Duy trì nhân sự lâu dài – Nỗi đau đầu của các doanh nghiệp

Làm sao khi nhân viên lâu năm nghỉ việc? Tuyển nhân sự mới thế nào để tìm kiếm được người phù hợp?… Có rất nhiều câu hỏi khó làm đau đầu các doanh nghiệp trong vấn đề quản trị nhân sự.

Bài toán về chi phí và thời gian

Nhìn vào số liệu khảo sát ở tấm Infographic của MBA Andrews, ta cũng có thế thấy:

• 16% quỹ tiền lương hàng năm để thay thế nhân viên cho các công việc có thu nhập thấp (kiếm được dưới $30.000 một năm). Ví dụ: chi phí để thay thế một nhân viên bán lẻ $10/giờ sẽ mất $3,328.
• 20% quỹ tiền lương hàng năm cho các vị trí tầm trung (kiếm được $30.000 đến $50.000 một năm).Ví dụ: chi phí để thay thế người quản lý có mức lương $40.000 / năm sẽ mất $8.000.
• Lên đến 213% quỹ tiền lương hàng năm cho các vị trí điều hành cấp cao. Ví dụ: chi phí để thay thế một CEO có mức lương $100.000 / năm sẽ mất $213.000.

Làm sao mà chi phí có thể nhiều như vậy? Dưới đây là câu trả lời khi đi sâu vào cụ thể:

Sau sự ra đi của nhân sự cũ, cần phải mất một khoảng thời gian nhất định để tìm kiếm được nhân sự phù hợp. Vậy là một khoản chi phí (quảng cáo tuyển dụng, trả tiền cho các công ty tuyển dụng, phỏng vấn…) đã mất trong thời gian này. Tiếp theo đó, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí đào tạo nhập môn:

• Trong 1 tháng đầu, 25% lương sẽ được trả cho năng suất công việc và 75% còn lại trả cho nhân viên là chi phí đào tạo.
• Mức năng suất được tăng lên khoảng 50% trong vòng 5 tới 12 tuần.
• Trong khoảng tuần từ thứ 13 tới 20, người nhân viên mới sẽ đạt năng suất là 75% phần lương và chi phí đào tạo chỉ còn 25% .
• Tuy nhiên, để đạt đến 100% năng suất, một người nhân viên mới có thể cần tới 1 năm.

Bên cạnh đó, còn những khoản chi phí khác không khó để nhìn ra:

• Mất đi sự gắn kết (đối với những bộ phận làm việc theo đội ngũ, việc thiếu đi một mắt xích quen thuộc có thể khiến cho cả bộ phận đó giảm năng suất làm việc)
• Ảnh hưởng đến tinh thần của người ở lại mỗi khi có người xin thôi việc
• Tỷ lệ nhầm lẫn của nhân viên mới trong công việc thường cao hơn.
• Chi phí đào tạo người cũ (những chi phí đào tạo người cũ sẽ ra đi cùng với họ).

Vậy đâu là phương hướng để giải bài toán này?

Hãy chia vấn đề ra thành từng phần và giải quyết chúng:

1. Nguồn tuyển dụng

Để xây dựng một đội ngũ nhân sự gắn bó lâu dài, đầu tiên cần phải đi tìm những nguồn đầu vào chất lượng. Có 4 kênh thông dụng mà doanh nghiệp có thể từ đó tìm kiếm nguồn nhân sự. Kênh có hiệu quả kém nhất lại là kênh mà doanh nghiệp thường hay dùng nhất: Website tuyển dụng. Kênh có hiệu quả tốt nhất (nếu doanh nghiệp đã xây dựng được thương hiệu) chính là Website của doanh nghiệp; bởi đây là nơi những người thực sự hứng thú với doanh nghiệp sẽ chủ động tìm đến.

Kênh tốt thứ hai có thể kể đến chính là nguồn nhân sự được giới thiệu bởi những người đang làm việc tại doanh nghiệp; bởi vì những người này hiểu doanh nghiệp cần gì và họ cũng hiểu trong số những người quen của họ, ai là người phù hợp với doanh nghiệp (một số doanh nghiệp áp dụng chính sách thưởng tiền cho người giới thiệu khi người được giới thiệu trở thành nhân viên chính thức sau thời gian thử việc và đem lại hiệu quả rất tích cực).

Cuối cùng là kênh “head hunter”. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bỏ tiền để thuê công ty bên ngoài tìm kiếm nhân sự chất lượng. Tuy nhiên, để tìm được những nhân sự phù hợp nhất, bản thân các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp đôi khi cũng phải chủ động đích thân ra tay “săn đầu người”.

2. Quy trình phỏng vấn và tuyển dụng

Ở bước này, vòng phỏng vấn văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Các câu hỏi cần được soạn để có thể đánh giá xem ứng viên có phù hợp để làm việc lâu dài với doanh nghiệp hay không. Nếu ứng viên không vượt qua được vòng này, doanh nghiệp cần phải quán triệt rõ ràng là dù giỏi đến đâu cũng không nhân.

Trước đó, khi soạn ra yêu cầu tuyển dụng, để tránh mất thời gian thì doanh nghiệp cũng cần mô tả dễ hiểu và chính xác nhất những yêu cầu của công việc; tránh việc ôm đồm thêm những thứ không quá liên quan hay viết quá chung chung. Ví dụ như tuyển Designer nhưng lại yêu cầu thành thạo phần mềm văn phòng? (Họ chỉ cần biết đủ dùng) Hay viết bài đăng tuyển dụng với yêu cầu chung chung như “thái độ làm việc chuyên nghiệp”? (Hãy nói thẳng là chúng tôi cần bạn đúng giờ trong công việc)

3. Đào tạo

Theo khảo sát từ các doanh nghiệp tại Mỹ, 31% nhân viên giỏi sẽ muốn gắn bó với doanh nghiệp nếu được đào tạo và phát triển bản thân. Vậy nên, vạch ra lộ trình đào tạo rõ ràng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp khi muốn duy trì nhân sự lâu dài.

Theo truyền thống, việc đào tạo nhân sự sẽ diễn ra tại một lớp học nào đó, về một chủ đề nào đó, trong khoảng từ một đến vài buổi học. Tuy nhiên thì phương pháp này vừa tốn kém vừa không đem lại hiệu quả quá cao, đặc biệt là khi ta biết rằng một số người sẽ quên đi 90% những gì học được chỉ trong vòng một tháng, nếu không áp dụng kiến thức thường xuyên.

Học tập nên là một quá trình đa diện, chủ động. Việc gửi nhân sự của doanh nghiệp trở về với trường học với những buổi lý thuyết tẻ nhạt sẽ không giúp ích được quá nhiều. Trong thực tế, đa phần con người học tập tốt nhất bằng cách thực hành. Có một sự thật là dù cho ta có thể đọc hết tất cả các những bài hướng dẫn tìm được trên internet, nhưng cho đến khi bước lên máy bay với một người huấn luyện viên chuyên nghiệp, ta mới đang thực sự học bay. Theo công thức 70-20-10, một lý thuyết thường được sử dụng trong chuyên môn đào tạo về nguồn học tập tối ưu nhất của các nhà quản trị thành công:

– 70% từ những công việc khó khăn
– 20% từ mọi người (chủ yếu là những người cấp cao và thông thái hơn)
– 10% từ các khóa học và việc đọc

Nhìn chung, để đào tạo nhân sự, doanh nghiệp cần sáng tạo hơn trong quy trình đào tạo cũng như kết hợp cả việc đào tạo vào trong nhiệm vụ công việc.

4. Động lực

Điều gì thúc đẩy mọi người? Và điều gì làm mất lòng họ? Nhiều nhà quản lý đã mắc những sai lầm nghiêm trọng khi tạo ra những phần thưởng làm mất lòng nhân viên?

Ví dụ như một số nhà quản lý thường xuyên đưa ra mức thưởng để khuyến khích nhân viên khi họ hoàn thành công việc. Về lâu dài, những người nhân viên này dần cảm thấy đây là một chuyện hiển nhiện. Họ chẳng có thêm động lực hay cảm kích cấp trên của mình khi được thưởng. Tuy nhiên, nếu bỏ đi phần thưởng, những người nhân viên này lại cảm thấy như bị mất đi quyền lợi của mình. Đây là hành động ném tiền qua cửa sổ và chắc chắn không phải là ý định ban đầu của nhà quản lý.

Công việc của một người lãnh đạo là tạo ra một môi trường có thể thúc đẩy, duy trì động lực làm việc và tránh tối đa việc tạo ra sự bất mãn của nhân viên. Đặc biệt với những người lao động tri thức như: lập trình viên, nhân viên văn phòng, kỹ thuât viên… thì việc nhà quản lý có thể hiểu những gì quan trọng với nhân viên và đưa ra những quyết định đúng đắn chính là chìa khóa để khiến họ hoàn thành tốt công việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Theo khảo sát của công ty Tuyển dụng Hays (Singapore), top 5 yếu tố tạo động lực làm việc cho nhân viên theo thứ tự là:

• Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống (60%)
• Mức lương tốt (40%)
• Địa điểm làm việc (37%)
• Sự thăng tiến (31%)
• Cách quản lý và môi trường làm việc (30%)

Và theo kết quả khảo sát của Hiệp hội Tâm lý Mỹ với 1240 nhân viên toàn thời gian cũng như bán thời gian, trên 18 tuổi về chủ đề “đánh giá 9 yếu tố chính làm cho nhân viên muốn gắn bó với doanh nghiệp”:

• Tôi yêu thích công việc của mình. (67%)
• Công việc này phù hợp với những khía cạnh khác trong cuộc sống của tôi. (67%)
• Phúc lợi. (60%)
• Tiền lương. (59%)
• Tôi cảm thấy gắn kết với doanh nghiệp này. (56%)
• Đồng nghiệp của tôi. (51%)

5. Nâng cao trình độ nhà quản lý

Và cuối cùng, người duy nhất có thể đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề duy trì nhân sự hay những vấn đề khác của doanh nghiệp chính là nhà quản trị. Vậy nên việc tự nâng cao trình độ bản thân mỗi ngày đối với họ là một yêu cầu bắt buộc.

Lại nói về mô hình 70 : 20 : 10 ở phần 3, khi nhà quản lý nào cũng có 70% (đối mặt với những công việc khó khăn), thì điều khiến họ có thể bứt phá và trở nên vượt trội so với những nhà quản lý khác chính là 30% còn lại. Có những người lựa chọn mở rộng kết giao để tìm kiếm cơ hội học hỏi từ những nhà quản lý giỏi hơn, có những người lựa chọn tham gia những khóa học kỹ năng ngắn hạn để phát triển bản thân, có những người lựa chọn đọc thêm nhiều sách để cập nhật kiến thức quản trị kinh doanh…

Và có nhiều người lựa chọn có cả 3 thứ này khi theo học MBA Andrews. Là chương trình thạc sĩ Quản trị kinh doanh đến từ Andrews University – một trong những trường đại học lâu đời tại Michigan – Hoa Kỳ; lý thuyết cùng lịch trình học của MBA Andrews được thiết kế riêng để phù hợp với mục tiêu và nhu cầu quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam nhưng vẫn bảo đảm những tiêu chuẩn khắt khe của Đại học Andrews.

Cụ thể, các buổi học sẽ diễn ra vào ngày cuối tuần; mỗi môn học 4 tuần, gồm hai tuần đầu trên lớp, tuần thứ ba học qua hệ thống Moodle và tuần thứ tư làm bài tập nhóm hoặc thuyết trình để kết thúc môn. Mỗi giờ học hay từng môn học lẫn khóa luận, đề tài nghiên cứu đều xoay quanh các vấn đề thực tiễn, giải quyết những bài toán khó của doanh nghiệp như vấn đề tài chính, quản trị nhân sự, mở rộng thị trường…

Bên cạnh đó, phần nhiều học viên MBA Andrews khi trở lại với việc học tập đều đã là quản lý cấp cao hoặc giám đốc điều hành. Vậy nên, không chỉ từ bản thân chương trình, chính những học viên cũng có thể chia sẻ cho nhau những kiến thức, kinh nghiệm quý báu trong thời gian công tác, làm việc của mình. Đây cũng là cơ hội tốt để mở rộng các mối quan hệ hợp tác kinh doanh hay chỉ đơn giản là tìm kiếm những người bạn cùng chí hướng.

Sau khóa học kéo dài 18-20 tháng, học viên có thể lựa chọn nhận bằng do Andrews University trực tiếp cấp tại Việt Nam hoặc sang Mỹ tham dự lễ tốt nghiệp và nhận bằng.