Macro & Micro management – Làm sao để quản lý hiệu quả?

Các nhà quản lý của doanh nghiệp thường phải đối mặt với hai thách thức quan trọng trong quá trình xây dựng và quản lý đội ngũ. Điều đầu tiên tuyển dụng đúng người

Và điều thứ hai là đưa ra chính sách quản lý thích hợp, vừa đảm bảo quyền lợi của nhân viên, vừa đem lại hiệu quả cao trong công việc. Hãy cùng MBA Andrews trả lời câu hỏi:” Làm sao để quản lý hiệu quả?” thông qua bàn luận về hai phong cách quản lý của nhà lãnh đạo: Micro management (quản lý vi mô) và Macro management (quản lý vĩ mô).

Định nghĩa của Quản lý vi mô và Quản lý vĩ mô

Khi đề cập quản lý vi mô ở bài viết này, chúng ta không nhắc về khái niệm “quản lý vi mô” đại diện cho phong cách quản lý nhân sự cực đoan với nhiều sự chú ý đến các chi tiết nhỏ; mà chúng ta đang nói đến cách thức quản lý giúp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được toàn bộ những khía cạnh quan trọng của công việc.

Một nhà quản lý vi mô giỏi là người thường đặt câu hỏi:

– Thời hạn cụ thể cho một dự án là gì?
– Làm thế nào để có thể đo lường tiến độ công việc (và thấy rằng công việc vẫn hoạt động trôi chảy )?
– Liệu đã có đủ thông tin phản hồi?
– Làm thể nào để thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và giúp cấp dưới làm việc hiệu quả?

Vậy đâu là phần “vĩ mô” trong công việc quản lý? Ngoài vai trò giám sát và quản lý hoạt động công việc hàng ngày, nhà quản lý cần phải có tầm nhìn xa, rộng hơn nữa.

Một nhà quản lý vĩ mô giỏi là người thường đặt câu hỏi:

– Kỹ năng nào mà nhân viên trong đội nhóm muốn / cần phát triển?
– Mong muốn trong nghề nghiệp của mỗi người là gì?
– Vai trò của mỗi thành viên trong đội ngũ sẽ phát triển thế nào trong tương lai?
– Có phải mỗi thành viên trong đội ngũ đều đã làm việc hết khả năng và cảm thấy vui vẻ trong môi trường công việc không?

Qua những câu hỏi được đặt ra, ta có thể thấy hai quan điểm quản lý vi mô và vĩ mô có sự khác biệt rõ. Tuy nhiên, chúng đều có vai trò quan trọng trong công việc quản lý và một nhà quản trị giỏi cần biết sử dụng hài hòa cả hai phương pháp này.

Thách thức của những nhà quản lý thiên về phía vi mô là nỗi ám ảnh về sự tiến triển trong quá trình làm việc và những kỳ vọng về hiệu suất công việc hoàn hảo cùng nỗi sợ phải chịu trách nhiệm trước những sai lầm của nhân viên. Sự quản lý này rất dễ dẫn đến việc làm nhân viên bất mãn, bỏ việc hoặc không thể phát huy hết tối đa tiềm năng của họ.

Còn về phía các nhà quản lý vĩ mô? Thật dễ dàng để nhận ra những ưu điểm của quản lý vĩ mô. Các nhà quản lý này lùi lại và trao quyền cho nhân viên tự do làm công việc của họ, miễn là đạt được kết quả mong muốn. Họ là những người ủng hộ cách làm việc độc lập và tự chủ; họ cũng quan tâm tới sự phát triển của cấp dưới. Tuy nhiên, trên thực tế, các nhà quản lý vĩ mô có thể tỏ ra kém thành công về kết quả và hiệu suất công việc hơn so với các nhà quản lý vi mô. Bởi lẽ, với một đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, tài năng và có tinh thần tự giác, Quản lý vĩ mô là một quan điểm lý tưởng. Nhưng đối với những trường hợp còn lại, áp dụng hoàn toàn quản lý vĩ mô sẽ đem tới nhiều hệ lụy như: giám sát quá lỏng lẻo, ít tạo ra sự kết nối với nhân viên,  thiếu sự hỗ trợ kịp thời cho cấp dưới khi cần thiết…

Vậy làm sao để quản lý vĩ mô và vi mô hiệu quả?

Để quản lý vĩ mô hiệu quả, cần chú ý 3 điều:

1. Chú trọng vào quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Như đã đề cập ở trên, quan điểm quản lý vĩ mô chỉ khả thi khi bên dưới nhà quản lý là một đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, tài năng và có tinh thần tự giác cao. Vậy nên, ngay từ lúc bắt đầu, các nhà lãnh đạo cần chắc chắn rằng mình đã tuyển dụng đúng người có đầy đủ các yếu tố được yêu cầu.

Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc, nhà quản lý cũng cần đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên của mình đã được đào tạo để làm việc độc lập và có sự trung thành trước khi lùi lại và tin tưởng ủy thác công việc cho họ.

2. Thiết lập các mốc kiểm tra: hàng tuần hoặc hai tuần một lần

Dù đã ủy thác nhiệm vụ cho cấp dưới, nhà quản lý vẫn luôn cần phải nắm rõ và kiểm soát tiến trình công việc. Hãy chia nhỏ mục tiêu và kế hoạch, đặt ra các mốc thời gian linh hoạt để có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án hoặc nhiệm vụ công việc. Điều này giúp nhà quản lý có thể đảm bảo mọi việc luôn đi theo đúng hướng mình muốn và kịp thời điều chỉnh nếu xảy ra các vấn đề ngoài ý muốn (thường xuyên xảy ra).

Sau khi đã thiết lập tiến trình, nhà quản lý sẽ phải giám sát tiến độ công việc. Nếu họ yêu cầu ai đó làm xong một nhiệm vụ vào thời điểm xác định, họ cần đảm bảo người đó sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Đi kèm với giám sát, nhà quản lý nên đưa ra thông tin phản hồi về hiệu suất và khen thưởng cho nhân viên một cách thích đáng để gia tăng động lực và khiến họ có trách nhiệm với công việc hơn. Việc nhà quản lý thường xuyên dùng những câu nói đơn giản như “cảm ơn” hay “làm tốt lắm” cũng có thể tạo sự thay đổi lớn trong môi trường làm việc.

3. Cung cấp đầy đủ thông tin

Trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, nhà quản lý cần cung cấp cho họ đủ thông tin và những lưu ý cần thiết – điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh gây ra thiệt hại khi họ có thể mắc phải những sai lầm không đáng có.

Nhà quản lý cũng có thể để người nhân viên đó tự mô tả lại công việc và những yêu cầu cơ bản để hoàn thành nhiệm vụ dưới góc nhìn của họ. Điều này giúp cho nhà lãnh đạo có thể thảo luận và giải đáp những thắc mắc của nhân viên; đảm bảo khi triển khai hành động sẽ không đi lệch so với kỳ vọng và mục tiêu ban đầu. Và đồng thời, nhà quản lý cũng sẽ có những đánh giá sơ bộ về điểm mạnh, những kỹ năng đặc biệt hay điểm yếu của nhân viên để hỗ trợ và giúp họ phát triển.

Vậy làm sao để quản lý vi mô hiệu quả?

1. Thừa nhận vấn đề

Bước đầu tiên để giảm thiểu tác động tiêu cực của quản lý vi mô chính là thừa nhận những khuyết điểm của mô hình quản lý này. Hãy có được nhận thức toàn diện về quản lý vi mô và kết hợp nó với những phương cách quản lý khác một cách khéo léo để công việc đạt được hiệu quả cao nhất.

2. Cải thiện mối quan hệ với nhân viên

Quan điểm quản lý vi mô rất dễ gây ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa nhà quản lý và cấp dưới. Để thay đổi điều này, nhà quản lý cần chú trọng hơn trong việc giao tiếp để cải thiện mối quan hệ cùng đội nhóm.

Việc này có thể sẽ gặp khó khăn trong thời gian đầu bởi khoảng cách thường thấy giữa cấp trên và cấp dưới. Tuy nhiên, về lâu dài việc này sẽ dần dần có hiệu quả.

Hãy bắt đầu bằng việc học cách trao quyền cho cấp dưới. Và quan trọng nhất là hãy khuyến khích cũng như tạo cơ hội cho nhân viên học hỏi và phát triển.

3. Tạo ra môi trường làm việc thuận lợi và thúc đẩy nhân viên tư duy

Hãy giải thích và hướng dẫn cho đội ngũ cấp dưới một cách rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng trong mỗi nhiệm vụ mà bạn giao cho họ.

Nếu nhà quản lý vẫn còn chưa thể tin tưởng, hãy chia sẻ suy nghĩ của mình và hỏi nhân viên của mình về kế hoạch họ chuẩn bị để đạt được mục tiêu đã đề ra. Một khi nhà quản lý có thể chấp nhận được sự đa dạng của các ý kiến, họ có thể sẽ thấy sẽ ngạc nhiên với những hiểu biết sâu sắc và các ý tưởng mới mà nhân viên của mình trình bày; những ý tưởng này có thể sẽ mang lại kết quả ngoài cả mong đợi .