Làm việc từ xa – Làm sao để xây dựng văn hóa công ty?

Để đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động và sự phát triển của công nghệ trong tương lai, khái niệm làm việc từ xa sẽ dần dần trở nên phổ biến. 

Và sự xuất hiện của dịch bệnh Covid 19 đã thúc đẩy tương lai này sớm xuất hiện hơn. Dù là tình hình dịch bệnh đã khả quan hơn tại một số quốc gia, nhưng nhiều công ty ở những quốc gia này vẫn thử nghiệm để cho nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà bởi nhiều lợi ích có thể trông thấy rõ ràng.

Tuy nhiên, sự biến chuyển này sẽ dẫn đến sự thay đổi lớn không chỉ về môi trường mà còn về văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Trong tương lai của nhiều ngành nghề, một không gian làm việc độc lập, thoải mái, phù hợp với những nhân viên làm việc từ xa sẽ trở nên phổ biến hơn, nếu không muốn nói là sẽ hoàn toàn thay thế những mô hình văn phòng truyền thống.

Nhiều đặc quyền và những hoạt động xây dựng đội nhóm nhóm trong môi trường làm việc truyền thống sẽ không hoạt động giống với mô hình làm việc từ xa. Chẳng hạn như doanh nghiệp vẫn có thể cung cấp cho nhân viên của mình bữa trưa miễn phí với dịch vụ giao hàng, nhưng các nhân viên sẽ khó có thể tương tác trực tiếp với đồng nghiệp trong giờ ăn; và điều này làm ảnh hưởng đến việc xây dựng và phát triển văn hóa nội bộ.

Vậy, là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, làm thế nào bạn có thể xây dựng văn hóa công ty khi chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa để phù hợp với xu thế chung? Hãy cùng MBA Andrews tham khảo một vài gợi ý:

Xây dựng một sứ mệnh chung.

Cựu Giám đốc điều hành của DocuSign, Keith Krach nói rằng mọi người lãnh đạo đều nên có một “sứ mệnh cao cả” và chia sẻ chúng với tất cả nhân viên để đoàn kết họ hướng tới mục tiêu chung. Các nhân viên làm việc từ xa không thể được quản lý một cách chặt chẽ như những nhân viên ở văn phòng công sở. Ngoài việc sử dụng các mục tiêu nhiệm vụ và những số liệu rõ ràng để đảm bảo hiệu suất công việc, một “sứ mệnh cao cả” có thể truyền cảm hứng tới các nhân viên dù cho họ đang làm việc ở bất cứ đâu mà không cần một ai giám sát.

Tạo điều kiện cho việc học tập và trao đổi kiến ​​thức liên tục.

Hãy tạo ra văn hóa chia sẻ tài nguyên kiến thức qua các ứng dụng làm việc hay trên các nền tảng nhắn tin chung. Bạn có thể mở ra các “buổi học” do nhân viên cấp dưới dẫn dắt, nơi mà mỗi người có thể trình bày về những chủ đề mà họ đam mê như: thiết kế đồ họa, làm website, ngoại ngữ… Đây là một cách tuyệt vời để mở rộng kiến ​​thức cho đội ngũ, phát triển khả năng thuyết trình họ và mang mọi người đến gần nhau hơn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo ra những nhóm trò chuyện, nơi mọi người chia sẻ những bức ảnh vui nhộn, những câu chuyện cười, những ứng dụng thú vị, hình ảnh vật nuôi… tất cả mọi thứ trừ công việc.

Chọn lọc trong quá trình tuyển chọn.

Khi tuyển dụng nhân viên hoặc đối tác làm việc từ xa từ xa, tính kỷ luật và tinh thần làm việc nên là những yếu tố cần được chú trọng nhất. Bạn sẽ có thể tạo ra văn hóa công ty riêng biệt bằng cách tuyển chọn ứng viên có những đặc điểm cụ thể phù hợp với giá trị và phong cách hoạt động riêng của doanh nghiệp.

Ví dụ: Google luôn tìm kiếm những ứng viên đáp ứng được Googleyness, một điểm độc nhất vô nhị làm nên thương hiệu tuyển dụng của Google. Thuật ngữ này được biết đến như sự tận hưởng niềm vui, luôn cầu tiến, khiêm nhường, tập trung vào công việc và khả năng thích ứng với sự thay đổi chóng mặt.

Khuyến khích nhân viên phản ánh, báo cáo về công việc

Bạn nên khuyến khích đội ngũ của mình phản ánh, báo cáo về công việc hàng tuần trong tập tài liệu hoặc biểu mẫu của Google. Các báo cáo, phản ánh đó có thể là về những công việc đã hoàn thành được trong tuần, các điểm nghẽn, những thắc mắc riêng hay các ý tưởng mới…

Điều này đặc biệt quan trọng đối khi các đội nhóm làm việc từ xa, bởi không phải ai cũng chủ động hoặc đủ tự tin để gửi tin nhắn trực tiếp hay lên lịch gặp mặt trực tiếp với người quản lý để nhận được sự trợ giúp mà họ cần. Nhật ký làm việc hàng tuần cũng là một công cụ tuyệt vời để đánh giá hiệu suất hàng quý, vì cả nhân viên và người quản lý của họ đều có thể dễ dàng cuộn qua bản nhật ký để xem những gì đã làm được trong quý.

Việc báo cáo, phản ánh hàng tuần cũng cho phép nhiều nhân viên hướng nội (những người không thường phát biểu trong các cuộc họp) chia sẻ những suy nghĩ của họ và đặt câu hỏi với người quản lý. Ở một số công ty lớn, một số người trầm lặng nhất lại là những người có tiếng nói nhất trong các bài báo cáo hàng tuần của họ. Những hiểu biết sâu sắc và ý tưởng mới mẻ của họ đóng góp một phần quan trọng cho định hướng phát triển của công ty.

Công nhận thành tựu.

Bạn nên khuyến khích mọi người chia sẻ các thành tựu làm việc của họ trên Slack hoặc bất kỳ nền tảng nhắn tin nào mà công ty sử dụng. Điều này đem đến một bầu không khí tích cực lan tỏa trong đội ngũ làm việc.

Hãy đánh dấu các thành tựu tốt nhất hàng tháng và chia sẻ chúng trong cuộc họp chung của công ty, trên các trang truyền thông nội bộ hay thậm chí là website của doanh nghiệp. Đây là một cách tuyệt vời để ghi nhận những đóng góp của mọi người tới sự phát triển của công ty theo thời gian.

Bạn cũng có thể tạo ra cơ chế “Nhân viên của tháng”, dựa trên những thành tựu và đóng góp của cá nhân họ cho công việc. Bất kỳ ai (ngoài những nhà sáng lập) cũng đều có thể được đề cử. Người chiến thắng sẽ được công nhận tại cuộc họp hàng tháng và nhận những giải thưởng đặc biệt.