Những sai lầm phổ biến trong quản lý của doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn phải bận rộn với hàng núi công việc chồng chất. Bởi vậy, nhiều người trong số họ không có đủ thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng và làm tốt nhiệm vụ quản lý tài chính. Do đó, họ thường đưa ra không ít quyết định sai lầm liên quan tới vấn đề tài chính và gây ảnh hưởng tiêu cực tới công việc kinh doanh.

Theo khảo sát từ Tổng cục Thống kê, nguyên nhân lớn nhất khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải dừng hoạt động kinh doanh hay tuyên bố phá sản chính là gặp vấn đề trong việc quản lý dòng tiền. Hãy cùng MBA Andrews tìm hiểu những sai lầm về tài chính phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải:

1. Ép buộc phải tăng trưởng

Một công ty phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm với Facebook Ads. Trong tháng đầu tiên, công ty đã lấy lại vốn rất nhanh. Người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và kỳ vọng doanh số bán hàng cũng sẽ tăng gấp 5 lần.

Tuy nhiên, điều đó đã không xảy ra. Người giám đốc ấy đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi khách hàng không phù hợp với sản phẩm công ty, cụ thể hơn là dù có tiếp cận được khách hàng nhưng cũng không thể bán được sản phẩm. Và hiển nhiên, việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng tiêu cực tới sức khỏe tài chính và dẫn tới việc công ty này phải đi vay vốn để có thể tiếp tục hoạt động.

Câu chuyện trên cho thấy việc có mục tiêu tăng trưởng là tốt nhưng khi đặt ra mục tiêu, ta cũng phải nhìn nhận từ nhiều phía và cân nhắc kỹ lượng. Đây là trách nhiệm của nhà quản trị khi lên chiến lược kinh doanh.

2. Chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng

Có hai số liệu để xác định xem liệu khách hàng có mang lại lợi nhuận mà công ty đã dự đoán hay không?

• Chi phí nhận được: là số tiền mà khách hàng chi trả cho sản phẩm trong 1 lần.
• Giá trị lâu dài: là tổng số tiền mà khách hàng bỏ ra trong một khoảng thời gian dài.

Doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn chi phí nhận được. Điều này có nghĩa là kiếm được khách hàng trung thành sẽ tốt hơn kiếm được khách hàng “tạm thời”.

Việc chi quá nhiều vào việc bán hàng mà không có sự cân nhắc hợp lý về chi phí nhận được và giá trị lâu dài có thể vẫn sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận, nhưng con số này là rất thấp. Bởi vậy, nhà quản trị cần suy xét chi phí nào cần chi, cái nào cần tinh lược để cân đối việc thu chi. Và hãy nhớ rằng, ngoài số tiền phải bỏ ra cho việc bán hàng, doanh nghiệp còn có rất nhiều khoản chi khác như: tiền lương của nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền Internet,…

3. Tính toán lợi nhuận không chính xác

Một điển hình khác từ thực tế như khách hàng của ProfitBooks – một công ty chuyên bán phụ kiện di động trên thị trường thương mại điện tử. Anh ta nhập một số lượng lớn headphone từ ProfitBooks với giá 8,40 usd rồi bán nó với giá 13,96 usd và tin rằng sẽ kiếm được 30-40% tiền lời trên mỗi sản phẩm mua đi bán lại.

Nhưng cho đến khi làm bảng cân đối tài chính cuối năm, anh ta mới nhận ra mình đã thua lỗ. Nguyên do là bởi anh ta đã không cân nhắc đến những chi phí chênh lệch như: phí giao dịch, phí vận chuyển (thay đổi theo từng đơn đặt hàng), chi phí lưu kho và quan trọng nhất – chi phí lợi nhuận.

Rất nhiều doanh nghiệp cảm thấy rằng họ sẽ nhận lại khá nhiều tiền lãi trong công việc kinh doanh nhưng thực tế, họ thường phải chi trả một con số rất lớn cho nhiều khoản chi phí khác. Vậy nên, việc dự đoán những chi phí sẽ phát sinh là cách làm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra một mức giá hợp lý khi tới tay người tiêu dùng.

4. Chậm trễ thanh toán

Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại không ít tới doanh nghiệp, nhất là những công ty thường xuyên phải làm việc với nhà cung cấp.

Bởi không phải nhà cung cấp nào cũng đủ thời gian (và kiên nhẫn) để chờ đợi khoản tiền cần thanh toán, việc chi trả chậm trễ sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh uy tín của doanh nghiệp và những cơ hội hợp tác trong tương lai.

Cách tốt nhất, doanh nghiệp nên thường xuyên giải quyết những khoản thanh toán trong khoảng thời gian 3 tháng đổ lại để hoạt động kinh doanh được trôi chảy

5. Quản lý thuế không đúng cách

Thuế là tiền phạt để làm tốt. Nghe có vẻ buồn cười nhưng đó là sự thật. Thuế là nghĩa vụ mà buộc công ty phải thực hiện tốt dù có thích hay không. Hơn nữa, phải luôn thanh toán đúng thời hạn. Bất cứ khi nào công ty bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, nó có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh doanh nghiệp. Do đó, phải tính toán chính xác các khoản thuế trong kế hoạch tài chính.

Công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế nếu như nhà quản trị không rành về phần này. Bởi việc tính toán thuế còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo.

Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế cũng có thể gây ảnh hưởng đến tài chính. Ví dụ như tỷ giá thuế có thể thay đổi từ 12% lên 12,36% và sau đó lên 15% chỉ trong thời gian ngắn, buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.

Do vậy, cần phải luôn có kế hoạch dự phòng cho những tình huống thay đổi như ví dụ ở trên. Đặc biệt, nhà quản trị phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại cho nhân viên để có thể cân chỉnh các nguồn chi tiêu hợp lý.

6. Đòn bẩy tài chính

Cũng như sử dụng đòn bẩy kinh doanh, việc sử dụng đòn bẩy tài chính như sử dụng “con dao hai lưỡi”. Nếu tổng tài sản không có khả năng sinh ra một tỷ suất sinh lời đủ lớn để bù đắp chi phí lãi vay nợ thì tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu (vốn cổ phần thường) bị giảm sút, bởi lẽ phần lợi nhuận do vốn chủ sở hữu (vốn cổ phần thường) làm ra phải dùng để bù đắp sự thiếu hụt của khoản lãi vay phải trả.

Chính vì vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải tính toán thật kỹ trước khi ra quyết định vay vốn và cần phải có kế hoạch sử dụng vốn vay tiết kiệm và hiệu quả.