Những giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn bởi đại dịch

Trong tình trạng các hoạt động giao dịch kinh tế tại nhiều nơi đang bị đóng băng bởi tốc độ lây lan chóng mặt của virus Corona, doanh nghiệp cần triển khai những hành động bảo vệ được lực lượng lao động và duy trì lợi nhuận kinh doanh.

6 chiến lược then chốt sau sẽ giúp doanh nghiệp luôn ở trong tâm thế chủ động để vượt qua những khó khăn trong và sau đại dịch Covid-19:

1. Ưu tiên bảo vệ sức khỏe người lao động

Sức khỏe của nhân sự chính là điều kiện tiên quyết cho năng suất lao động của một công ty. Do đó, việc thực hiện các chính sách và biện pháp để bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn cho người lao động giữa đại dịch Covid rất cần được chú trọng.

– Chủ động khuyến khích nhân viên làm việc từ xa để hạn chế tối đa việc tiếp xúc.

– Chia ca làm luân phiên và sắp xếp vị trí làm việc giữa các nhân viên đảm bảo khoảng cách an toàn (đối với trường hợp bắt buộc phải đến công ty). Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo vách ngăn giữa các vị trí để hạn chế sự lây lan của virus.

– Triển khai kiểm tra y tế trực tiếp trước khi nhân viên vào nơi làm việc hoặc kiểm tra qua mạng bằng cách khuyến khích các cá nhân tự khám sàng lọc tại nhà và báo cáo lại tình hình để công ty kịp thời cập nhật thông tin và chuẩn bị những hỗ trợ cần thiết.

– Phun thuốc khử khuẩn tại nơi làm việc định kỳ, đảm bảo môi trường sạch khuẩn và an toàn.

– Khuyến khích nhân viên tuân thủ tuyệt đối quy định 5K của Chính phủ để đảm bảo an toàn cho chính mình, đồng nghiệp và người thân.

– Chuẩn bị kịch bản ứng phó nếu một hoặc nhiều nhân viên bị cách ly/ điều trị cùng lúc và không thể làm việc được.

2. Chuẩn bị kế hoạch quản trị nhân lực từ xa

Đại dịch COVID-19 bùng phát lần thứ 4 tại Việt Nam với những diễn biến phức tạp. Trong thời gian này, cho nhân viên làm việc tại nhà là giải pháp hợp lý. Tuy nhiên khi không có sự giám sát, quản lý và môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân sự sẽ dễ dàng bị sao nhãng bởi các các yếu tố bên ngoài, mất tập trung vào công việc dẫn đến hiệu quả làm việc kém. Bên cạnh đó, việc không thể gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với các đồng nghiệp để giải quyết công việc có thể dẫn đến sự phối hợp không ăn ý và khiến mục tiêu phát triển của tổ chức khó có thể thực hiện và đạt được kết quả như mong muốn.

Để quản trị đội ngũ nhân lực làm việc từ xa, giúp họ đạt hiệu suất công việc cao nhất, người quản lý cần thực hiện các bước sau:

Bước 1 – Thiết lập các nguyên tắc giao tiếp trực tuyến làm tăng tương tác và hiệu quả trao đổi công việc

– Giờ làm việc: Doanh nghiệp cần đặt ra giờ làm việc cụ thể như khi làm việc tại công ty; giới hạn thời gian phản hồi các tin nhắn hoặc email. Ví dụ quy định nhân viên phải trả lời tin nhắn trong vòng 10 phút, ít nhất là xác nhận họ đã nhận được thông tin và đang xử lý;

– Kênh giao tiếp trực tuyến: Tùy thuộc vào mỗi tình huống giao tiếp như cuộc trò chuyện ngắn, họp video hay chia sẻ tệp tin,… người quản trị cần lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp với tình huống và hướng dẫn cách sử dụng để đảm bảo tất cả các nhân viên khi làm từ xa đều có thể truy cập và trao đổi thông tin đúng nơi, đúng lúc.

– Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tạo một kênh giao tiếp không chính thức, một group chat riêng cho phép mọi người chia sẻ các vấn đề khác trong cuộc sống. Đôi khi được giải lao, tán gẫu sẽ làm giảm tải căng thẳng, thúc đẩy nhân viên làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Những gì không liên quan đến công việc không nên trao đổi trong nhóm công việc có thể làm trôi mất các thông tin quan trọng.

Bước 2 – Củng cố các tiêu chuẩn làm việc

Người quản lý hãy nhấn mạnh với nhân viên về việc tất cả các chỉ số KPI đánh giá hiệu suất công việc đều sẽ không thay đổi so với khi làm việc tại văn phòng. Các tiêu chuẩn làm việc chỉ thay đổi khi mục tiêu của giai đoạn hoặc chiến lược mà công ty đề ra thay đổi. Vì vậy nhân viên cần tôn trọng và làm việc tập trung để đạt được hiệu quả. Công ty có thể giúp nhân viên thích nghi bằng cách:

– Đưa ra mục tiêu nhiệm vụ rõ ràng;

– Chia sẻ các mẹo để tăng năng suất khi làm việc tại nhà như dọn dẹp không gian sống trước khi làm việc, mẹo cân bằng giữa công việc và cuộc sống, mẹo quản lý thời gian…v..v…;

– Tiến hành kiểm tra tiến trình làm việc để kịp thời đốc thúc hoặc hỗ trợ xử lý các khó khăn mà nhân viên gặp phải; Yêu cầu nhân viên báo cáo kết quả công việc hàng ngày/ định kỳ;

Bước 3 – Đánh giá và khen thưởng

Người quản lý cần phân tích, đánh giá hiệu quả, kết quả của các cá nhân và phản hồi để họ biết được mức độ hoàn thành công việc của bản thân.

Khi nhân viên làm việc từ xa hoạt động hiệu quả, đạt được những thành tích nhất định, sự động viên, tuyên dương và khen thưởng không những tạo động lực lớn cho nhân viên đó tiếp tục làm việc chăm chỉ, mà còn truyền cảm hứng cho những người khác.

3. Tương tác với khách hàng

– Với các khách hàng đang sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp: Bên cạnh việc xác nhận các đơn đặt hàng của họ đang được xử lý hoặc các tình huống gián đoạn có thể xảy ra bởi diễn biến của dịch bệnh và cung cấp hướng giải quyết. Bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp nên dành thời gian chăm sóc, khơi gợi những nhu cầu mới cho khách hàng, hỏi họ xem có cần thêm bất kỳ thứ gì khác liên quan đến các sản phẩm của doanh nghiệp. Có thể một nhà cung cấp nào khác đã làm họ thất vọng và công ty bạn có thể lấp đầy lỗ hổng đó. Trong thời kỳ khủng hoảng do covid, hãy tận dụng mọi cơ hội để duy trì dòng tiền thu vào, tăng trưởng doanh thu vì các khoản phải chi sẽ rất lớn nếu như tình hình dịch bệnh tiếp tục diễn biến xấu đi.

– Với các khách hàng đã mua sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán: Doanh nghiệp cần liên hệ với khách để đốc thúc giải quyết các công nợ hoặc nếu chưa thu được tiền về, ít nhất phải xác định được thời hạn thanh toán để lập kế hoạch quản lý dòng tiền một cách hợp lý. Trong thời điểm này, tài chính của doanh nghiệp là điều đặc biệt quan trọng cần lưu ý luôn duy trì dương (+), đảm bảo cho đời sống của nhân viên, thanh toán các khoản nợ ngân hàng, thanh toán với nhà cung cấp…v…v… và chuẩn bị cho giai đoạn phục hồi, tăng trưởng về sau.

– Tìm kiếm khách hàng mới: Dịch bệnh, giãn cách xã hội và sự thay đổi hành vi tiêu dùng của khách hàng đã tạo ra những xu hướng kinh doanh mới trên thị trường. Doanh nghiệp thích ứng được với thời cuộc mới có thể tồn tại. Giải pháp lúc này chính là lấy khách hàng làm trọng tâm. Nhà quản trị cần phân tích các đối tượng khách hàng tiềm năng trước kia của doanh nghiệp đang thay đổi hành vi như thế nào để thay đổi chiến lược kinh doanh thông minh, linh hoạt và phù hợp hơn với sự thay đổi của khách hàng.

4. Liên hệ với nhà cung cấp

Đại dịch có tác động mạnh lên chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần liên hệ hoặc tổ chức họp với các nhà cung cấp để có chính sách hỗ trợ giá mùa dịch tốt nhất nhằm tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, thời gian vận chuyển cũng có thể bị gián đoạn và kéo dài hơn so với thông thường. Nếu quá trình này gặp trở ngại và nguyên phụ liệu không thể đến nơi đúng thời gian mong đợi, liệu có phương án nào thay thế? Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dựa trên những yếu tố về giá thành, hỗ trợ thanh toán trả sau, quy mô và sự ổn định cung ứng trên thị trường và vị trí nhà cung cấp gần nhất để thuận tiện cho việc nhập hàng. Hãy bắt đầu với các sản phẩm quan trọng nhất và đừng giới hạn mình với các nhà cung cấp cấp một và cấp hai. Việc tìm thêm nhà cung cấp lúc này có thể giúp doanh nghiệp tránh các nguy cơ cạn kiệt nguyên liệu đầu vào trong tương lai.

5. Quản lý dòng tiền

Theo khảo sát của Andrews University tại Việt Nam cho thấy có khoảng 60% doanh nghiệp đã giảm đơn đặt hàng sau Tết. 80% doanh nghiệp Việt có khoản vay ngân hàng và đang chịu áp lực về lãi suất và thời gian trả nợ. Doanh thu có thể sẽ sụt giảm, khách hàng sẽ chậm trả hoặc không thể trả tiền hàng; nguồn nguyên phụ liệu đầu vào thiếu hụt dần và giá thành thì tăng lên. Việc doanh nghiệp cần làm ngay lúc này là:

– Tính toán các chi phí cố định và chi phí biến đổi, sau đó ước tính thời gian doanh nghiệp có thể tồn tại với lượng tiền mặt dự trữ và chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi (nếu có thể).

– Xem xét lại các kế hoạch đầu tư vốn và những ưu tiên đầu tư để có thể cắt giảm các khoản đầu tư không cần thiết.

– Tập trung vào quản lý hàng và giải quyết nguyên vật liệu tồn kho – không nên để quá nhiều vốn bị giữ tại đây.

– Thương thảo về tiến độ thanh toán với khách hàng, đồng thời đề xuất các phương án tài chính thay thế với các nhà cung cấp trong trường hợp không đủ khả năng thanh toán bằng tiền.

6. Nhận định tình hình và lập kế hoạch xử lý khủng hoảng, đảm bảo kinh doanh liên tục

Những doanh nghiệp hoạt động tốt đều có các kế hoạch quản lý khủng hoảng rõ ràng và liên tục xem xét lại, điều chỉnh kế hoạch để linh hoạt ứng phó với mọi sự cố. Đặc biệt trong thời điểm hiện tại, tình hình dịch bệnh khó kiểm soát, khủng hoảng trong kinh doanh càng có nguy cơ xảy ra, là mối đe dọa nghiêm trọng tới sự phát triển của doanh nghiệp.

Khủng hoảng mà doanh nghiệp có thể gặp phải là khủng hoảng tài chính – khi nhu cầu thị trường sụt giảm đột ngột, doanh thu bị ngưng đọng và doanh nghiệp mất khả năng chi trả nợ; khủng hoảng nhân sự – nếu nhân viên bị nhiễm bệnh đồng loạt không đảm bảo sức khỏe làm việc, hoặc xảy ra đình công,…; khủng hoảng truyền thông – một câu chuyện xấu của doanh nghiệp được lan truyền rộng rãi, gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp;

Người quản trị cần nhận diện tất cả các loại khủng hoảng có thể xảy ra, ước tính tác động của từng loại khủng hoảng lên doanh nghiệp, từ đó xây dựng kịch bản đối phó phù hợp và kế hoạch phục hồi sau khủng hoảng. Doanh nghiệp tồn tại được qua các cuộc khủng hoảng là những doanh nghiệp chứng minh được khả năng đứng vững của mình, tạo bước đệm phát triển mạnh mẽ trong tương lai.