12 tật xấu khiến một ngày làm việc của bạn kém hiệu quả (P2)

Cuộc sống hiện đại vô tình khiến chúng ta dính vào những thói quen xấu gây ảnh hưởng không những đến năng suất làm việc mà còn về sức khỏe, chất lượng cuộc sống. Hãy bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả bằng việc loại bỏ 12 thói xấu dưới đây.

Xem Phần 1

7) Rơi vào “Internet Black Hole”

Đã bao giờ bạn đang tìm kiếm tài liệu cho công việc trên internet, nhấp chuột vào các bài viết có thông tin liên quan và đi tới các đường dẫn trang web khác… Rồi cho đến khi giật mình nhận ra, bạn đã có một cuộc hành trình từ chủ đề “MBA” tới “Những món ăn ngon tại Đà Nẵng”?

Trường hợp này thường được biết đến với cái tên “Hố đen Internet” (Internet Black Hole). Đây là một cái bẫy nguy hiểm khi làm công việc bắt buộc phải nghiên cứu thông tin trên internet. Việc lướt web một cách vô thức này rất tốt và sẽ làm giàu kiến thức cho bạn khi đang không trong giờ làm việc. Còn trong giờ làm việc thì không.

Vấp phải cái bẫy này có vẻ như là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, có một số công cụ trên internet có thể giúp ngăn chặn điều này. Ví dụ: StayFocusd là một tiện ích mở rộng của Google Chrome, nó phá vỡ “Hố đen Internet” bằng cách chặn các trang web làm mất tập trung sau một khoảng thời gian nhất định. Bạn sẽ có một khoảng thời gian nhất định để duyệt một trang web nhất định mỗi ngày. Và sau khi hết giờ, Google Chrome sẽ gửi thông báo tới trình duyệt của bạn.

8) Làm việc xuyên giờ nghỉ trưa

Làm việc xuyên giờ nghỉ trưa một thói quen cực kỳ phản khoa học Theo nghiên cứu, điều này “không tốt cho tư duy, không tốt cho sáng tạo, không tốt cho năng suất làm việc và cũng hề không tốt cho cơ thể của bạn.”

Công bằng mà nói, nếu bạn là một trong số những người ăn trưa tại bàn làm việc thay vì nghỉ ngơi, đó có thể không phải là lỗi do bạn. Có lẽ điều này là văn hóa công sở ở nơi làm việc của bạn; hay có thể bạn đang phải bù đầu với công việc và đang tận dụng từng giây từng phút để kịp hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu khoa học cho thấy rằng việc nghỉ giữa trưa có thể giúp trẻ hóa tinh thần – và điều này theo nhiều cách sẽ khiến công việc trở nên năng suất hơn là cắm đầu làm việc xuyên giờ nghỉ trưa. Cách tốt nhất để nghỉ trưa là rời khỏi không gian làm việc và đi ăn trưa ở một nơi khác – như phòng ăn chung, quán cà phê, nhà hàng hoặc công viên công cộng…

9) Không thực sự lắng nghe

Bạn chỉ dành một nửa sự chú ý khi lắng nghe người khác và tự tin rằng bạn có thể nắm bắt toàn bộ ý chính? Bạn nghĩ rằng bất cứ lúc nào người khác đang nói mà bạn không nói, điều đó có nghĩa là bạn đang lắng nghe?

Tuy nhiên, câu hỏi được đặt ra ở đây là có thực sự bạn đang lắng nghe khi người khác đang nói với bạn? Lắng nghe họ hay lắng nghe tiếng nói trong đầu bạn?

Tiếng nói đó vang lên khi bạn đang đọc email vừa gửi đến, kiểm tra xem tại sao điện thoại của bạn bị rung, băn khoăn xem tối nay nên ăn gì… Khi đang họp, bạn có thể thực sự chú tâm đến mức nào khi laptop của mình vẫn đang mở?

Việc không lắng nghe nghiêm túc không chỉ khiến bạn mất đi các mối quan hệ mà còn có thể khiến cho bạn phải trả giá bằng những khoảng thời gian lãng phí để bổ sung bất kỳ thông tin nào bạn đã bỏ lỡ, hay thậm chí là những sai lầm trong công việc từ những thông tin thiếu sót. Trở thành người lắng nghe tốt chính là một yếu tố quan trọng để trở nên thông minh hơn về mặt cảm xúc. Và việc thực sự chú ý đến những gì mọi người đang nói chính là chìa khóa để bạn trở nên khác biệt trong cả công việc lẫn đời sống cá nhân.

10) “Say Yes” với mọi cuộc họp

Khi bạn bắt đầu tập trung làm việc đến quên hết thời gian,không gian xung quanh. Đây là trạng thái mà bạn vừa làm việc năng suất nhất, vừa hạnh phúc trong công việc nhất.

Và không có gì tệ hơn việc làm gián đoạn sự tập trung đó bằng một buổi họp bất ngờ. Đặc biệt lại là một một buổi họp vô thưởng vô phạt. Theo nghiên cứu, một người trung bình lãng phí 31 giờ cho các cuộc họp vào mỗi tháng. Những cuộc họp không cần thiết này là không chỉ là nguyên nhân gây lãng phí thời gian mà còn làm ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc của chúng ta.

Vậy làm sao để có thể lấy lại gần 4 ngày làm việc lãng phí này? Dưới đây là một vài gợi ý:

• Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ tham dự các cuộc họp mà bạn thực sự cần tham gia. Nếu bạn không thấy mình có thể đóng góp gì cho cuộc họp, hãy lịch sự thông báo cho người tổ chức cuộc họp rằng bạn sẽ không tham dự.
• Nếu là người tổ chức cuộc họp, hãy gửi cho những người được mời một ghi chú để thông báo trước những nội dung sẽ được đưa ra thảo luận. Điều này giúp cho người được mời có thể chuẩn bị trước về buổi họp hoặc xác định xem họ có cần thiết phải tham dự hay không.
• Lên kế hoạch họp hàng loạt nếu có thể. Đây là một cách để đảm bảo thời gian của bạn được sử dụng hiệu quả ngoài những cuộc họp vì trung bình phải mất đến 25 phút để con người có thể tập trung trở lại sau khi chuyển đổi nhiệm vụ đang làm.

11) Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc

Làm nhiều việc một lúc (Multitasking) có lẽ là điều không thể tránh khỏi trong cuộc sống bận rộn ngày nay. Tuy nhiên nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng nó có thể khiến chúng ta làm việc kém hiệu quả hơn, dễ căng thẳng hơn và làm gia tăng tỷ lệ sai sót. Theo thống kê, tất cả những điều này gây thiệt hại cho nền kinh tế toàn cầu ước tính khoảng 450 tỷ đô la mỗi năm.

Bạn nghĩ rằng mình là một ngoại lệ? Hãy nhìn vào số liệu này: Chỉ 2% dân số có khả năng làm việc đa nhiệm hiệu quả. Đối với 98% còn lại, tất cả những gì làm việc đa nhiệm gây ra là khiến chúng ta làm việc kém năng suất hơn khoảng 40% và mắc nhiều lỗi hơn khoảng 50% so với những người không làm việc đa nhiệm.

Việc không thực sự lắng nghe được đề cập ở #9 cũng là một thói quen làm việc đa nhiệm. Mọi người làm điều đó rất nhiều trong các cuộc họp khi mà họ cố gắng xen kẽ thêm các công việc khác như: đọc và trả lời email, nhắn tin, lướt mạng xã hội… Trên thực tế, 92% các chuyên gia thừa nhận họ đã làm việc đa nhiệm trong các cuộc họp, và 41% thừa nhận họ làm thường xuyên hoặc mọi lúc.

Thoát khỏi thói quen này không hề dễ, nhưng bạn có thể làm được. Hạn chế sử dụng mạng xã hội khi làm việc (# 5) và tránh xa điện thoại di động khi làm việc (xem # 6) là hai bước khởi đầu tuyệt vời để bắt đầu từ bỏ thói quen này. Nhưng để duy trì lâu dài, hãy lập ra thời gian biểu cho những việc cần làm trong một ngày và chỉ tập trung vào chúng trong khoảng thời gian đó.

12) Sử dụng điện thoại trước khi đi ngủ

Bạn đã bao giờ nằm ​​trên giường trong tình trạng tắt hết đèn và dành vài phút cuối ngày để lướt internet bằng điện thoại thông minh? Và bây giờ, hãy giơ tay lên nếu vài phút đó đã biến thành nửa giờ, bốn mươi lăm phút hoặc thậm chí hai tiếng đồng hồ.

Hãy tưởng tượng rằng bạn có thể nghỉ ngơi thêm được bao nhiêu thời gian vào đêm đó và sẽ tỉnh táo thế nào vào ngày mai, nếu bạn chỉ đơn giản là đi ngủ khi vừa tắt đèn.

Và đây không chỉ là bài toán về thời lượng ngủ – nó còn là về chất lượng của giấc ngủ. Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng những người nhìn vào màn hình thiết bị điện tử trước khi đi ngủ sẽ có giấc ngủ kém chất lượng hơn – ngay cả khi họ ngủ nhiều như những người không nhìn vào thiết bị điện trước khi đi ngủ. Điều này là do sự hiện diện của ánh sáng màn hình điện thoại sẽ khiến cho não bộ không biết liệu chúng có nên giải phóng các hormone gây buồn ngủ melatonin để bạn thấy buồn ngủ hay không. Những ánh sáng đèn LED từ màn hình của các thiết bị điện tử sẽ đánh lừa bộ não của rằng đây là ban ngày và khiến ta càng tỉnh táo hơn.

Cách tốt nhất để từ bỏ thói quen này? Mua đồng hồ báo thức để không phải báo thức bằng điện thoại và sạc điện thoại trong một phòng riêng để tránh việc bị cám dỗ. Nếu bạn lo lắng sẽ lỡ mất những công việc khẩn cấp, hãy thử tạo thói quen gửi các tin nhắn cuối cùng trong vòng 30-60 phút trước khi đi ngủ. Thực hiện những điều này sẽ giúp cơ thể được nghỉ ngơi nhiều hơn và giấc ngủ sẽ có chất lượng tốt hơn, nhờ đó bạn có thể hoạt động với năng suất cao nhất vào ngày hôm sau.