Chuyển đổi số – bước chuyển mình tất yếu của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ

Chuyển đổi số trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 không còn là sự lựa chọn mà đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu để doanh nghiệp có thể thực sự tồn tại. Hoạt động chuyển đổi số được các doanh nghiệp hướng tới trong tương lai như một cách hiệu quả để gia tăng hợp tác và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Vậy chuyển đổi số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi số ? Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp như nào? Hãy tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) là việc tích hợp công nghệ và kỹ thuật số vào quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức, với mục tiêu chính là gia tăng hiệu quả vận hành, nâng cao trải nghiệm và làm hài lòng khách hàng và hơn nữa là tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Công nghệ 4.0 phát triển bằng sự kết hợp hoàn hảo giữa điện thoại thông minh, hệ thống thanh toán điện tử và nhu cầu của người tiêu dùng, giờ đây, chỉ bằng một vài cử chỉ vuốt, chạm liên tục là bạn đã có được thứ mình muốn. Từ dịch vụ giao hàng tận tay như giao hàng tiết kiệm cho đến ứng dụng gọi xe Grab, Beamin, Now…tất cả đều có thể thực hiện nhanh chóng chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Điều này không chỉ đem lại sự hài lòng đến cho người mua mà còn là sự thành công cho người bán.

Tại sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi số?

Có nhiều lợi ích doanh nghiệp thu được từ chuyển đổi số như :

• Tối giản hóa và giảm chi phí quản lý, vận hành
• Cải thiện chiến lược khách hàng
• Xác định chính xác phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng
• Cập nhật nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống thông tin, báo cáo thông suốt, kịp thời.
• Tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ mới.
• Trải nghiệm khách hàng toàn cầu
• Nâng cao hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp
• Tăng sự nhanh nhẹn và đổi mới

Theo báo cáo của các tổ chức uy tín trên thế giới, quyết tâm chuyển đổi mạnh mẽ sẽ khiến các nước đang phát triển, trong đó có thể giúp Việt Nam tăng năng suất lao động lên từ 30 – 40%, đóng góp đến 20 – 30% tăng trưởng GDP, tránh được bẫy thu nhập trung bình.

6 Bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số

Bước 1: Đánh giá hiện trạng, xác lập mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là nhà lãnh đạo cần phải xác định rõ tình hình thực tế của doanh nghiệp để xác định đích đến của chuyển đổi số là ở đâu. Chuyển đổi số là quá trình lâu dài và gian nan doanh nghiệp rất khó để hoàn thành trong một thời gian ngắn.

Do vậy, để thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp mang lại giá trị bền vững và lâu dài, các lãnh đạo cần dành thời gian để nghĩ đến một kết quả cuối cùng mà chuyển đổi số mang lại, ví dụ như ưu tiên tăng doanh thu hay giảm thời gian vận hành.

Để có thể xây dựng mục tiêu mong muốn. Hãy trả lời những câu hỏi:

• Khoảng trống trong các chiến lược kinh doanh trước và mô hình tổ chức của doanh nghiệp?
• Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ hỗ trợ nhân viên của mình ở những công việc nào?
• Đội ngũ nhân viên đang gặp vấn đề gì về quy trình làm việc không?
• Xác định mục tiêu doanh thu của công ty.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến những tác động của chuyển đổi số đến khách hàng. Hãy trả lời những câu hỏi như:

• Doanh nghiệp muốn cung cấp trải nghiệm như thế nào cho khách hàng của mình?
• Làm thế nào để rút ngắn thời gian khách hàng chờ đợi?
• Áp dụng công nghệ để giảm thiểu các công việc xử lý thủ công của nhân viên như thế nào?

Những vấn đề xuất phát từ khách hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiều công ty công nghệ cao báo cáo rằng họ đã cắt giảm chi phí từ 10% – 20% nhờ chuyển đổi số. Các công ty này cũng báo cáo tăng trưởng doanh thu từ 10% – 15% nhờ chuyển đổi quy trình trải nghiệm khách hàng của họ.

Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp

Sau khi đã có một hình dung nhất định về lộ trình chuyển đổi số cũng như thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp cần phải đánh giá lại mức độ sẵn sàng cho việc tái cấu trúc quy trình vận hành của mình. Đây là một bài toán không hề đơn giản bởi nó đòi hỏi doanh nghiệp phải thoả mãn 2 yếu tố.

• Yếu tố con người:

Đây là yếu tố quan trọng hơn cả vì xét cho cùng công nghệ cũng chỉ là một loại công cụ. Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải có tư duy chịu đổi mới, chịu thay đổi, có tầm nhìn xa, nhìn rộng, sẵn sàng đưa doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Bên cạnh đó, cần có nhân lực am hiểu về công nghệ thông tin để thực hiện các công việc chuyển đổi số. Nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo để có thể thích ứng với chuyển đổi số.

• Yếu tố dữ liệu:

Dữ liệu là tài sản đặc biệt quan trọng cho bước chuyển mình về công nghệ của doanh nghiệp. Nếu tận dụng tốt, dữ liệu sẽ tạo bàn đạp giúp doanh nghiệp chuyển đổi công nghệ nhanh hơn.

Do vậy, ban quản trị cần tìm đến sự phân tích chuyên nghiệp của các chuyên viên phân tích dữ liệu để biến thông tin thành tài sản vốn và tận dụng nó làm bàn đạp trong việc chuyển đổi số. Ngoài việc kiểm tra, phân tích dữ liệu hiện có trong nội bộ doanh nghiệp, các lãnh đạo cũng cần phải chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược của mình. Để từ đó tạo ra một tầm nhìn bao quát về chuỗi giá trị của doanh nghiệp trước khi tiến hành chuyển đổi số.

Bước 3: Số hóa dữ liệu quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp

Trong các bước chuyển đổi số, số hóa dữ liệu được coi là bước cơ bản nhất doanh nghiệp phải thực hiện để giảm thiểu tối đa các công việc thủ công

Thông thường, tại doanh nghiệp tồn tại nhiều các đầu việc thủ công có tính chất lặp lại gây mất thời gian và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên, ngoài ra, việc tiêu tốn lượng giấy lớn cho việc lưu trữ dữ liệu gây tốn kém diện tích, dễ hư hỏng do tác động của ngoại cảnh và việc tra cứu cũng rất khó khăn, tốn nhiều thời gian

Số hoá dữ liệu bằng cách chuyển toàn bộ tài liệu bản cứng này sang dạng tài liệu điện tử thuận tiện cho việc sàng lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tiết kiệm không gian lưu trữ.

• Số hóa dữ liệu về nhân sự
• Số hóa dữ liệu khách hàng
• Số hóa dữ liệu về quy trình
• Số hóa dữ liệu về công việc

Việc ứng dụng các phần mềm, giải pháp công nghệ vào quá trình xử lý dữ liệu như các phần mềm quản trị doanh nghiệp cũng sẽ giúp các doanh nghiệp đơn giản hoá quá trình xử lý và quản trị cơ sở dữ liệu của công ty.

Bước 4: Đưa ra đầu mục cần thay đổi và lựa chọn công nghệ phù hợp

Ban lãnh đạo không nhất thiết phải gồm toàn những người am hiểu công nghệ. Nhưng cần phải phải có những người có tầm nhìn chiến lược. Khi có thông tin các dữ liệu được số hóa thì sẽ thấy bao quát và hiểu được thông tin từ các con số, những người lãnh đạo người có thể đưa ra những đánh giá về quy trình của doanh nghiệp

• Biết được quy trình quản lý nào cần được cải tiến
• Tìm ra quy trình lỗi thời cần thay đổi
• Xem xét những khâu nào trong quy trình còn chưa đảm bảo thì đưa ra điều chỉnh
• Khâu nào chưa sẵn sàng và hướng giải quyết như thế nào

Công nghệ quyết định 70% sự thành công của doanh nghiệp trong tất cả các bước chuyển đổi số doanh nghiệp. Từ việc số hóa giấy tờ, số hóa văn phòng, làm việc từ xa đến chuyển đổi số quy trình làm việc đều cần sự can thiệp của công nghệ 4.0. Có thể thấy áp dụng công nghệ là xu hướng chuyển đổi số.

Sau đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp đã có cơ hội tiếp cận nhiều hơn với mô hình làm việc từ xa. Điều đó đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý công việc và nhân viên từ xa, xây dựng một văn phòng điện tử – làm việc online cũng sẽ là xu hướng mới.

Bước 5: Số hóa quy trình chính sách

Quy trình chính sách là vấn đề khó nhất trong các bước chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây lại bước quan trọng nhất trong chặng đường chuyển đổi số.

Quy trình cần số hóa trong doanh nghiệp được chia thành:

• Quy trình nội bộ doanh nghiệp: quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, sản xuất kinh doanh, quy trình báo cáo, phối hợp công việc trong doanh nghiệp, quy trình làm việc giữa cấp trên cấp dưới, quy trình làm việc nội bộ phòng ban, quy trình làm việc của cá nhân….
• Quy trình làm việc khách hàng: Quy trình chăm sóc, tư vấn khách hàng; quy trình làm việc với đối tác…

Số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian làm việc nội bộ, đặt và giải quyết vấn đề nhanh gọn hơn, tiết kiệm chi phí nhân sự, tăng năng suất xử lý công việc,… Mặt khác, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng, đối tác, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Bước 6: Xây dựng hệ thống báo cáo

Khi mọi thứ đã số hóa, đây là lúc xây dựng hệ thống báo cáo. Hệ thống này có thể là báo cáo tiến độ nhân sự, báo cáo doanh số, báo cáo tiếp thị… Lưu ý rằng, quá trình xây dựng và cải tiến báo cáo cần lặp đi lặp lại liên tục.

Từ các số liệu báo cáo thống kê, nắm được số liệu đầy đủ và giải pháp công nghệ sẽ giúp nâng cao hiệu suất, đưa doanh nghiệp đi nhanh và đúng hướng, tạo lợi thế cạnh tranh.

Ví dụ về chuyển đổi số trong các hoạt động của doanh nghiệp

1. Chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh

Các phần mềm, giải pháp chuyển đổi số đã chiếm một tỷ trọng không nhỏ các doanh nghiệp ứng dụng vào hoạt động quản lý bán hàng, bán hàng trực tuyến, đa kênh, tiếp thị, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị kênh phân phối, cụ thể:

• Phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ và bán hàng đa kênh được đông đảo cửa hàng và doanh nghiệp sử dụng: Kiot Việt, Sapo thu hút khoảng 100.000 cửa hàng sử dụng hay Haravan, Nhanh, … là sự lựa chọn của hàng nghìn doanh nghiệp khác, …
• Các sàn thương mại điện tử như Sendo, Tiki, Lazada, Shopee, …thu hút hàng trăm nghìn doanh nghiệp đang trực tiếp kinh doanh
• Tiếp thị số (digital marketing) trên các nền tảng tiếp thị số như Facebook, Google, Youtube, Tiktok, Instagram,…được một tỷ trọng lớn các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng như là một phương pháp tiếp thị quan trọng (chiếm khoảng hơn 20% trong tổng chi tiêu quảng cáo tại Việt Nam) trong hoạt động tiếp thị, bán hàng.

2. Chuyển đổi số trong quản trị và vận hành

Chưa có nhiều doanh nghiệp ứng dụng các giải pháp ERP, HRM, E-Office, phần mềm chấm công, tính lương,… nhưng nhìn chung, đã có một lượng lớn doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số cơ bản trong quản trị và vận hành, cụ thể là:

• Hơn 60% doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm kế toán
• Trên 200.000 doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử
• Đa số doanh nghiệp đều đã trang bị và sử dụng chữ ký số;
• Phần lớn doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm khai báo thuế trực tuyến, khai báo bảo hiểm xã hội trực tuyến

Chuyển đổi số là một thử thách lớn cho doanh nghiệp. Nó không chỉ đòi hỏi sự cố gắng từ ban quản trị đến toàn bộ đội ngũ nhân viên, mà còn đòi hỏi một chiến lược rõ ràng, kiên định dựa trên những phân tích kỹ càng, tổng quát về dữ liệu. Sự đầu tư đúng mực và sự nghiêm túc trong quá trình thực thi.

Thay đổi phù hợp và đúng hướng sẽ là “nấc thang” đưa doanh nghiệp chạm đến tầng cao mới.