Làm sao khi nhân viên lâu năm nghỉ việc? Tuyển nhân sự mới thế nào để tìm kiếm được người phù hợp?… Đó là những câu hỏi khó luôn làm đau đầu nhiều doanh nghiệp.

Bài toán về chi phí và thời gian

Doanh nghiệp nào cũng hiểu việc phát triển nhân sự về mặt dài hạn là rất quan trọng. Tuy nhiên thì nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lại không hề chú trọng đến việc duy trì nhân sự cũ.

Trong thực tế kinh doanh, doanh nghiệp đã và đang phải đối mặt với rất nhiều nan đề khó; duy trì nhân sự cũng chỉ là một trong số đó và được xếp vào những vấn đề có thể xử lý bằng các giải pháp tạm thời. “Tỷ lệ nhân sự thôi việc cao? Vậy thì tăng tỷ lệ tuyển thêm. Doanh nghiệp có thể dần thay đổi cầu trúc để thích nghi và hoạt động bình thường với vấn đề này.”

Tuy nhiên, mọi thứ chỉ trông có vẻ bình thường cho đến khi doanh nghiệp để mắt đến các số liệu về chi phí khi thay thế một nhân viên. Theo nghiên cứu từ Deloitte ( một tổ chức thuộc Big Four trong ngành kiểm toán thế giới): “Nhiều tài liệu chỉ ra rằng chi phí thiệt hại khi mất đi một nhân viên của doanh nghiệp có thể là 10.000 USD cho tới gấp 1.5 đến 2 lần mức lương hằng năm.”

Nhìn vào số liệu khảo sát ở tấm Infographic của MBA Andrews, ta cũng có thế thấy:

• 16% quỹ tiền lương hàng năm để thay thế nhân viên cho các công việc có thu nhập thấp (kiếm được dưới $30.000 một năm). Ví dụ: chi phí để thay thế một nhân viên bán lẻ $10/giờ sẽ mất $3,328.
• 20% quỹ tiền lương hàng năm cho các vị trí tầm trung (kiếm được $30.000 đến $50.000 một năm).Ví dụ: chi phí để thay thế người quản lý $40.000 sẽ mất $8.000.
• Lên đến 213% quỹ tiền lương hàng năm cho các vị trí điều hành cấp cao. Ví dụ: chi phí để thay thế một CEO $100.000 mất $213.000.

Làm sao chi phí có thể nhiều như vậy? Đây là câu trả lời khi đi sâu vào cụ thể:

Sau sự ra đi của nhân sự cũ, cần phải mất một khoảng thời gian nhất định để tìm kiếm được nhân sự phù hợp. Vậy là một khoản chi phí (quảng cáo tuyển dụng, phỏng vấn, trình diện) đã mất trong thời gian này. Và tiếp theo, doanh nghiệp còn phải đến với chi phí đào tạo nhập môn:

• Trong 1 tháng đầu, 25% lương sẽ được trả cho năng suất công việc và 75% còn lại trả cho nhân viên là chi phí đào tạo.
• Mức năng suất được tăng lên khoảng 50% trong vòng 5 tới 12 tuần.
• Trong khoảng tuần từ thứ 13 tới 20, người nhân viên mới sẽ đạt năng suất là 75% phần lương và chi phí đào tạo chỉ còn 25% .
• Tuy nhiên, để đạt đến 100% năng suất, người nhân viên mới có thể cần tới 1 năm.

Bên cạnh đó, còn những khoản chi phí khác không khó để nhìn ra:

• Mất đi sự gắn kết (đối với những bộ phân làm việc theo đội ngũ. Việc thiếu đi một mắt xích quen thuộc khiến cho cả bộ phận đó giảm năng suất làm việc)
• Ảnh hưởng đến tinh thần của người ở lại mỗi khi có người xin thôi việc
• Tỷ lệ nhầm lẫn của nhân viên mới trong công việc cao hơn.
• Chi phí đào tạo người cũ (những chi phí đào tạo người cũ sẽ ra đi cùng với họ).

Vậy đâu là phương hướng để giải bài toán này?

Hãy chia vấn đề ra thành từng phần và giải quyết:

1. Nguồn tuyển dụng

Để tìm được những nhân sự gắn bó lâu dài, đầu tiên cần phải đi tìm các nguồn đầu vào chất lượng. Có 4 kênh thông dụng mà doanh nghiệp có thể từ đó tìm kiếm nguồn nhân sự. Kênh có hiệu quả kém nhất lại là kênh mà doanh nghiệp thường hay dùng nhất, Website tuyển dụng. Kênh có hiệu quả tốt nhất ( nếu doanh nghiệp đã xây dựng được thương hiệu) chính là Website/fanpage của chính doanh nghiệp; bởi đây là nơi những người thực sự hứng thú với doanh nghiệp sẽ chủ động tìm đến.

Kênh tốt thứ hai có thể kể đến chính là nguồn nhân sự từ sự giới thiệu từ các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp; bởi đây là những người hiểu doanh nghiệp cần gì và họ cũng hiểu trong số những người quen của họ, ai là người phù hợp với doanh nghiệp (một số doanh nghiệp áp dụng chính sách thưởng tiền cho người giới thiệu khi người được giới thiệu trở thành nhân viên chính thức sau thời gian thử việc và đem lại hiệu quả rất tích cực).

Cuối cùng là kênh “head hunter”. Có thể bỏ tiền để thuê công ty bên ngoài tìm kiếm nhân sự chất lượng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tìm được nhân sự phù hợp nhất, bản thân các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp đôi khi cũng chủ động đích thân ra tay “săn đầu người”.

2. Quy trình phỏng vấn và tuyển dụng

Trong phỏng vấn, sẽ có vòng phỏng vấn văn hóa doanh nghiệp. Các câu hỏi được soạn ra để đánh giá người nhân viên có phù hợp để làm việc lâu dài với doanh nghiệp hay không. Nếu không vượt qua được vòng này, cần phải quán triệt rõ ràng là dù giỏi đến đâu cũng không nhân.

Trước đó, khi soạn ra yêu cầu tuyển dụng, để tránh mất thời gian thì nên mô tả dễ hiểu và chính xác nhất những yêu cầu của công việc. Không nên ôm đồm thêm những thứ không quá liên quan hay viết quá chung chung. Ví dụ như tuyển Designer nhưng lại yêu cầu thành thạo phần mềm văn phòng? Họ chỉ cần biết đủ dùng thôi. Hay viết chung chung như “thái độ làm việc chuyên nghiệp”? Hãy nói thẳng là chúng tôi cần bạn làm mọi thứ đúng giờ.

3. Đào tạo

Theo khảo sát từ các doanh nghiệp tại Mỹ, 31% nhân viên giỏi sẽ muốn gắn bó với doanh nghiệp nếu được đào tạo và phát triển bản thân. Vậy nên, vạch ra lộ trình đào tạo rõ ràng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp khi muốn duy trì nhân sự lâu dài.

Theo truyền thống, việc đào tạo nhân sự sẽ diễn ra tại một lớp học nào đó, về một chủ đề nào đó, trong khoảng từ một đến vài buổi học. Tuy nhiên thì phương pháp này vừa tốn kém vừa không đem lại hiệu quả quá cao, đặc biệt là khi ta biết rằng một số người sẽ quên đi 90% những gì học được chỉ trong vòng một tháng, nếu không áp dụng thường xuyên.

Việc học tập nên là một quá trình đa diện, chủ động. Gửi nhân sự của doanh nghiệp trở về với trường học với những buổi lý thuyết tẻ nhạt sẽ không cải thiện được quá nhiều, ngoại trừ việc khiến họ chán muốn chết. Trong thực tế, con người học tốt nhất bằng cách thực hành.

Sự thật là, dù ta có thể đọc hết thảy tất cả các những bài hướng dẫn tìm được trên internet, nhưng cho đến khi ta bước lên máy bay với một người huấn luyện viên, ta sẽ không thực sự đang học bay. Theo công thức 70-20-10, một lý thuyết thường được sử dụng trong chuyên môn đào tạo về nguồn học tập tối ưu nhất của các nhà quản trị thành công, ta có thể thấy:

– 70% từ những công việc khó khăn
– 20% từ mọi người (chủ yếu là những người cấp cao hơn)
– 10% từ các khóa học và việc đọc

Nhìn chung, để đào tạo nhân sự, doanh nghiệp cần sáng tạo hơn trong quy trình đào tạo cũng như kết hợp cả việc đào tạo vào trong nhiệm vụ công việc.

4. Động lực

Điều gì thúc đẩy mọi người? Và điều gì làm mất lòng họ? Nhiều nhà quản lý đã mắc những sai lầm nghiêm trọng khi tạo ra những phần thưởng làm mất lòng nhân viên?

Ví dụ như một số nhà quản lý thường xuyên đưa ra mức thưởng để khuyến khích nhân viên khi họ hoàn thành công việc. Về lâu dài, những người nhân viên này dần cảm thấy đây là một chuyện hiển nhiện. Họ có không có thêm chút động lực hay cảm kích cấp trên của mình khi được thưởng. Tuy nhiên, nếu bỏ đi phần thưởng, vô hình chung những người nhân viên này sẽ cảm thấy như bị mất đi quyền lợi của mình. Đây là hành động ném tiền qua cửa sổ và chắc chắn không phải là ý định ban đầu của nhà quản lý.

Công việc của một người lãnh đạo là tạo ra một môi trường thúc đẩy, duy trì động lực làm việc và tránh tối đa việc tạo ra sự bất mãn của nhân viên. Đặc biệt với những người lao động tri thức như : lập trình viên, nhân viên văn phòng, kỹ thuât viên… thì hiểu những gì quan trọng với nhân viên chính là chìa khóa để khiến họ hoàn thành tốt công việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Theo khảo sát của công ty Tuyển dụng Hays (Singapore), top 5 yếu tố tạo động lực làm việc cho nhân viên theo thứ tự là:

• Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống (60%)
• Mức lương tốt (40%)
• Địa điểm làm việc (37%)
• Sự thăng tiến (31%)
• Cách quản lý và môi trường làm việc (30%

Cũng theo một khảo sát của Hiệp hội Tâm lý Mỹ với 1240 nhân viên toàn thời gian cũng như bán thời gian, trên 18 tuổi về chủ đề “đánh giá 9 yếu tố chính làm cho nhân viên muốn gắn bó với doanh nghiệp”. Dưới đây là kết quả:

• Tôi yêu thích công việc của mình. (67%)
• Công việc này phù hợp với những khía cạnh khác trong cuộc sống của tôi. (67%)
• Phúc lợi. (60%)
• Tiền lương. (59%)
• Tôi cảm thấy gắn kết với doanh nghiệp này. (56%)
• Đồng nghiệp của tôi. (51%)

5. Nâng cao trình độ nhà quản lý

Và cuối cùng, người duy nhất có thể đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề duy trì nhân sự hay những vấn đề khác của doanh nghiệp chính là nhà quản trị. Vậy nên việc tự nâng cao trình độ bản thân mỗi ngày đối với họ là một yêu cầu bắt buộc.

Lại nói về mô hình 70 : 20 : 10 ở phần 3, khi nhà quản lý nào cũng có 70% ( đối mặt với những công việc khó khăn), thì điều làm họ bứt phá và trở nên khác biệt so với những nhà quản lý khác chính là 30% còn lại. Có những người lựa chọn kết giao để học hỏi từ những nhà quản lý giỏi hơn, có những người lựa chọn tham gia những khóa học kỹ năng ngắn hạn để phát triển bản thân, có những người lựa chọn đọc thêm nhiều sách để cập nhật kiến thức quản trị kinh doanh…

Và có nhiều người lựa chọn có cả 3 thứ này khi theo học MBA Andrews. Là chương trình thạc sĩ Quản trị kinh doanh đến từ Andrews University – một trong những trường đại học lâu đời tại Michigan – Hoa Kỳ; lý thuyết cùng lịch trình học của MBA Andrews được thiết kế riêng để phù hợp với mục tiêu và nhu cầu quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam nhưng vẫn bảo đảm những tiêu chuẩn khắt khe của Đại học Andrews.

Cụ thể, các buổi học sẽ diễn ra vào ngày cuối tuần; mỗi môn học 4 tuần, gồm hai tuần đầu trên lớp, tuần thứ ba học qua hệ thống Moodle và tuần thứ tư làm bài tập nhóm hoặc thuyết trình để kết thúc môn. Mỗi giờ học hay từng môn học lẫn khóa luận, đề tài nghiên cứu đều xoay quanh các vấn đề thực tiễn, giải quyết những bài toán khó của doanh nghiệp như vấn đề tài chính, quản trị nhân sự, mở rộng thị trường…

Học viên MBA Andrews trong lễ nhận bằng tốt nghiệp tại Việt Nam năm 2019

Bên cạnh đó, phần nhiều học viên MBA Andrews khi trở lại với việc học tập đều đã là quản lý cấp cao hoặc giám đốc điều hành. Vậy nên, không chỉ từ bản thân chương trình, chính những học viên cũng có thể chia sẻ cho nhau những kiến thức, kinh nghiệm quý báu trong thời gian công tác, làm việc của mình. Đây cũng là cơ hội tốt để mở rộng các mối quan hệ hợp tác kinh doanh hay chỉ đơn giản là tìm kiếm những người bạn cùng chí hướng.

Sau khóa học kéo dài 18-20 tháng, học viên có thể lựa chọn nhận bằng do Andrews University trực tiếp cấp tại Việt Nam hoặc sang Mỹ tham dự lễ tốt nghiệp và nhận bằng.

CƠ HỘI HỌC BỔNG HẤP DẪN TRONG KỲ TUYỂN SINH MỚI

HÃY NHANH HƠN khi thế giới đang CHẬM LẠI. Đừng bỏ lỡ cơ hội nhận suất học bổng toàn phần 2020 và các suất học bổng khác của MBA Andrews. Thời hạn nộp hồ sơ xét tuyển đợt 1 là trước 30/06/2020. Đăng ký ngay hôm nay để có sự CHUẨN BỊ TỐT NHẤT cho sự nghiệp THĂNG TIẾN sau đại dịch COVID-19!

Đăng ký nhận tư vấn chương trình MBA Andrews TẠI ĐÂY.