Cách lập kế hoạch và dự báo chi phí nhân sự hiệu quả

Kế hoạch nhân sự là một phần quan trọng trong bản kế hoạch kinh doanh và dự báo tài chính của bạn. Ngoài việc giúp bạn lập ra lập ngân sách cho nhân viên hiện tại và tương lai, kế hoạch nhân sự cũng cho phép bạn đưa ra quyết định xem nên thuê ai và khi nào nên thuê họ.

Và nếu như bạn đang thuyết trình với các nhà đầu tư thiên thần hoặc nhà đầu tư mạo hiểm để được cấp vốn, họ sẽ muốn biết lý do tại sao bạn và đội ngũ của mình lại có tiềm năng để phát triển và mở rộng quy mô doanh nghiệp cũng như một bản kế hoạch tuyển dụng cụ thể.

Các nhà đầu tư sẽ muốn biết:

• Đội ngũ của bạn cần có những vị trí nào?
• Khi nào bạn định lấp đầy tất cả chúng?
• Bạn sẽ tốn bao nhiêu chi phí để xây dựng đội ngũ mà bạn cần ?

Những gì cần có trong phần nhân sự của kế hoạch kinh doanh của bạn

Đối với nhiều công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ, mỗi nhân sự đều là một tài sản vô cùng quý giá. Việc thuê đúng người vào đúng thời điểm có thể có tạo ra những tác động đáng kể giúp doanh nghiệp có khả năng đạt được các mốc và mục tiêu quan trọng.

Trả lời những câu hỏi chiến lược về nguồn nhân lực như: khi nào cần bổ sung vị trí mới, mức lương thưởng, hay nên thuê toàn thời gian hay theo hợp đồng… đều là một phần trong bản kế hoạch nhân sự.

Bởi vậy, cho dù bạn có đang tìm kiếm đầu tư hay không, thì việc xây dựng kế hoạch và dự báo nhân sự là một phần thiết yếu của việc lập kế hoạch kinh doanh và hoạch định chiến lược cho khả năng tồn tại lâu dài của doanh nghiệp. Hãy cũng Andrews The Power MBA điểm qua năm bước chính để xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả:

1. Mô tả đội nhóm của bạn

Trong phần “nhóm” của kế hoạch kinh doanh, bạn sẽ cần mô tả tổng quan về các vị trí quan trọng trong công ty và lý lịch của những người sẽ đảm nhận những vai trò quan trọng đó. Thông thường ở bước này, bạn sẽ nêu bật từng vị trí lãnh đạo trong công ty của mình và sau đó nói một cách tổng quát hơn về các phòng ban và đội nhóm.

Tuy nhiên, hãy ngắn gọn. Bạn không cần phải liệt kê đầy đủ lý lịch của từng thành viên trong nhóm — một bản tóm tắt nhanh về lý do tại sao mỗi người đủ khả năng để thực hiện công việc của họ là đủ. Hãy mô tả kỹ năng và kinh nghiệm của mỗi người và những gì họ đã, đang và có thể làm cho công ty.

Hãy nêu điểm mạnh của đội nhóm mà bạn lãnh đạo. Làm thế nào mà mỗi thành viên trong nhóm khiến cho đội của bạn mạnh hơn? Họ có chuyên môn và kinh nghiệm cụ thể nào trong ngành kinh doanh của công ty (hoặc ngành có liên quan)? Giả sử bản nghiên cứu thị trường của bạn đang chỉ ra một cơ hội tuyệt vời, tại sao đội ngũ của bạn lại nhóm có thể tận dụng nó tốt nhất?

Đối với các nhà đầu tư tiềm năng, phần này giúp xác định lý do tại sao mỗi thành viên trong nhóm lại cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Nó là một sự minh chứng cho mức lương hay số cổ phần (nếu là chủ sở hữu một phần của công ty) mà các thành viên trong đội nhóm xứng đáng nhận được.

2. Mô tả cơ cấu tổ chức của bạn

Cơ cấu tổ chức của công ty bạn thường được thể hiện dưới dạng “biểu đồ tổ chức” và cho biết ai sẽ báo cáo cho ai hay ai sẽ chịu trách nhiệm về việc gì.

Tuy nhiên, bạn không cần phải tạo một biểu đồ tổ chức trực quan và mô tả cấu trúc tổ chức của bạn tốt như thế nào. Chỉ cần đảm bảo thể hiện rằng bạn có một cấu trúc rõ ràng cho công ty của mình và trả lời hai câu hỏi: Quyền hạn có được phân bổ đầy đủ giữa các nhóm không? Và bạn có đủ nguồn lực để hoàn thành mọi việc cần thiết để phát triển công ty của mình không?

Bạn cũng sẽ muốn đề cập đến các phòng ban khác nhau mà công ty của bạn sẽ có trong tương lai. Chẳng hạn như: Bán hàng, dịch vụ khách hàng, phát triển sản phẩm, tiếp thị, sản xuất, v.v.

Tuy nhiên, bạn không cần phải lên kế hoạch tuyển dụng để xây dựng tất cả những đội nhóm này ngay lập tức. Hãy coi phần này như một bản phác thảo về những gì mà bạn dự định làm trong tương lai với công ty của mình.

3. Giải thích về những khoảng trống

Không có vấn đề gì khi có khoảng trống trong nhóm của bạn, đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu khởi nghiệp. Bạn có thể chưa tìm được người phù hợp, hoặc bạn có thể chưa có đủ quỹ lương để thuê nhân sự cho những vai trò thiết yếu.

Nhưng điều quan trọng là bạn phải biết rằng khoảng trống trong nhóm của mình có tồn tại — đây là cách bạn tìm ra người bạn cần thuê và khi nào bạn cần thuê họ. Ngoài ra, việc xác định và xác định những điểm còn khuyết trong đội nhóm sẽ tốt hơn nhiều so với việc giả vờ rằng doanh nghiệp của bạn đã có tất cả các vai trò quan trọng cần thiết. Trong kế hoạch kinh doanh của bạn, hãy giải thích tổ chức của bạn đang yếu ở đâu và kế hoạch của bạn là gì để khắc phục vấn đề khi bạn phát triển.

Bạn có thể thử che giấu những điểm yếu tiềm ẩn của mình với các nhà đầu tư, nhưng không khó để họ có thể nhìn thấy những điều đó. Tốt hơn hết là bạn nên cởi mở và trung thực về những khoảng trống của doanh nghiệp mình và kế hoạch của bạn để giải quyết vấn đề. Bạn sẽ cần họ biết bạn đã xác định và lập kế hoạch cẩn thận để giảm thiểu rủi ro trong công việc kinh doanh.

Bạn cũng cần lưu ý rằng trong những ngày đầu thành lập công ty, mỗi một nhân sự có thể đảm nhiệm nhiều vị trí, nhưng sự chuyên môn hóa sẽ là càn thiết khi công ty phát triển hơn.

Ví dụ: ban đầu, Giám đốc điều hành cũng có thể là Phó Giám đốc Kinh doanh. Tuy nhiên, cuối cùng, vai trò Phó Giám đốc Kinh doanh nên được một chuyên đảm nhận. Việc thêm vào dự định về những sự thay đổi này trong bản kế hoạch nhân sự sẽ giải thích cho các nhà đầu tư rằng bạn tin tưởng tưởng và hiểu cách công ty của mình sẽ phát triển và mở rộng quy mô như thế nào.

4. Liệt kê danh sách các cố vấn, chuyên gia tư vấn và thành viên hội đồng quản trị của công ty

Đối với nhiều công ty, các cố vấn bên ngoài, thành viên hội đồng quản trị và những chuyên gia tư vấn có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập chiến lược kinh doanh. Những người này thậm chí có thể tạm thời đảm nhiệm các vị trí chủ chốt khi công ty của bạn phát triển. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ cần liệt kê những người này trong kế hoạch nhân sự của mình. Giống như nhóm quản lý của bạn, hãy mô tả những thông tin cơ bản ngắn gọn về từng cố vấn chính và giải thích về các giá trị mà họ mang đến.

Với những cố vấn không nắm giữ các vai trò quan trọng, bạn không nhất thiết phải liệt kê họ. Tuy nhiên, hãy liệt kê bất kỳ ai đang mang lại giá trị đáng kể cho công ty bằng cách đưa ra những lời khuyên đắt giá.

5. Dự báo chi phí nhân sự của bạn

Hầu hết các kế hoạch kinh doanh nên bao gồm một bảng nhân sự để dự báo chi phí của nhân viên. Dưới đây là những chi phí bạn cần biết khi dự báo.

Chi phí lao động trực tiếp và gián tiếp

Trong đây là cả chi phí trực tiếp (thường bao gồm tiền lương) cũng như chi phí gián tiếp bao gồm:

• Thời gian nghỉ có lương
• Chăm sóc sức khỏe và bảo hiểm
• Những lợi ích và quyền lợi khác

Tỷ lệ gánh nặng và chi phí liên quan đến nhân viên

Có nhiều tên gọi khác nhau cho các chi phí gián tiếp trong vấn đề nhân sự. Tuy nhiên, bạn có thể gọi nó là “tỷ lệ gánh nặng” hoặc “chi phí liên quan đến nhân viên”. Đây là một khoản chi lớn hơn, bao gồm: thuế trả lương, bảo hiểm bồi thường cho người lao động, bảo hiểm y tế, cũng như các khoản thuế và phúc lợi khác…

Đối với mục đích lập kế hoạch kinh doanh, đừng căng thẳng về việc đưa ra con số chính xác cho “tỷ lệ gánh nặng”. Thay vào đó, hãy ước tính nó bằng cách sử dụng tỷ lệ phần trăm trong tổng số tiền lương hàng tháng. Khoảng từ 15% đến 25% là con số phù hợp.

Trong bản kế hoạch nhân sự của mình, bạn có thể liệt kê cả từng cá nhân cũng hay cả nhóm người. Có thể bạn sẽ muốn liệt kê những cá nhân chủ chốt và những nhân viên được trả lương cao khác; nhưng để tiện cho việc quản lý, hãy nhóm các phòng ban hoặc tập thể người lại với nhau. Ví dụ: bạn có thể liệt kê khoản chi phí cho nhóm quản lý, nhưng sau đó, bạn cũng có thể tổng hợp chi phí của từng bộ phận Tiếp thị, Dịch vụ khách hàng và Sản xuất…

Bạn có cần một bản kế hoạch nhân sự nếu bạn không có nhân viên?

Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất và không có nhân viên, bạn vẫn nên tính tiền lương của chính mình như một phần của kế hoạch kinh doanh. Hãy đảm bảo bao gồm tiền lương của bạn được tính đến như một khoản chi phí trong Báo cáo lãi và lỗ. Ngay cả khi bạn, chủ doanh nghiệp và không nhận lương, bạn vẫn sẽ muốn ghi lại những gì đáng lẽ bạn phải được trả.

Kết luận

Lập kế hoạch nhân sự là một phần giá trị trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh vì nó buộc bạn phải suy nghĩ về những việc cần phải hoàn thành trong doanh nghiệp và ai sẽ là nhữngm điều đó. Hãy dành thời gian để lập một bản kế hoạch nhân sự chi tiết và bạn sẽ hiểu rõ hơn về những gì mình cần để làm cho doanh nghiệp thành công.