hãy khuyến khích và tạo điều kiện cho việc rèn luyện, tự hoàn thiện và phát triển bản thân của mỗi nhân viên. Nguyên tắc này liên quan trực tiếp đến nguyên tắc số sáu. Bằng cách ủng hộ nhân viên làm việc cho chính bản thân họ và coi sự nghiên cứu và rèn luyện của họ như một minh chứng trong công việc, họ có thể vươn lên một tầm cao mới và đóng góp nhiều hơn cho công ty.

14. Chuyển đổi

“ Chuyển đổi là công việc của tất cả mọi người ”

Cải tiến tổ chức một cách tổng thể thông qua việc mỗi người đều có bước tiến bộ về chất lượng. Phân tích từng bước nhỏ và hiểu rõ điều đó gắn với bức tranh lớn hơn như thế nào. Hãy đề ra các hành động cụ thể để thực hiện, nhận thức được sự biến chuyển và hãy thay đổi toàn bộ tổ chức.