Quản lý thời gian “Long tail”: Những việc nhỏ nhặt đã chiếm phần lớn thời gian trong ngày của bạn như thế nào?

“Những người lao động đang lãng phí quá nhiều thời gian trên mạng xã hội hay các trang web gây mất tập trung và làm cho những người sử dụng lao động chịu thiệt hại một số tiền khổng lồ mỗi năm!”

Bạn có thể đã thấy dòng trên được nhắc đến khá nhiều lần từ khi mạng xã hội bắt đầu bùng nổ. Và trong hơn 1 năm trở lại đây, khi tình hình dịch bệnh Covid 19 vẫn đang diễn ra căng thẳng và nhiều người lao động buộc phải làm việc tại nhà với ít sự giám sát hơn, vấn đề trên lại bắt đầu trở thành một chủ đề nóng. Nhưng liệu người lao động có thực sự lười biếng và mất tập trung như vậy không?

Chúng ta có thực sự dành 1,5 giờ (hoặc nhiều hơn) mỗi ngày trên Facebook / Twitter / Youtube / Instagram như những gì các báo cáo vẫn nói không?

Nhiều người tự hào rằng mình đã làm tốt công việc của mình. Và họ cũng không muốn mình là người dành hàng giờ đồng hồ làm việc để làm các hoạt động vô bổ như: dạo qua các trang web, mạng xã hội. Tuy nhiên, rất ít người trong số họ cảm thấy mình đã làm việc trọn vẹn cả ngày dài. Vậy, thời gian của họ đã trôi về đâu?

Câu trả lời là: Cái “long tail” (đuôi dài) – đại diện cho tất cả những điều nhỏ nhặt họ làm trong ngày đã lấy đi phần lớn thời gian làm việc của của họ.

“Đuôi dài” có nghĩa là gì?

Cách dễ nhất để giải thích “đuôi dài” là nghĩ về một trang web như Amazon. Bạn có thể có thấy hàng nghìn sản phẩm trong bất kỳ danh mục nào, nhưng phần lớn doanh số bán hàng thuộc về một số ít những “người bán hàng tốt nhất”.

Theo thuật ngữ thống kê, những người bán hàng tốt nhất đó được gọi là “người đứng đầu”. Trong khi phần còn lại là hàng nghìn người chỉ bán được một hoặc hai sản phẩm mỗi tháng, được gọi là “đuôi dài”.

Nói theo cách khác, phần “đuôi dài” là tất cả các mục hoặc điểm được thống kê, mặc dù ở cấp độ cá nhân thì nhỏ, nhưng lại là một con số rất đáng kể khi chúng được gộp lại với nhau. Đây là một khái niệm hơi phức tạp nếu chỉ diễn tả bằng từ ngữ. Bởi vậy, hãy xem nó trông như thế nào về mặt trực quan.

Có cả phần “đầu” (màu xanh da trời) và phần “đuôi dài” (màu xanh lá) về cách bạn sử dụng thời gian trong ngày

Bây giờ, hãy áp dụng ý tưởng về phần “đầu” và phần “đuôi dài” vào việc quản lý thời gian.

Tất cả chúng ta đều có những công việc mà chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày, cho dù đó là quản lý, lên kế hoạch chiến lược, nghiên cứu thị trường… Nếu chúng ta sử dụng một công cụ như RescueTime để xem phân bổ cách chúng ta sử dụng thời gian, đây sẽ là các hoạt động trong phần “đầu”. Trong trường hợp để minh họa dưới đây, nó trông như sau:

Ta có thể thấy trong giờ làm việc của tháng 6 năm 2018, người này đã dành phần lớn thời gian để viết trên Google Docs hoặc IA Writer, chỉnh sửa và đăng các bài viết trên blog RescueTime, đồng thời sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác như Gmail, Slack, Zoom và Trello.

Trên thực tế, chỉ riêng những hoạt động đó đã chiếm tới 76% thời gian làm việc của người này trong tháng 6 năm 2018 (hay tổng cộng 102 giờ).

Người này cũng dành khoảng 9% thời gian của mình trên mạng xã hội. Nhưng con số tổng cộng mới chỉ là 85%. Vậy 15% còn lại thì sao?

Đó là “long tail” – tất cả những phần mềm và website người đó sử dụng trong ngày làm việc không mất nhiều thời gian nếu tính riêng, nhưng lại chiếm phần nhiều nếu tính chung lại. “Long tail” trong tháng 6 chiếm hơn 30 giờ cho hơn 500 website và app.

Đó là hơn nửa tuần làm việc hiệu quả bị chiếm dụng bởi những việc mà thường chỉ dành 1-2 phút để làm.

Vậy ta nên làm gì với các hoạt động “đuôi dài” của mình?

Mục tiêu của việc nhận ra các vấn đề trong quản lý thời gian của bạn là để bạn không cảm thấy tội lỗi khi đã và đang lãng phí thời gian.

Có thể phần lớn “đuôi dài” của mọi người chứa đầy những thứ nhỏ nhặt mà họ cần làm để thực hiện công việc của mình, nhưng cũng có thể không. Và điều tồi tệ là phần “có thể không” đang ngày càng trở nên nhiều hơn với sự phát triển của các ứng dụng và công cụ ngày nay.

Trên thực tế, một nghiên cứu về 225 triệu giờ kỹ thuật số vào năm 2017 đã phát hiện ra rằng trung bình mỗi người sử dụng 56 ứng dụng và trang web mỗi ngày, họ liên tục chuyển đổi giữa chúng hơn 300 lần!

Các nghiên cứu khoa học từ lâu cũng đã chứng minh rằng để làm tốt công việc của mình, chúng ta cần những khoảng thời gian dài không bị gián đoạn. Nhưng làm thế nào chúng ta có thể có được điều đó khi chúng ta cứ loay hoay suốt ngày giữa các trang web và ứng dụng?

Việc hiểu và phân tích các hoạt động lâu dài có thể giúp cho bạn giảm số lượng hoạt động thừa thãi mỗi ngày, cảm thấy tốt hơn về cách mình sử dụng thời gian và trở nên tập trung, làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là một số gợi ý về những việc cần làm:

Tuân thủ các hoạt động theo giờ làm việc

Tất cả mọi người đều có một “cái đuôi dài” khi nói đến cách mà chúng ta sử dụng Internet. Những “cái đuôi dài” này có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả một ngày làm việc của bạn.

Tất cả chúng ta đều có những vai trò và nhiệm vụ cụ thể mà chúng ta phải làm trong ngày và điều quan trọng là phải xác định được nó. Vậy nên, bước đầu tiên, hãy lên kế hoạch và liệt kê ra những nhiệm vụ cần làm trong ngày theo từng khung giờ và chỉ cho phép mình xao lãng khi hoàn thành chúng.

Tìm kiếm những quy luật trong cách sử dụng thời gian của bạn

Khi bạn đánh giá một ngày làm việc của mình, điều tiếp theo cần tìm hiểu hiểu là: Liệu các hoạt động “đuôi dài” bạn đang làm có thật sự giúp ích hay chỉ làm lãng phí thời gian của bạn?

Những trang web, ứng dụng mà bạn truy cập có phải là để phục vụ nghiên cứu cho các bài báo cáo, ý tưởng sáng tạo hay bản kế hoạch chiến lược của bạn không? Hay đó là những video vui nhộn, các món đồ thời trang hay những tin nhắn tán chuyên, không liên quan đến công việc?

Chỉ cần quét qua nhanh một lượt các hoạt động “đuôi dài”, bạn sẽ thấy ngay những điều vô lý. Chẳng hạn như: “Tại sao tôi lại dành 10 phút để xem một trích đoạn gameshow nhảm nhí?”

Điều chỉnh lịch trình hàng ngày của bạn

họp, các cuộc giao tiếp và các việc đa nhiệm chiếm phần lớn ngày, thì cũng có rất việc đuôi dài rất nhỏ mà chúng ta cần lưu ý khi lên lịch hoặc lên kế hoạch cho ngày của mình.

Nó không chỉ là về việc chấp nhận rằng bạn dành một phần kha khá thời gian trong ngày của bạn để chuyển qua chuyển lại giữa những việc đáng ra chỉ trong vài phút mỗi lần. Hiểu được “long tail” của các hoạt động hàng ngày của bạn có thể giúp bạn thực hiện một lịch trình hàng ngày hiệu quả (và thực tế).

Chỉ vì bạn làm việc trong hơn 8 giờ, không có nghĩa là bạn chỉ có hơn 8 giờ để làm việc. Khi tìm hiểu xem dự án sẽ mất bao lâu hoặc quyết định xem bạn có thể điều chỉnh phù hợp hơn trong tổng thế hay không, hãy nhìn vào thời gian bạn đã dành cho “long tail” cũng như các nhiệm vụ khác của bạn.

Ngừng cảm thấy căng thẳng khi “thời gian mất đi”

Không nhiều người cảm thấy hoàn toàn hài lòng khi kết thúc một ngày làm việc. Trên thực tế, rất nhiều người hường kết thúc một ngày bằng câu tự hỏi “Tôi đã làm được gì trong ngày hôm nay? Thời gian đã trôi đi đâu rồi.”

Tiếp theo đó, họ đổ lỗi cho những thứ gây mất tập trung lớn (như mạng xã hội). Tuy nhiên, hãy hiểu rằng thời gian của bạn cũng có khả năng bị tiêu hao bởi hầu hết các hoạt động “đuôi dài” hiệu quả. Điều này sẽ giúp xua tan cảm giác rằng bạn đã lãng phí một ngày của mình.

Kiểm soát lại nhiều thời gian của bạn hơn bằng cách đầu tư vào sự lâu dài

Nếu bạn muốn nghiêm túc hóa việc quản lý thời gian và hiệu quả, bạn không thể chỉ dừng lại ở những hoạt động bề nổi.

Một ngày làm việc của chúng ta luôn phức tạp hơn cách mà chúng ta nghĩ. Và việc giả định rằng vì bạn đã không hoàn thành mọi việc nên bạn chắc chắn đã lãng phí thời gian vô ích với những hoạt động “đuôi dài” là một quan điểm quá đơn giản hóa.

Kiến thức là sức mạnh. Và bạn càng biết nhiều về cách sử dụng thời gian của mình, bạn càng có nhiều quyền kiểm soát hơn. Hãy bắt đầu bằng việc tìm ra những điều nhỏ nhặt làm mất đi một phần đáng kể thời gian trong ngày của bạn; sau đó từ từ giải quyết chúng. Những bước đi nhỏ có thể đem lại cho bạn những thay đổi lớn.