Quản lý hiệu quả công việc thời COVID-19

Mở đầu buổi tọa đàm, Giáo sư Soren R. Kirchner đã chia sẻ Sáu giai đoạn nhận thức của cá nhân và doanh nghiệp thời COVID-19: 

1. Từ chối (“Đó là bệnh cúm!”)
2. Tức giận (TÔI NÓI, đó là bệnh cúm! Hãy ngừng nói với tôi về điều này! “)
3. Mặc cả (“Tôi đang sử dụng thêm Vit-C. Tất cả sẽ ổn thôi”)
4. Sợ hãi (hoặc lo lắng) (“Mọi thứ sẽ sụp đổ!”)
5. Trầm cảm (“Không có hy vọng. Không có điểm tựa của cuộc sống.”)
6. Chấp nhận (Đó là những gì chúng ta hãy làm hết sức mình và giúp đỡ lẫn nhau.”)

Khi một cá nhân có dấu hiệu nhiễm COVID-19, tâm lý chung của mọi người lúc đầu sẽ là từ chối và tìm mọi lý do bao biện đó chỉ là bệnh cúm thông thường bởi sợ bị cộng đồng xa lánh và bị đưa đi cách ly tập trung. Sau đó, khi các biểu hiện của bệnh nặng hơn, người bệnh sẽ cảm thấy tức giận khi bị mọi người nhắc nhiều về bệnh, sau đó sẽ chuyển sang trạng thái mặc cả với bác sĩ, rồi chuyển sang tâm lý sợ hãi, lo lắng, trầm cảm và cuối cùng là chấp nhận sự thật là dương tính với COVID-19. Với doanh nghiệp cũng vậy, khi doanh nghiệp bước đầu nhận ra những khó khăn trong kinh doanh thời COVID-19, nhiều doanh nghiệp lúc đầu khá khả quan về tình hình kinh tế và dự đoán tình hình dịch bệnh sẽ sớm được đẩy lùi. Tuy nhiên, trước tình hình ngày càng diễn biến phức tạp của dịch bệnh, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong sản xuất, vận hành và cân đối tài chính. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp mạnh mẽ vượt qua bằng cách tái cơ cấu hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhân sự, cắt giảm chi tiêu và tập trung vào các sản phẩm dịch vụ tiềm năng; giúp đỡ phát triển hệ sinh thái doanh nghiệp.

Trước diễn biến khó lường của dịch bệnh, làm việc từ xa là một lựa chọn an toàn, tiết kiệm và hiệu quả đối với nhiều doanh nghiệp. Nhiều công ty như Microsoft, Apple, Google, Bungie, Nintendo cũng như nhiều trường đại học cho phép nhân viên làm việc tại nhà, chỉ trừ những bộ phận mà bắt buộc phải đến trụ sở để giải quyết công việc. Hiện nay công nghệ phát triển, có nhiều công cụ hỗ trợ hiệu quả việc tương tác, trao đổi thông tin, họp trực tuyến như Skype, Google Hangouts, Zoom hay quản lý công việc như Slack, Trello, Teams (365Office)… cùng các công cụ lưu trữ đám mây như Drive, Dropbox giúp chia sẻ tài liệu, dữ liệu trực tuyến và giúp việc kiểm soát hiệu quả công việc thuận lợi hơn bao giờ hết.

Dưới đây là những cách giúp nhà quản lý đo lường được hiệu quả công việc của nhân viên khi làm việc từ xa

1. Triển khai áp dụng chỉ số KPI mới, thông minh hơn để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, hay còn gọi là chỉ số KPI. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó.

Mục đích của việc đánh giá chỉ số KPI là:

• Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, cũng như đóng góp của mình đối với tập thể. Từ đó, chủ động phân chia thời gian và nguồn lực để làm việc hiệu quả.
• Giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó, không ngừng cải tiến để nâng cao năng suất.

2. Thúc đẩy hiệu suất công việc của nhân viên

Người quản lý nên chủ động tương tác với nhân viên để theo dõi sát sao tiến độ công việc cũng như trao đổi những thông tin cần thiết để thúc đẩy năng suất. Bên cạnh đó, người quản lý cũng nên sử dụng những công cụ hữu ích để trao đổi thông tin và nắm bắt tình hình làm việc của nhân viên cấp dưới. Việc nhân viên làm việc online sẽ tiết kiệm nhiều chi phí vận hành cho doanh nghiệp, đồng thời nhân viên cũng cảm thấy thoải mái hơn khi vừa cân đối được thời gian dành cho công việc và gia đình.

3. Các công cụ giúp trao đổi thông tin khi làm việc online

Với sự phát triển bùng nổ của công nghệ, nhiều công cụ hữu ích ra đời giúp các doanh nghiệp quản lý nhân viên khi làm việc từ xa. Ngoài tận dụng lợi thế của mạng xã hội như: Messenger, Zalo, Viber, Whatsapp messenger, người quản lý có thể tham khảo một số ứng dụng giúp quản lý nhân viên làm việc từ xa mùa Covid-19 như: Time Doctor, Toggl,…

Với sự phát triển của công nghệ, Internet, những phần mềm, ứng dụng, công cụ quản lý online đã dần trở lên phổ biến tại các công ty, doanh nghiệp và trở thành công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp quản lý hiệu suất công việc thời COVID-19. MBA Andrews mong rằng những chia sẻ trong buổi tọa đàm sẽ tiếp thêm sức mạnh cho các doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khủng hoảng mang tên COVID-19.