Làm sao để đối phó với Deadline tưởng chừng như bất khả thi?

Những thời hạn công việc bất khả thi luôn là một trong những nỗi sợ hãi lớn nhất của chúng ta khi làm việc. Nhưng có một sự thật là, khi được quản lý tốt, những thời hạn này hiếm khi bất khả thi như chúng ta tưởng.

Nhiều người trong chúng ta đã và đang phải xoay sở để cố gắng hoàn thành công việc của mình trước những thời hạn khó khăn. Chúng là những thách thức không nhỏ, đôi khi không thực tế và có thể gây ra sự căng thẳng cao độ – đó là lý do tại sao rất nhiều người e ngại những thời hạn này.

Vậy làm sao để vượt qua thử thách này? Hãy cùng Andrews The Power MBA đến với danh mục lời khuyên giúp bạn có thể quản lý tốt hơn những thời hạn công việc của mình để làm việc hiệu quả và hạnh phúc hơn.

Chấp nhận rằng thời hạn đã đến

Grant Butler, Giám đốc điều hành của công ty Tư vấn dịch vụ biên tập Editor Group chia sẻ: “Khi tới thời hạn, bạn phải hoàn thành công việc của mình gọn gàng và hoàn chỉnh nhất có thể, sau đó thì kết thúc.”

Butler nói. “Tư duy làm việc hiệu quả nhất là hành động với tất cả những gì bạn có thể trong thời gian được cho, và gửi những gì bạn có khi đến hạn; đừng nên suy nghĩ rằng nếu có nhiều thời gian hơn thì bạn sẽ làm ra những thứ hoàn hảo hơn.”

Giữ bình tĩnh dưới áp lực

Điều quan trọng là ta đừng nên xem thời hạn như những quả bom hẹn giờ.

Butler nói: “Rất nhiều việc có thể hoàn thành trong một thời gian ngắn nếu bạn ở trạng thái bình tĩnh và không để căng thẳng làm lu mờ suy nghĩ của mình.”

“Hãy chỉ lo lắng về một thứ khi rõ ràng là đang có vấn đề, thay vì đốt cháy năng lượng cảm xúc của mình vào các báo động sai.”

Sớm thông báo về những sự cố

Đừng chịu đau khổ trong im lặng.

Ruth MacKay, Giám đốc điều hành của OURTEL Solutions khuyên: “Nếu bạn đang gặp phải một vấn đề có nguy cơ làm chậm thời hạn, hãy thông báo cho người quản lý của bạn biết. Điều này sẽ giúp họ có cơ hội hỗ trợ hoặc phản ứng sớm hơn. Nó tốt hơn nhiều so với việc giữ im lặng cho đến khi thời hạn cuối cùng tới và nhiệm vụ vẫn chưa được hoàn thành.”

Đặt ra thời hạn giả

Theo một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng của Hoa Kỳ, thời hạn đặt ra gần thời điểm hiện tại hơn sẽ tạo động lực thúc đẩy mọi người sớm bắt đầu công việc của họ, trong khi thời hạn càng xa thì càng dễ dẫn đến sự trì hoãn.

Butler nói: “Hãy nói với nhóm của bạn hoặc những người khác rằng bạn cần sự đóng góp của họ trước khi bạn thực sự cần nó.”

Sử dụng các công cụ hỗ trợ

Các công cụ quản lý thời gian có thể đặc biệt hữu ích nếu dự án bạn đang làm cần có sự hợp tác với nhiều bên liên quan. Theo MacKay, các công cụ như Slack và Asana có thể cung cấp một không gian chung để mọi người có thể dễ dàng giao tiếp và quản lý tài liệu, “nếu sử dụng hiệu quả những công cụ này, bạn sẽ không phải mất thời gian lướt qua các chuỗi email dài để tìm được thông tin bạn cần.”

Chia thời hạn thành các mốc nhỏ hơn

Ngay cả những người làm việc chăm chỉ nhất cũng không thể biến điều không thể thành có thể, nhưng thường thì những ‘deadlines’ chỉ khiến ta cảm thấy bất khả thi khi nhìn nó trông có vẻ quá sức, MacKay nói. “Hãy chia nhỏ dự án thành một loạt các cột mốc quan trọng hoặc các nhiệm vụ công việc được giao, và đặt ra thời hạn hoàn thành cho từng việc. Điều này sẽ giúp bạn có thể đáp ứng được thời hạn cuối cùng và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ công việc nặng nhọc nhất không bị đẩy xuống phần cuối của dự án khi thời hạn cuối cùng đã đến gần.”

Ngắt kết nối với bên ngoài để tập trung hơn

Điều này có thể là nói dễ hơn làm trong thời đại ngày nay, nhưng đôi khi chúng ta thực sự cần ngắt kết nối. Chỉ kiểm tra email và tin nhắn vào đầu buổi sáng và trước khi bạn rời đi vào buổi tối, ngắt kết nối với thế giới bên ngoài vào giữa hai khoảng thời gian này. Tuy nhiên, trước khi vào chế độ “ngắt kết nối”, bạn cần phải chuẩn bị trước cho sự vắng mặt của mình.

“Bạn có thể cân nhắc thiết lập những phản hồi tự động để giải thích rằng bạn hiện đang làm một công việc rất quan trọng và sẽ trả lời tất cả các email vào cuối ngày”, MacKay gợi ý.

Đặt ra thời hạn “mềm”

Ngay cả những kế hoạch làm việc hoàn hảo nhất cũng có thể trở bị trễ thời hạn bởi một biến cố nào đó. Bởi vậy, nếu có thể, hãy thiết lập thời gian hoàn thành mục tiêu cách thời hạn thực ít nhất một ngày. (hoặc dài hơn, tùy thuộc vào nhiệm vụ công việc và thời hạn mà bạn nhận được.)

“Điều này giúp bạn sẽ có đủ thời gian để sửa chữa mọi thứ nếu như bạn nhận ra có vấn đề nào đó vào những phút cuối,” Butler khuyên.

Thiết lập một bản kế hoạch dựa trên thời gian thực tế

Hãy vạch ra một bản kế hoạch dựa trên thời gian thực tế để nắm rõ danh mục nhiệm vụ công việc cũng như thời gian bạn sẽ bắt đầu và hoàn thành chúng. Quan trọng là, hãy thực tế về những gì mà bạn hoặc những người khác có thể hoàn thành, thay vì quá tham vọng.

Việc đề xuất kéo dài thời hạn không bao giờ là cách tốt nhất, nhưng tự đặt mình vào một nhiệm vụ chắc chắn thất bại thì còn tệ hơn.

Đưa ra những đề xuất đúng đắn trong việc xác định thời hạn

Emma Bannister, Giám đốc điều hành của Presentation Studio cho biết chìa khóa để đẩy lùi thời hạn là định hướng đúng đắn. Cô nói: “Thông thường, những người đang yêu cầu một cái gì đó nhanh chóng thường đang rất vội vàng hoặc chưa có nhận thức đúng về những công việc cần phải làm. Hãy đặt câu hỏi và cùng thảo luận với người ra yêu cầu về việc “Họ đã nghĩ về những ảnh hưởng của việc đưa ra thời hạn quá mức gấp gáp chỉ để ‘sớm hoàn thành công việc’chưa? Mục đích thực sự của nhiệm vụ mà họ cần hoàn thành là gì? Có cách nào có thể nới giãn thời hạn ra không?…”

Sẵn sàng nói không

Bannister nói: “Đôi khi, bạn nên sẵn sàng nói ‘không’ nếu như thời hạn được đưa ra quá mức không hợp lý.” Cô ấy cũng chỉ ra rủi ro của việc cung cấp một thứ gì đó qúa nhanh chóng cũng có thể làm hỏng thương hiệu của bạn về lâu dài và nói rằng khách hàng sẽ tôn trọng bạn hơn nếu họ biết rằng họ đang đến với bạn vì chất lượng chứ không phải vì bạn làm việc rất nhanh và vội vàng.

Tuy nhiên, như MacKay lưu ý, khi phản ứng với thời hạn không hợp lý, bạn cần phải chủ động và dựa trên những vấn đề cùng giải pháp. Ví dụ: “Tôi có thể hoàn thành nhiệm vụ công việc này, nhưng tôi sẽ cần XYZ để nộp các chứng từ cho ABC.”

Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ khó khăn

Tất nhiên, một khi thời hạn đã được đặt ra và đồng hồ bắt đầu chạy tích tắc, sự trì hoãn và tê liệt có thể trở thành kẻ thù tồi tệ nhất của bạn. MacKay nói: “Hãy bắt đầu với những điều khó khăn. Việc buộc bản thân phải hoàn thành những nhiệm vụ khó khăn nhất trước sẽ giúp bạn không còn trì hoãn. Một khi nhiệm vụ khó khăn nhất được hoàn thành, phần còn lại của dự án sẽ chỉ như một làn gió nhẹ ”.