Những chi phí ẩn đang “bóp chết” doanh nghiệp từng ngày

Theo Văn phòng Thống kê Quốc gia Hoa Kỳ, “chi phí ẩn” là một trong những lý do chính khiến cho 90% các công ty vừa và nhỏ sớm phải rời cuộc chơi kinh doanh.

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đặc biệt chú trọng đến việc tạo ra một sản phẩm chất lượng và phù hợp nhưng là không để tâm nhiều đến việc tạo ra một sản phẩm có nhiều sức cạnh tranh và giảm thiểu các chi phí hoạt động xung quanh. Những khoản chi phí chưa được tối ưu này giống như như một căn bệnh “cứng đầu”, bám rễ và hút cạn kiệt tài chính của doanh nghiệp.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Hidden Cost) được định nghĩa là bất kỳ các khoản chi phí nào đã phát sinh không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt. Tất nhiên, ở đây chúng ta không bàn đến những khoản chi phí “bôi trơn”.

Trong khi “chi phí hiện” là những khoản chi phí có thấy rõ ràng chẳng hạn như: tiền lương, tiền thuê mặt bằng và vật liệu… được sử dụng cho mục đích lợi nhuận kế toán; “chi phí ẩn” là những khoản phí khó nhìn thấy hơn chẳng hạn như: khấu hao máy móc, tiền tồn kho chết, chậm luân chuyển, thất thoát tài sản,… kết hợp với “chi phí hiện” để có thể tính toán chính xác lợi nhuận kinh tế tổng thể. Do không được hạch toán rõ ràng như “chi phí hiện” nên nhiều doanh nghiệp chưa có đánh giá đúng mức những rủi ro từ căn bệnh “chi phí ẩn.”

Khi “chi phí ẩn” có xu hướng tăng lên đồng nghĩa với việc phân bổ, sử dụng nguồn lực đang kém hiệu quả và tạo ra những lỗ hổng tài chính. Nếu không phát hiện và xử lý kịp thời, những lỗ hổng này sẽ trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp khiến doanh thu và năng lực cạnh tranh sụt giảm nghiêm trọng.

Những “chi phí ẩn” mà thường gặp

1. Chi phí hội họp

Những cuộc họp là một trong những hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp để các nhân sự trong doanh nghiệp cùng tụ lại bàn luận, giải quyết vấn đề hoặc tập trung lẵng nghe lãnh đạo phổ biến về các quyết định của doanh nghiệp.

Đây là một hoạt động trong những hoạt động tốn kém bởi chúng thường phải liên quan đến nhiều người. Mỗi phút trong cuộc họp nên được nhân với số lượng người tham dự để có thể đánh giá chính xác khoản phí thực sự mà doanh nghiệp đã phải bỏ ra.

Bên cạnh đó, nhiều nhà lãnh đạo của doanh nghiệp đôi khi chưa có đủ kỹ năng quản lý cuộc họp và thường mắc phải những thiếu sót làm cuộc họp trở nên kém hiệu quả, lãng phí thời gian như: “Thiếu sự chuẩn bị, thiếu chủ đề, thiếu sự tuân thủ, thiếu sự cần thiết, thiếu quản lý thời gian và thiếu tập trung khi nói…”

6 lời khuyên để có buổi họp hiệu quả

Nhiều chủ doanh nghiệp thường mất ngủ vì chi phí tiền lương cho nhân sự phải bỏ ra mỗi tháng. Nhưng họ lại không biết rằng, những buổi hội họp không hiệu quả đã đóng góp đáng kể vào những đêm mất ngủ đó.

2. Chi phí do quy trình thu mua, sản xuất và đầu ra không ăn khớp

Quy trình các hoạt động từ đầu vào (tìm nguồn cung ứng, thanh toán và phân phối hàng hóa…), đến hoạt động sản xuất (xuất kho nguyên liệu, chuyển hoá nguyên liệu giữa các công đoạn sản xuất, lưu kho thành phẩm…), và hoạt động đầu ra (Marketing, bán hàng, vận chuyển hàng hóa…) cần phải được phối hợp nhịp nhàng.

Khi có điểm khúc mắc giữa các quy trình này, doanh nghiệp sẽ phải phát sinh nhiều thao tác không cần thiết, điều động vượt số lượng nhân sự, gây ra nhiều sự chậm trễ bởi xung đột giữa các công đoạn phối hợp… Điều này đồng nghĩa với việc phát sinh thêm khoản chi phí như: tiền kho bãi, nhân sự, vận chuyển…

Ví dụ như trong khi thực hiện dự án mới, chi phí hết thảy các hoạt động mỗi ngày là 30.000 USD. Tuy nhiên trước khi chuẩn bị đưa ra sản phẩm mới, bộ phận thu mua lại chậm trễ cả một tuần trời chỉ để tìm ra một hợp đồng đóng gói có mức giá rẻ nhất thị trường là 100.000 USD? Số tiền phải trả cho hoạt động trì trệ của một tuần lễ chắc chắn cao hơn số tiền tiết kiệm được khi thành công chốt được hợp đồng 100.000 USD này.

Thật không may, đây là một sự thật không hề hiếm; khi mà nhiều bộ phận thu mua quá tập trung vào việc theo đuổi mức giá thấp nhất mà không nhận ra cái bẫy “chi phí ẩn”. Tất nhiên, việc tìm kiếm những hợp đồng giá rẻ và tiết kiệm chi phí trong các hoạt động thu mua không hề mâu thuẫn với việc xử lý những “chi phí ẩn”. Tuy nhiên, bộ phận thu mua cần phải xem xét đầy đủ các yếu tố trên quan điểm của doanh nghiệp để có kế hoạch kiểm soát chi phí thu mua phù hợp nhất.

3. Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Tài nguyên nhàn rỗi là “chi phí ẩn” thường hay thấy nhất của các doanh nghiệp. Đó là khoản chi phí về những thiết bị, máy móc và nhân lực nhàn rỗi. Những yếu tố này không hề tạo ra đủ giá trị cho doanh nghiệp; trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả lương nhân sự hàng tháng và trả chi phí bảo trì,sửa chữa cơ sở vật chất hằng năm .

Lượng tài nguyên nhàn rỗi cũng phản ánh rõ ràng việc phân bổ và sử dụng hiệu quả (hoặc không hiệu quả) những tài nguyên trong một công ty.

Ví dụ: Cứ mỗi một ngày, máy móc không được sử dụng hết hiệu hay nhân viên không làm đủ năng suất, tức là doanh nghiệp đang mất đi một khoản chi phí khấu hao tài nguyên nhàn rỗi. Chỉ cần 1 tháng, sự trì trệ này vẫn tiếp diễn là doanh nghiệp đã thua cuộc chạy đua với thời gian và phải xử lý một khoản chi phí không hề nhỏ.

4. Chi phí OT

 

Rất nhiều nhà tuyển dụng thường tìm kiếm những nhân viên có thể làm việc thêm giờ (OT- Over Time) như một quy chuẩn làm việc mới trong thời hiện đại. Tuy nhiên, OT cũng có thể tạo ra những lãng phí tiềm ẩn cho doanh nghiệp khi xét đến ba nguyên do:

Một. Làm thêm giờ không phải luôn luôn là kết quả khi phải xử lý một khối lượng công việc nặng. Nó còn có thể là kết quả của năng suất làm việc thấp và quy trình làm việc không hiệu quả.

Hai. Làm thêm giờ đòi hỏi nhiều nỗ lực và năng lượng từ nhân viên, đó là một gánh nặng cho sức khỏe của họ. Làm thêm giờ thường xuyên có thể khiến những người nhân viên luôn mệt mỏi và làm giảm năng suất làm việc khi xét về lâu dài. Liệu doanh nghiệp muốn nhân viên của mình làm việc 8 tiếng với hiệu quả của 8 tiếng hay muốn nhân viên của mình làm việc 11 tiếng nhưng chỉ đạt hiệu quả của 5-6 tiếng?

Ba. Trong khi làm việc ngoài giờ, nhân viên không phải luôn luôn dành thời gian cho công việc. Nhiều người sử dụng tài nguyên của công ty để thực hiện chuyện cá nhân trong khi làm thêm giờ. Bên cạnh đó, những tổn thất về dữ liệu nội bộ của công ty cũng có khả năng xảy ra cao hơn trong giờ làm tăng ca bởi đó là thời điểm ít sự giám sát hơn.

5. Chi phí do quản trị phân bổ kém

Đằng sau quá trình vươn lên và phát triển của mỗi doanh nghiệp thường có một giai đoạn hoạt động hỗn loạn, thiếu quy trình trong quản trị, thiếu sự phân bổ phù hợp. Đây cũng là một vấn đề thường gặp với những doanh nghiệp bắt với một chủ doanh nghiệp, quản lý chưa có chuyên môn.

Không ít doanh nghiệp đã phải trả giá rất nhiều cho những chi phí phát sinh và thao tác thừa thãi; trong khi vấn đề thì vẫn không được giải quyết triệt để. Trước hết phải kể đến việc thiết kế tổ chức giữa ba nhóm hoạt động đầu vào, sản xuất và đầu ra chưa được hợp lý, gây nhiều trở ngại cho sự phối hợp giữa các bộ phận. Kế đến là công tác điều phối nhân sự giữa các bộ phận tham gia vào quá trình chưa được nhịp nhàng gây ra nhiều mâu thuẫn, gián đoạn. Cuối cùng là đội ngũ nhân sự tham gia quá trình chưa được huấn luyện, tác phong thiếu chuyên nghiệp, hay thậm chí đôi khi còn chẳng biết mình phải làm gì.

Để giải quyết vấn đề này, nhà lãnh đạo cần tự mình bổ sung kiến thức bằng các khóa học chuyên môn về quản trị như: những khóa học chuyên đề ngắn hạn, MBA… hoặc tìm kiếm những người cộng sự có khả năng chuyên môn để cùng xây dựng hệ thống quản trị phù hợp.

Học thạc sĩ Quản trị kinh doanh Mỹ tại Việt Nam

6. Chi phí uy tín

Chi phí này liên quan đến tầm nhìn lợi nhuận dài hạn của một công ty. Chúng ta thường thấy nhiều công ty có xu hướng trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp, nhân viên, ngân hàng…; hay thậm chí thường xuyên khấu trừ những khoản nhỏ khi thanh toán tiền.

Những hành động này nhìn thì có lợi cho dòng tiền của công ty; nhưng về lâu dài, nó có thể tạo ra những “chi phí ẩn” tiềm tàng. Đầu tiên, bởi sự thiếu uy tín của mình, công ty sẽ không bao giờ được các nhà cung cấp đưa ra mức giá ưu đãi nhất. Về phần nhân sự, hiếm có nhân viên giỏi nào lại muốn gắn bó với một công ty thiếu sự song phẳng như vậy.

Bên cạnh đó, việc trì hoãn thanh toán những khoản nợ vay kinh doanh cho ngân hàng cũng sẽ ảnh hưởng đến tình trạng tín dụng công ty hay nói cách khác là khả năng tiếp cận với nguồn vốn của ngân hàng khi cần thiết.

Và trong tương lai, nếu công ty rơi vào tình huống khó khăn, những doanh nghiệp có uy tín thấp sẽ rất khó để tìm kiếm sự giúp đỡ từ các đối tác của mình hay từ bên ngoài.

Một vài giải pháp

Tác hại của chi phí ẩn không chỉ dừng lại ở việc làm sụt giảm doanh thu, năng lực cạnh tranh trong ngắn hại; về lâu dài, nó còn có những ảnh hưởng xấu đến dòng tiền, uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp. Bởi vậy, giảm thiểu chi phí ẩn là một trong những nhiệm vụ chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo sự phát triển ổn định và lâu dài. Dưới đây là vài nguyên tắc để kiểm soát ảnh hưởng của các chi phí ẩn:

-Thứ nhất:

Thường xuyên đổi mới công nghệ làm việc và cải tiến quy trình sản xuất theo hướng loại bỏ những thao tác dư thừa gây hao tổn tài nguyên, gia tăng năng suất lao động, tận dụng tối đa

-Thứ hai:

lãnh đạo các bộ phận ngoài nhiệm vụ của mình cần nắm được phần nào các hoạt động của những bộ phận phối hợp, đứng trên góc nhìn của doanh nghiệp suy xét để nhìn nhận và giảm tối đa mâu thuẫn giữa các công đoạn làm việc..

-Thứ ba:

thường xuyên đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên để đảm bảo họ vẫn làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến sức khỏe và môi trường làm việc của nhân viên để thúc đẩy tinh thần, gia tăng năng suất và khiến họ gắn bó lâu dài hơn.

-Thứ tư:

Người lãnh đạo cần liên tục trau dồi, cập nhật những kiến thức quản trị mới để cải thiện quy trình làm việc, sáng tạo trong công việc điều phối nhân sự, tận dụng tối đa những tài nguyên doanh nghiệp hiện có và đưa ra những quyết định chiến lược cho sự phát triển lâu dài, bền vững của doanh nghiệp.