7 lỗi thường gặp của các nhà quản lý mới

Trong một cuộc khảo sát gần đây, có tới khoảng 50% những nhà quản lý không được đào tạo về chuyên môn quản trị trước khi bắt đầu công việc.

Thiếu kinh nghiệm, chưa có chuyên môn quản lý, vài thói quen và cách nhìn nhận vẫn còn là ở cấp độ nhân viên. Đó là những lý do khiến các nhà quản lý mới thường mắc phải những sai lầm, thiếu sót.

Dưới đây là 7 lỗi thường gặp của những người quản lý mới mà họ chắc chắn cần phải sửa.

1. Lắng nghe nhưng chưa quan sát

Mọi người chia sẻ trạng thái cảm xúc của họ bằng nhiều cách hơn là là chỉ bằng lời nói. Đặc biệt là giao tiếp một cách vô thức thông qua ngôn ngữ cơ thể.

Những nhà quản lý mới thường quá tập trung vào việc lắng nghe mà quên quan sát những gì mọi người “thực sự nói” thông qua hành động của họ. Giả sử một nhà quản lý giao cho cấp dưới một nhiệm vụ đầy thách thức và hỏi xem liệu họ có làm được không. Tất nhiên, với sức ép từ việc có thể bị mắng hoặc phạt, câu trả lời thường sẽ là có.
Tuy nhiên, nhà quản lý cũng cần nhận thấy rằng họ đang lau mồ hôi trán và nhanh chóng gõ nhịp một chân lên xuống. Họ đang cảm thấy lo lắng với nhiệm vụ vừa được giao.

Một nhà quản lý giỏi cần biết kết hợp cả lắng nghe và quan sát. Người đối diện có câu hỏi nào không? Người đó đang mong đợi như thế nào? Với cương vị là nhà quản lý, bạn có thể thể hỗ trợ bổ sung điều gì?
Biết được điều gì thực sự diễn ra sẽ giúp cho nhà quản lý nắm quyền chủ động trong mọi tình huống và xử lý công việc thuận lợi.

2. Cố gắng tỏ ra hoàn hảo

Nhà quản lý mới không phải là một “chiến binh” dạn dày kinh nghiệm. Sẽ không ai sẽ nghĩ xấu nếu có gì đó mà nhà quản lý này không biết, chưa nắm rõ. Trên thực tế, người khác sẽ có nhiều khả năng đánh giá một nhà quản lý mới gay gắt hơn nếu như người đó vờ như hiểu mọi thứ một cách hoàn hảo. Nhưng đến khi vào việc thực tế lại tỏ ra chẳng biết gì.

Lời khuyên cho các nhà quản ly mới là hãy tự tin hơn trên cương vị mới của mình, nhưng hãy thành thật và nói với sếp hoặc nhóm của mình sự thật nếu chưa có kinh nghiệm làm một điều gì đó.

3.Quá vi mô

Có một sự khác biệt lớn giữa giao cho ai đó một nhiệm vụ rồi sau đó theo dõi tiến trình công việc; và điều khiển người được giao nhiệm vụ từng bước một. Một nhà quản lý tốt cần cho cấp dưới của mình thấy rằng bạn là điểm đến hoàn hảo để xin ý kiến mỗi khi gặp khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ; cũng như cho họ cơ hội để tư duy và thực hiện công việc theo cách của bản thân.

Những nhân viên cấp dưới khi bị nhà quản lý của mình điều khiển quá vi mô sẽ có hai xu hướng: Họ nghỉ việc để có thể làm việc cho một người quản lý mới cho họ chỗ để thực hiện công việc của mình; hoặc những người nhân viên này sẽ để não của mình ở nhà vì họ biết nhà quản lý sẽ kiểm soát từng bước của công việc.

Để thoát khỏi thói quen xấu này, hãy dành nhiều thời gian hơn bàn giao công việc. Thay vì chỉ đơn giản là đưa nó ra, các nhà quản lý mới cần dành thời gian để chia sẻ tầm nhìn và mục tiêu; dành thời gian cho câu hỏi và lên lịch kiểm tra thường xuyên. Nếu nhà quản lý cung cấp một lộ trình rõ ràng phía trước với các điểm kiểm tra theo lịch trình thì họ hoàn toàn có thể theo sát được tiến trình công việc mà vẫn có thể cho nhân viên của mình không gian để thực hiện công việc.

4. Né tránh trách nhiệm

Khi còn là nhân viên, ta chỉ phải chịu trách nhiệm cho những hành động và phần việc của bản thân. Những khi bước lên vị trí quản lý, dù muốn hay không, nhà quản lý cũng phải chịu trách nhiệm cho mọi việc xảy ra trong bộ phận của mình. Dù nhà quản lý có làm nó hoặc có biết về nó hay không.

Mọi điều mà nhân viên cấp dưới làm, hoặc không làm, đều là trách nhiệm của nhà quản lý. Quyền lực thường đi kèm với trách nhiệm. Bởi vậy, nhà quản lý mới cần có cái nhìn bao quát với mọi vấn đề trong bộ phận của mình để kiểm soát công việc được vận hành trơn tru.

Khi có sự cố xảy ra, nhà quản lý tuy nghiêm khắc với người gây ra vấn đề nhưng cũng cần tỏ ra mình sẵn sang gánh vác cùng. Hành động này sẽ làm cho nhà quản lý mới có được uy tín trong mắt cấp trên cũng như gắn kết đội ngũ của mình.

5. Không bảo vệ quyền lợi của nhân viên

Nhiều nhà quản lý mới nghĩ rằng mình chỉ cần hoàn thành tốt nhiệm vụ đôn đốc, quản lý cấp dưới của mình thực hiện công việc.

Tuy nhiên, đó chỉ là về mặt đối nội. Về mặt đối ngoại, nhà quản lý cũng cần phải bảo vệ quyền lợi cho đội ngũ của mình . Những bộ phận khác có thể muốn đổi lỗi cho đội ngũ của nhà quản lý vì những vấn đề chung. Cấp trên có thể muốn chất đống công việc vào bộ phận của nhà quản lý. Phòng nhân sự có thể cho rằng đội ngũ của nhà quản lý đang được trả mức lương quá cao…

Trong những thời điểm đó, việc của nhà quản lý là phải đứng về phía nhân viên của mình và chắc chắn rằng họ được đối xử công bằng. Ngay cả đôi khi hành động của nhà quản lý không thành công, đội ngũ cấp dưới vẫn sẽ nhận thấy cấp trên của mình đang cố gắng bảo vệ quyền lợi cho đội ngũ và họ sẽ đánh giá cao nỗ lực này.

6. Ít tương tác với cấp trên

Rất nhiều nhà quản lý mới chỉ tập trung vào thực hiện tốt việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với đội nhóm của họ mà quên dành thời gian để giao tiếp với cấp trên.

Nhà quản lý mới nghĩ rằng chính cấp trên là người mới thăng chức cho bạn, chắc sếp hiểu mình bận rộn thế nào và chính sếp cũng có vẻ rất bận rộn nên sẽ không có thời gian để tương tác? Điều này là hoàn toàn sai. Công việc của nhà quản lý mới vẫn giống như trước khi họ trở thành quản lý, đó là giúp đỡ cấp trên của mình.
Đừng nghĩ rằng vì sếp là cấp trên nên sếp sẽ biết hết mọi thứ. Nhà quản lý mới cần chủ động báo cáo với cấp trên để vừa cung cấp các thông tin cần thiết, vừa nhận sự hướng dẫn và đào tạo.

7. Đối xử với mọi người như nhau

Có một sự khác biệt giữa đối xử công bằng với tất cả mọi người (điều cần thiết) và đối xử với mọi người như nhau (đó là một sai lầm của nhà quản lý mới).
Mỗi người đều là duy nhất và đều có những mối quan tâm, cá tính độc đáo riêng. Vậy nên nhà quản lý cần có những cách đối xử riêng biệt. Để làm được điều đó, nhà quản lý cần cố gắng để hiểu những gì quan trọng đối với mỗi nhân viên.

Ví dụ, một cậu nhân viên đi làm vào sáng thứ Hai với hy vọng có ai đó hỏi về đội bóng đá trẻ con mà anh ta đang huấn luyện cuối tuần. Nhưng cũng có những người khác xem việc hỏi về cuộc sống cá nhân của họ như một sự xâm phạm quyền riêng tư. Hay có những người nhân viên chỉ quan tâm tăng lương; nhưng cũng những nhân viên chỉ coi trọng việc thăng tiến…

Tìm hiểu những gì quan trọng với đội ngũ của mình. Có thể là dò hỏi trực tiếp hay thông qua quan sát ngôn ngữ cơ thể. Nắm được những thông tin này, nhà quản lý có thể dễ dàng thúc đẩy đội ngũ của mình làm việc hiệu quả hơn cũng như gây dựng được thiện cảm trong mắt nhân viên của mình của mình.

Bonus

Nếu những nhà quản lý mới cảm thấy mình thiếu kiến thức trong vấn đề quản trị; muốn học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế và đang đi tìm một điểm tựa để phát triển sự nghiệp cao hơn nữa… Học MBA Andrews chính là một trong những giải pháp tối ưu.

Qua những bài học được hệ thống theo giáo trình chuẩn Mỹ; những case-study thực tế được chia sẻ từ những giáo sư, tiến sĩ có nhiều năm kinh nghiệm trong giảng dạy cũng như dạn dày kinh nghiệm thực chiến; những buổi phản biện, thảo luận nhóm, thuyết trình cùng những bạn học là các nhà quản lý, chuyên viên, giám đốc điều hành của những doanh nghiệp trong nước và quốc tế… người học sẽ hiểu được một cách nền tảng cách thức hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp, thu lại được nhiều kinh nghiệm quản trị độc đáo và thúc đẩy bản thân vươn tới vị trí cao hơn với tấm bằng MBA chuẩn Mỹ được cấp trực tiếp từ Đại học Andrews.