KPI TRONG DOANH NGHIỆP

KPI là chỉ số không còn quá xa lạ trong các doanh nghiệp nhằm thể hiện việc hoàn thành mục tiêu đặt ra trong công việc. Để đánh giá được hiệu quả công việc, doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI riêng cho các hoạt động của mỗi phòng ban hay đội nhóm.

Vậy KPI là gì? KPI quan trọng với doanh nghiệp như thế nào? Quy trình xây dựng KPI một cách hiệu quả? Hãy cùng MBA Andrews tìm hiểu rõ hơn các vấn đề này để áp dụng vào doanh nghiệp của bạn.

Khái niệm về KPI

KPI là chỉ số đo lường hiệu quả công việc viết tắt của cụm từ Key Performence Indicator. KPI được thể hiện qua tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, số liệu, nhằm đánh giá hiệu quả, hoạt động của cá nhân hay tổ chức.

Mỗi một phòng ban, bộ phận khác nhau thì sẽ có các tiêu chí để đánh giá chỉ số KPI khác nhau. Thông qua chỉ số KPI, nhà quản lý sẽ đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, bộ phận để từ đó đưa ra các điều chỉnh cụ thể.

Vai trò của chỉ số KPI đối với doanh nghiệp

KPI đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, thúc đẩy quá trình phát triển mạnh mẽ. Việc sử dụng KPI cho các hoạt động quản trị có thể hỗ trợ doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng ở các vấn đề như sau:

 Với doanh nghiệp:

• Đo lường mục tiêu, hiệu suất công việc so với mục tiêu đã được đề sẵn ra trước đó. Từ đó doanh nghiệp thấy mình đang sai ở đâu để đưa ra quyết định cải thiện giúp đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh hơn.
• Đánh giá chính xác năng lực nhân viên thông qua việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch.
• Hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra được mức lương thưởng và phạt đúng đắn, đây còn là yếu tố tạo động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc mà mình đảm nhiệm.
• Tạo ra một môi trường làm việc có tính học hỏi và hiệu quả. Khi đưa ra các chỉ số KPI cho các cá nhân, tổ chức sẽ tạo ra nhiều cuộc hội thoại, trao đổi quan trọng ở nơi làm việc. Đây là cơ hội tuyệt vời để nhà quản lý có thể hướng dẫn nhân viên phương cách làm việc để đạt được mục tiêu đề ra.
• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên và họ có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác kiên định và khiến họ tập trung vào việc muốn đạt được các mục tiêu của KPI.

 Với nhân viên:

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
• Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
• Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

KPI giữa nhân viên và quản lý có sự thương lượng giữa hai bên để đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Đồng thời, đảm bảo cho các cá nhân thực hiện đúng công việc của mình trong bảng mô tả, từng chức danh cụ thể. Điều này góp phần đảm bảo sự minh bạch, công bằng, hiệu quả hơn giữa các nhân viên, nâng cao hiệu quả đánh giá các công việc được thực hiện, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, cũng như tăng hiệu quả cho việc kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. KPI giúp các nhân viên xác định mục tiêu mà mình cần đạt được tránh lãng phí thời gian và công sức của bản thân mà không lại hiệu quả công việc.

Quy trình xây dựng KPI hiệu quả

6 bước để xây dựng một KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1 : Thiết lập chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI không chỉ là nhà lãnh đạo mà còn có trưởng các phòng ban, quản lý… dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn). Dù vậy, vị trí này đòi hỏi người có năng lực, chuyên môn cao, nắm rõ mục tiêu của doanh nghiệp, hơn hết phải hiểu bản chất của KPI là gì và cũng cần tiếp thu những đóng góp của các bộ phận, cá nhân có liên quan.

Bước 2 : Xác định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận

Mỗi bộ phận, phòng ban, dự án… sẽ có những chức năng nhiệm vụ khác nhau, hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó.

Việc của chủ thể là hiểu rõ các chức năng để lập hệ thống KPI hợp lý và chính xác không thể đánh đồng các KPI mà phải bám sát theo đúng tính chất công việc của họ.

Bước 3 : Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh

Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI. Do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.

Bước 4: Làm rõ các chỉ số đánh giá KPI

Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPI sẽ xây dựng những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPI đặc trưng này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh cụ thể.

• Chỉ số của bộ phận/ phòng/ ban
• Chỉ số cá nhân
• Xây dựng kỳ đánh giá các chỉ tiêu chi tiết: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm.

Bước 5: Tạo các khung điểm rõ ràng cho kết quả

Ở mỗi mức độ điểm khác nhau sẽ có những quy chuẩn được quy đổi để đánh giá hiệu suất hoạt động của nhân viên hay bộ phận đó.

Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan và chi tiết.

Bước 6: Đo lường – Đánh giá – Điều chỉnh

Nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận tại giai đoạn này là dựa vào số điểm đã tổng kết được để kết luận và điều chỉnh các hoạt động phù hợp với mục tiêu đặt ra ban đầu nhất.

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ, lương thưởng cụ thể.

Một vài chỉ số KPI cơ bản trong doanh nghiệp

• Bộ phận kinh doanh

Trong mỗi doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh là người kết nối hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng và mang lại đơn hàng, doanh số, doanh thu cho doanh nghiệp.

Các chỉ số KPI quan trọng thường được các nhà quản trị doanh nghiệp áp dụng cho bộ phận kinh doanh bao gồm:

• Bộ phận nhân sự:

Việc thực hiện hóa các chiến lược phát triển con người trong doanh nghiệp sẽ được thể hiện thông qua các chỉ số KPIs về nhân sự.

Việc xây dựng KPI luôn phải gắn liền với các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp thì hệ thống KPI mới mang lại giá trị giúp các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá được hiệu suất công việc của từng nhân viên nói riêng và của cả phòng ban nói chung, từ đó có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách, chiến lược để thúc đẩy quá trình đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.