Các nguyên tắc vàng để quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý chi phí là một phần quan trọng trong các chiến lược tăng trưởng kinh doanh không những giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí dư thừa mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Hãy cùng MBA Andrews tìm hiểu các nguyên tắc vàng giúp CEO quản lý chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp mình.

Nguyên tắc 1: Gắn kết hoạt động quản lý chi phí với mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng

Đa số các công ty hiện nay chưa thấy được  tầm quan trọng của việc gắn kết quản lý chi phí với chiến lược kinh doanh cũng như nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Công ty, doanh nghiệp chỉ có thể đạt lợi nhuận ở mức tăng trưởng cao khi có sự gắn kết chặt chẽ của 2 yếu tố: cắt giảm chi phí và gia tăng doanh số bán hàng.

Nếu doanh nghiệp có khoản chi phí quá cao thì sẽ phải giới hạn các khoản đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh. Các đối thủ cạnh tranh với phương thức chi phí hiệu quả hơn có thể đạt được những mức lợi nhuận tương tự hoặc thậm chí cao hơn trong khi vẫn đủ tiền đầu tư cho các hoạt động khác như xúc tiến kinh doanh, tiếp thị và đổi mới. Nhưng nếu chú trọng quá đến việc cắt giảm chi phí mà không đầu tư cho sự tăng trưởng dài hạn sẽ dẫn đến đình trệ trong kinh doanh, làm xói mòn vị thế kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 2: Điều chỉnh mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi thu và chiến lược kinh doanh cụ thể

Công ty cần phải đặt ra mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn nhằm khích lệ các nhà quản lý đồng thuận về sự cắt giảm chi phí khác nhau để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, cũng cần xác định % lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và % có được từ nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác. Có ba nhân tố khác cần được quan tâm khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí tại bất cứ công ty nào. Những nhân tố này nên cân bằng, và không một nhân tố nào được đặc quyền ưu tiên hơn: Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các hoạt động kinh doanh khác trong công ty?

Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí tương tự của các đối thủ cạnh tranh? Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng?

Nguyên tắc 3: Phân biệt giữa chi phí tốt và chi phí xấu

Nghệ thuật quản lý chi phí tốt hay không đều nằm ở mục tiêu cắt giảm chi phí và tăng trưởng. Bài toán đặt ra cho các nhà quản trị đó là làm thế nào để cắt giảm theo phương thức hợp lý nhất mà không mất đi năng lực thiết yếu hoặc giảm đi độ cạnh tranh của doanh nghiệp? Chìa khóa để giải bài toán này đó là, phân biệt các loại chi phí giúp tăng trưởng lợi nhuận và chi phí có thể cắt giảm để chuyển từ tiết kiệm sang khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh.

Chẳng hạn như, các nhà quản lý sẽ tự đặt ra câu hỏi: yếu tố nào trong các chi phí là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào không là cần thiết? Liệu những trợ cấp cho nhân viên bán hàng có thể cắt giảm được không? Còn các chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài chính kế toán thì sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì và việc tái đầu tư đem lại những lợi ích nào? Các nhà quản lý phải phân biệt rõ nét giữa chi phí tốt và chi phí xấu, từ đó điều chỉnh các chi phí ở mức phù hợp nhằm tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo ưu thế cạnh tranh rõ rệt cho doanh nghiệp mình.

Nguyên tắc 4: Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại

Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức luôn là những điều kiện tiên quyết cho hoạt động quản lý chi phí hiệu quả nhất. Việc này có thể được thực hiện theo một vài phương cách khác nhau.

– Thứ nhất, công ty xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận kinh doanh.

– Thứ hai, ban quản lý giới thiệu các phương pháp mới để giám sát hoạt động của các chi phí cùng những giải pháp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ.

– Thứ ba, công ty lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm” dưới sự quản lý trực tiếp của Ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng.

Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất để hoạt động quản lý chi phí đạt hiệu quả cao chính là sự cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí với các yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phí đóng một vai trò thích hợp và rõ ràng trong lịch trình tăng trưởng kinh doanh của công ty.