7 kỹ năng mềm thiết yếu của một nhà lãnh đạo

Công việc quản trị kinh doanh đòi hỏi các nhà lãnh đạo không chỉ phải có đầy đủ những kỹ năng chuyên môn và năng lực nghiệp vụ mà còn cần sở hữu những đặc điểm tính cách, thái độ, hành vi ứng xử phù hợp.

Một nghiên cứu mới đây về các nhà lãnh đạo của những doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới hiện nay (Amazon, Starbucks, Google…) đã chỉ ra rằng để trở thành một trong số những nhà lãnh đạo hàng đầu, bạn cần phải có được 7 kỹ năng mềm thiết yếu sau đây: 

1. Sự minh bạch

Để cấp dưới luôn tin phục và hết lòng, những nhà lãnh đạo xuất sắc đều phải hiểu rằng điều quan trọng nhất mà họ cần mang đến cho nhân viên của mình chính là sự minh bạch. Có thể phân tích đặc điểm tính cách này ở nhiều khía cạnh:

• Minh bạch về trách nhiệm công việc & quy trình làm việc: Việc phân công rõ ràng trách nhiệm giữa các cá nhân trong đội ngũ là rất cần thiết. Để bộ máy tập thể luôn hoạt động hiệu quả, người lãnh đạo cần phải lập ra kế hoạch chi tiết bản kế hoạch chi tiết để trả lời các câu hỏi: Những công việc cần giải quyết là gì? Tiêu chuẩn và yêu cầu đặt ra như thế nào? Nhiệm vụ này giao cho ai phụ trách? Làm trong bao lâu?… Thông qua trả lời những câu hỏi này, các nhà quản trị sẽ thiết kế được bảng mô tả chi tiết công việc của các nhân viên cấp dưới một cách chính xác.
• Minh bạch về mục tiêu: Làm việc mà không có mục tiêu sẽ giống như kẻ lang thang, loay hoay rẽ ngang dọc mãi không tìm được điểm cuối. Chỉ khi người quản lý vạch ra cho nhân viên một mục tiêu cụ thể, hữu hình, có đích đến rõ ràng, họ mới có thể chủ động và tập trung vào mục tiêu, không đi chệch hướng và đạt được kết quả trong thời gian ngắn nhất.
• Minh bạch trong mọi hoạt động và cung cấp đầy đủ thông tin: Nhân viên có quyền được biết về tình trạng phát triển chung của công ty, các hoạt động đang diễn ra như thế nào, nắm được phương hướng và những ưu tiên của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại. Nhờ vậy, họ có thể xác định được hướng đi của mình có khớp với mục tiêu chung; qua đó sẽ được thúc đẩy động lực làm việc, tăng hiệu suất lao động góp phần cho sự phát triển của công ty.
• Minh bạch về lương, thưởng: Quy chế lương thưởng luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động. Ở đây, sự công bằng và phù hợp là hai yếu tố quan trọng khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc và đóng góp cho sự phát triển của công ty. Song song với công bằng và phù hợp, quy chế lương thưởng cần phải minh bạch, rõ ràng. Điều này không chỉ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được thái độ bất mãn và những xung đột lợi ích mà còn tạo ra động lực phát triển bản thân của nhân viên trong công việc; đồng thời, thu hút nhân sự tiềm năng và giữ chân những người có năng lực, tăng tính gắn kết giữa nhân viên với công ty. 

2. Kỹ năng giao tiếp

Một trong những yếu tố quan trọng để thành công trong bất kỳ vai trò thủ lĩnh nào chính là khả năng giao tiếp hiệu quả trong các tình huống chia sẻ, đàm phán, thuyết phục, đưa ra yêu cầu hay mệnh lệnh. Chúng ta đều hiểu rằng đây hoàn toàn không phải là một năng khiếu trời cho mà là cả một quá trình phải rèn luyện, học hỏi, trau dồi kinh nghiệm và liên tục cải thiện bản thân thông qua những tình huống thực tế.

• Hãy lựa chọn cách thức giao tiếp phù hơp với tình huống và nội dung thông tin muốn truyền tải. Có thể thông qua email, ứng dụng trò chuyện, văn bản, mặt đối mặt bằng lời nói và ngôn ngữ cơ thể…
• Lựa chọn ngôn từ và giọng điệu: Khi đưa ra thông điệp nào đó, người quản lý cần xác định rõ mục đích là gì – chia sẻ/ yêu cầu/ góp ý/ khiển trách/ hay khen thưởng… Từ đó tìm cách diễn đạt thông tin đầy đủ, ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật trọng tâm vấn đề, vừa tiết kiệm được thời gian, vừa tối đa hiệu quả thông điệp mang lại.
• Lựa chọn thời gian và địa điểm thích hợp: Bất kỳ ai cũng có cuộc sống riêng, những công việc cá nhân cần giải quyết. Vì vậy nếu công việc không có phát sinh cần xử lý gấp, hãy thể hiện sự tôn trọng nhân viên của bạn bằng việc chỉ trao đổi thông tin trong giờ làm để cả người truyền đạt và người nhận xử lý sẽ không bị sao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài. Bên cạnh đó, lựa chọn địa điểm giao tiếp cũng quan trọng không kém, đặc biệt khi người quản lý muốn khiển trách/ khen thưởng. Khi đó cần xem xét nên nói với người lao động trước tập thể hay chỉ thực hiện một cuộc trò chuyện riêng tư để quá trình đối thoại 2 chiều diễn ra thuận lợi.
• Hãy dành thời gian trò chuyện với nhân viên: Điều này đặc biệt quan trọng để xây dựng tinh thần trong đội ngũ. Người làm quản lý thường bận rộn, ít khi rảnh rỗi. Nhưng việc sắp xếp thời gian để chia sẻ với nhân viên những mục tiêu, định hướng, quan điểm làm việc… suy nghĩ cá nhân của mình sẽ giúp nhận được sự đồng cảm và thấu hiểu của nhân viên mỗi khi ra quyết định. Ngoài ra người quản trị cũng nên tạo môi trường mà ở đó người lao động luôn cảm thấy thoải mái khi chia sẻ các vấn đề khó khăn họ đang gặp phải, hoặc họ nhận thấy điều gì đó cần thay đổi trong công việc sẽ giúp đạt hiệu quả hơn. Chỉ bằng việc dành thời gian trò chuyện với nhân viên, người lãnh đạo sẽ cải thiện được rất nhiều sự gắn kết của đội ngũ.
• Hãy lắng nghe ý kiến của đội ngũ: Lắng nghe chính là một cách ghi nhận công sức của nhân viên. Người quản lý nên lắng nghe ý kiến của đa dạng các thành viên trong nhóm và có thể chọn lọc ra những ý kiến giá trị nhằm kiến tạo nên những ý tưởng mới. Đồng thời, tìm ra những sai sót và mâu thuẫn mà trước đó không nhận ra. Cấp dưới sẽ rất cảm kích trước thái độ giao tiếp chân thành của một người lãnh đạo biết lắng nghe và tôn trọng đóng góp của họ.

3. Trao quyền

Trao quyền có nghĩa là cho phép cấp dưới giải quyết công việc thay mình. Trong quản lý đội nhóm, trao quyền là một kỹ năng quan trọng của người đứng đầu. Nó không chỉ giúp giảm tải bớt khối lượng công việc của người quản lý, để có nhiều thời gian hơn tập trung vào các kế hoạch quan trọng và chiến lược dài hạn. Mà trao quyền còn có ý nghĩa thể hiện sự tin tưởng của cấp trên với cấp dưới, cho họ cơ hội làm những công việc mới, qua đó họ được bồi dưỡng kinh nghiệm và nâng cao năng lực của bản thân. 

4. Kỹ năng truyền cảm hứng

Khi nghiên cứu về “sự thật của cảm xúc”, các chuyên gia tâm lý đã chỉ ra rằng cảm xúc của con người có tính lan truyền và kết nối. Giống như virus, cảm xúc có thể “lây” từ người sang người. Dù tương tác đội nhóm hay cá nhân với cá nhân, bất kỳ ai cũng có thể là “nguồn lây” và bị “lây”, cả cảm xúc tích cực và tiêu cực. Trong môi trường doanh nghiệp, điều này càng biểu hiện rõ ràng hơn ở các tình huống làm việc theo nhóm và khi áp lực công việc tăng cao khó tránh khỏi những lúc nhân viên căng thẳng, chán nản khiến năng suất lao động của cả nhóm đi xuống. Người lãnh đạo giỏi là người biết cách xây dựng và duy trì năng lượng cho cả nhóm. Sau đây là một số cách người lãnh đạo có thể vận dụng để truyền cảm hứng cho nhân viên: 

• Thể hiện sự nhiệt tình, xây dựng tinh thần lạc quan, sẵn sàng chia sẻ, giải đáp khó khăn, truyền cho nhân viên niềm tin và những hi vọng tích cực;
• Khuyến khích sự sáng tạo, đóng góp ý tưởng mới;
• Linh động thời gian làm việc để nhân viên giải quyết các mối bận tâm riêng tư rồi sẵn sàng quay trở lại, giải quyết những nhiệm vụ được đặt ra tại nơi làm việc;
• Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo cải thiện kỹ năng mềm hay khóa đào tạo năng lực nghiệp vụ;  

5. Sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay có xu hướng hội nhập và toàn cầu hóa. Môi trường kinh doanh thường xuyên biến động tạo ra những cơ hội và thách thức có tác động to lớn đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Để phát triển kinh doanh trong nền kinh tế toàn cầu, các nhà quản trị không những cần phải có kiến thức về quản trị kinh doanh mà còn phải rèn luyện kỹ năng quản trị sự thay đổi nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của thị trường. Một nhà lãnh đạo cứng nhắc và thích nghi với thời cuộc chậm chạp có thể khiến doanh nghiệp phát triển tụt lùi so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

6. Giải quyết xung đột

Xung đột nội bộ là điều khó tránh khỏi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sự khác nhau về lợi ích, tính cách hoặc quan điểm, phương pháp làm việc,… có thể là nguyên nhân gây ra mâu thuẫn. Từ đó dẫn đến xung đột ở 2 dạng chính là xung đột “nóng” và “lạnh”. 

Xung đột “nóng” là khi những bất đồng quan điểm giữa các cá nhân bị đẩy lên đỉnh điểm, không có sự nhường nhịn và cảm xúc giữa hai bên bị đẩy lên cao trào. Lúc này tranh cãi hoặc bạo lực có khả năng xảy ra gây ảnh hưởng rất lớn tới tinh thần và hiệu suất làm việc của cả nhóm. 

Xung đột “lạnh” là dạng xung đột “bằng mặt không bằng lòng”. Hai bên đều giữ tâm thế vô cảm và im lặng không đưa ra ý kiến cũng không đóng góp. Quy trình làm việc không tiến triển, thậm chí có thể bị đóng băng và tan rã.

Một người lãnh đạo giỏi sẽ biết cách phát hiện các dấu hiệu của xung đột sớm hơn để dập tắt kịp thời, không để những mâu thuẫn tranh cãi tăng cao; Trong trường hợp xung đột đã hoặc đang xảy ra, nhà lãnh đạo cần phải tìm cách giải quyết hợp lý và công bằng nhằm dập tắt hoàn toàn xung đột và nâng cao sự hiểu biết, tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong tổ chức.

7. Kỹ năng phát triển bản thân

Làm lãnh đạo cũng giống như thuyền trưởng của một con tàu. Kinh nghiệm dày dặn trong thực tế thôi chưa đủ. Người lãnh đạo còn phải có kiến thức chuyên sâu về nhiều lĩnh vực quản trị khác nhau như quản trị nhân lực, quản lý tài chính, quản trị rủi ro… để có tầm nhìn xa hơn, lãnh đạo doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh. Chỉ cần thiếu hụt kiến thức, kỹ năng về một mảng trong quản trị, họ có thể gặp những trở ngại trong công việc. Vì vậy, một nhà lãnh đạo giỏi luôn nhận thức được tầm quan trọng của việc không ngừng học hỏi và phát triển bản thân. 

Một trong những chiến lược phát triển bản thân được nhiều nhà quản trị lựa chọn đó là theo học MBA. Đây là chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành quản trị kinh doanh đang thiết kế nhằm mục đích cung cấp các kiến thức toàn diện về quản trị các lĩnh vực trong một doanh nghiệp như nhân sự, tài chính, rủi ro, marketing. Nền tảng kiến thức này đóng vai trò quan trọng giúp người quản lý hiểu rõ các yếu tố trong cỗ máy vận hành của một doanh nghiệp, đồng thời rèn luyện cho học viên tư duy bao quát và kỹ năng lên chiến lược. Đặc biệt, khi học MBA, việc học chung cùng những nhà lãnh đạo doanh nghiệp dày dặn kinh nghiệm thực chiến và đội ngũ giảng viên là các giáo sư tiến sĩ đầu ngành sẽ mở ra cho người học nhiều cơ hội học hỏi cũng như hợp tác hiếm có. 

Andrews University là một trong những trường đại học lâu đời nhất nước Mỹ và  được xếp hạng trong nhóm trường đại học tốt nhất nước Mỹ do thời báo Hoa Kỳ (U.S News) bình chọn. Hiện nay, Andrews University đã triển khai liên kết với 2 trường Đại học uy tín tại Việt Nam là Đại học Quốc gia (TP. HCM) và Đại học Kinh tế Quốc dân (Hà Nội) để tổ chức đào tạo MBA. Học viên sẽ được nhận bằng MBA giá trị quốc tế do Đại học Andrews trực tiếp cấp. Toàn bộ chương trình học có nội dung nguyên gốc Mỹ và được nâng cấp thêm để phù hợp với môi trường kinh doanh Việt Nam. Thời gian học được sắp xếp linh động, học phí phù hợp với điều kiện kinh tế tại nước ta. 

Học MBA  Andrews sẽ là một lựa chọn đúng đắn dành cho những ai đang định hướng phát triển kinh doanh hoặc có mong muốn thăng tiến trong sự nghiệp. Đây chắc chắn sẽ là bước đệm hoàn hảo giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tài ba trong tương lai.