Những chi phí ẩn thường thấy trong hoạt động doanh nghiệp

Theo Văn phòng Thống kê Quốc gia của Mỹ, “chi phí ẩn” là một trong những lý do chính khiến cho 90% công ty vừa và nhỏ tại quốc gia này sớm phải rời cuộc chơi kinh doanh.

Tại sao mà doanh nghiệp luôn thấy chi phí hoạt động tăng lên theo từng tháng từng năm, nhưng không thể xác định được nguyên do ở đâu? Đó là vì đây là những khoản “chi phí ẩn”. Chúng giống như một căn bệnh từ từ bám rễ và dần hút cạn kiệt tài chính của doanh nghiệp. Căn bệnh này không chỉ khó điều trị mà còn mất nhiều thời gian để điều trị.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (hidden cost) được định nghĩa là bất kỳ các khoản chi phí nào đã phát sinh không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt. Tất nhiên, ở đây chúng ta không bàn đến những khoản chi phí “bôi trơn”, không hợp lệ.

Trong khi “chi phí hiện” được sử dụng cho mục đích lợi nhuận kế toán thì “chi phí ẩn” giúp các nhà quản lý thuận lợi hơn trong việc tính toán lợi nhuận kinh tế tổng thể. Do không được hạch toán rõ ràng như “chi phí hiện” nên nhiều doanh nghiệp chưa nhìn nhận ra những rủi ro từ căn bệnh “chi phí ẩn.”

Khi “chi phí ẩn” có xu hướng tăng lên đồng nghĩa với việc phân bổ, sử dụng nguồn lực đang kém hiệu quả và tạo ra những lỗ hổng tài chính. Nếu không phát hiện và xử lý kịp thời, những lỗ hổng này sẽ trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp khiến doanh thu và năng lực cạnh tranh sụt giảm nghiêm trọng.

Những “chi phí ẩn” mà doanh nghiệp thường gặp

1. Chi phí hội họp

Hội họp là hoạt động thường xuyên diễn ra để các nhân sự trong doanh nghiệp cùng ngồi lại bàn luận và giải quyết vấn đề hoặc lắng nghe lãnh đạo phổ biến các quyết định của doanh nghiệp.

Đây là một hoạt động gây ra nhiều tốn kém cho doanh nghiệp bởi nó thường phải liên quan đến nhiều nhân sự. Để bắt đầu tính toán mức chi phí thực sự mà doanh nghiệp đã bỏ ra cho mỗi cuộc họp, ta có thể đơn giản nhân mỗi phút trong cuộc họp với tổng số người tham dự,

Nhiều nhà lãnh đạo không có kỹ năng quản lý cuộc họp và thường mắc phải sáu thiếu sót làm cho cuộc họp kém hiệu quả và lãng phí thời gian: “Thiếu sự chuẩn bị, thiếu chủ đề, thiếu sự tuân thủ, thiếu sự cần thiết, thiếu quản lý thời gian và thiếu tập trung khi truyền đạt.”

Những chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ thường mất ngủ vì chi phí tiền lương cho nhân sự mà mình phải bỏ ra mỗi tháng. Nhưng nhiều người không biết rằng, những buổi hội họp không hiệu quả đã đóng góp một phần đáng kể vào những đêm mất ngủ của họ.

2. Chi phí thu mua

Thu mua là hoạt động liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, thanh toán và phân phối hàng hóa, dịch vụ mà một công ty cần trong hoạt động sản xuất và quản lý kinh doanh của mình để tạo ra lợi nhuận.

Mỗi công ty có một quy trình thu mua khác nhau. Và bởi chúng ta chỉ thường tập trung vào khối lượng và giá mua mà không chú ý đến các chi tiết khác nên các quy trình thu mua này đôi khi tiêu tốn một khoản chi phí đáng kể của công ty

Chẳng hạn như khi thực hiện một dự án mới, chi phí hoạt động mỗi ngày của công ty là 80.000 USD. Nhưng trước khi chuẩn bị đưa ra sản phẩm mới, bộ phận thu mua lại chậm trễ cả một tuần chỉ để tìm ra một hợp đồng đóng gói có mức giá rẻ nhất thị trường là 100.000 USD? Lúc này, số tiền phải trả cho việc trì hoãn suốt một tuần chắc chắn cao hơn số tiền tiết kiệm được khi thành công chốt được hợp đồng 100.000 USD này.

Thật không may, đây là một sự thật diễn ra phổ biến ở nhiều doanh nghiệp; khi mà nhiều bộ phận thu mua quá tập trung vào việc theo đuổi mức giá thấp nhất mà không nhận ra cái bẫy “chi phí ẩn”.

Tất nhiên, việc tìm kiếm những hợp đồng giá rẻ và tiết kiệm chi phí trong các hoạt động thu mua về bản chất không hề mâu thuẫn với việc xử lý những “chi phí ẩn”. Tuy nhiên, bộ phận thu mua của doanh nghiệp cần phải xem xét đầy đủ các yếu tố trên quan điểm của doanh nghiệp để có kế hoạch kiểm soát chi phí thu mua phù hợp nhất.

3. Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Tài nguyên nhàn rỗi là “chi phí ẩn” thường hay thấy nhất của các doanh nghiệp. Đó là khoản chi phí về những thiết bị, máy móc và nhân lực nhàn rỗi. Những yếu tố này không hề tạo ra giá trị cho doanh nghiệp; trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả lương nhân sự hàng tháng và trả chi phí bảo trì định kỳ cho đám máy móc

Lượng tài nguyên nhàn rỗi cũng phản ánh rõ ràng việc phân bổ và sử dụng hiệu quả (hoặc không hiệu quả) những tài nguyên trong một công ty.

4. Chi phí đặt nhầm nhân sự

Một quy trình quản lý nguồn nhân sự hiệu quả chỉ tóm gọn trong hai việc: Thu hút người tài và đặt họ vào đúng vị trị trong bộ máy doanh nghiệp. Tuy nhiên khi đi vào thực tế, nhiều doanh nghiệp lại không làm tốt vế 2 và phải chịu nhiều chi phí tổn thất.

Bằng việc đặt nhân viên vào vai trò và phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng và chuyên môn cụ thể của họ, nhiều doanh nghiệp đã tự làm giảm hiệu suất làm việc chung và quan trọng nhất là khiến nhân tài bỏ đi.

Mỗi sự ra đi của một nhân viên đều là một sự thất thoát có thể đo đếm cho công ty. Tổn thất đầu tiên chính là chi phí để đào tạo nhân viên khi họ mới bắt đầu đầu công việc. Sau đó, công ty cần bỏ ra chi phí tuyển dụng thêm người mới và tiếp tục bỏ ra chi phí đào tạo họ để lấp vào chỗ trống của người cũ.

Duy trì nhân sự lâu dài – Nỗi đau đầu của các doanh nghiệp

Hơn thế, khi một nhân sự cấp cao rời đi có thể đồng nghĩa với việc công ty đánh mất thông tin hoặc dữ liệu kinh doanh quan trọng. Chưa kể rằng nhân sự này rất có khả năng sẽ tham gia vào công ty đối thủ cạnh tranh. Do đó, sự ra đi của những nhân sự cấp cao đem lại tổn thất lớn hơn nhiều so với những nhân viên bình thường.

5. Chi phí OT

Rất nhiều nhà tuyển dụng thường tìm kiếm những nhân viên có thể làm việc thêm giờ (OT- Over Time) như một quy chuẩn làm việc mới trong thời hiện đại. Tuy nhiên, OT lại có thể tạo ra những lãng phí tiềm ẩn cho doanh nghiệp với ba lý do:

Một. Làm thêm giờ không phải luôn luôn là kết quả của một khối lượng công việc nặng. Nó còn có thể là kết quả của năng suất làm việc thấp và quy trình làm việc không hiệu quả.

Hai. Làm thêm giờ đòi hỏi nhiều nỗ lực và năng lượng từ nhân viên, đó là một gánh nặng cho sức khỏe của họ. Làm thêm giờ thường xuyên, về lâu dài có thể khiến nhân viên luôn mệt mỏi và làm việc kém hiệu quả. Ví dụ, một nhân viên kỹ thuật vận hành máy móc không thể giữ tỉnh táo trong giờ làm việc vì phải thường xuyên làm tăng ca. Điều này có thể dẫn tới những sự cố cháy nổ tại nơi làm việc và gây ra thiệt hại lớn cho công ty.

Ba. Trong khi làm việc ngoài giờ, nhân viên không phải luôn luôn dành thời gian cho công việc. Nhiều người sử dụng tài nguyên của công ty để thực hiện chuyện cá nhân trong khi làm thêm giờ. Thêm vào đó, những tổn thất về dữ liệu nội bộ của công ty cũng có khả năng xảy ra cao hơn trong giờ làm tăng ca bởi đó là thời điểm ít sự giám sát hơn.

6. Chi phí văn hóa công ty

Một số người nói rằng văn hóa doanh nghiệp là linh hồn của một công ty và nó được thể hiện trong thái độ làm việc của mỗi nhân viên. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp lại được xây dựng từ khi công ty mới thành lập và chịu ảnh hưởng nặng nề bởi văn hóa, thói quen, kỹ năng, nghề nghiệp, sở thích… của người sáng lập

Đây cũng là lý do tại sao không ít người có quan điểm rằng: Văn hóa doanh nghiệp của một công ty thực sự chỉ là ý chí của người sáng lập.

Nhiều người không đồng ý rằng văn hóa doanh nghiệp có thể gây tổn thất chi phí cho công ty, tuy nhiên đó lại là sự thật. Bạn có thể nhận thấy rằng ở một số công ty, các nhân viên dường như làm việc không có động lực và năng suất rất thấp. Bất kể nhân sự mới đến lúc đầu có tài năng thế nào, họ cùng sớm rời bỏ công ty hoặc ở lại và tiếp tục làm việc mà không có chút động lực. Chúng ta thường đổ lỗi đây là do môi trường làm việc. Nhưng môi trường làm việc được nhắc đến ở đây lại chính là văn hóa doanh nghiệp

Nhận ra vấn đề này, nhà lãnh đạo có thể điều chỉnh văn hóa doanh nghiệp để tạo ra môi trường làm việc tốt hơn; nhưng rất khó để tái tạo lại một văn hóa doanh nghiệp mới hoàn toàn.

7. Chi phí do quản trị phân bổ kém

Đằng sau quá trình vươn lên và phát triển của mỗi doanh nghiệp thường là một số giai đoạn hoạt động hỗn loạn, phi logic. Lý do là bởi sự thiếu quy trình trong quản trị, thiếu sự phân bổ phù hợp. Đây cũng là một lỗi phổ biến trong quản lý kinh doanh với những chủ doanh nghiệp, quản lý chưa có chuyên môn.

Không ít doanh nghiệp đã phải trả giá rất nhiều cho những chi phí phát sinh do thực hiện các hành động thừa thãi, trong khi vấn đề thì vẫn không được giải quyết triệt để. Khi không có một quy trình quản lý và phẩn bổ phù hợp, ta có thể thấy doanh nghiệp như một cỗ máy hỏng hóc với những hành động đầy mâu thuẫn, gây gián đoạn; và từ đó làm cho việc thực hiện công việc trở nên chậm chạp và dễ dàng mắc những sai sót, nhân sự rệu rã và thiếu động lưc hay đôi khi còn chẳng biết mình phải làm gì…

Để giải quyết vấn đề này, nhà lãnh đạo cần tự mình bổ sung kiến thức bằng các khóa học chuyên môn về quản trị như: những khóa học chuyên đề ngắn hạn, MBA… hoặc tìm kiếm những người cộng sự có khả năng chuyên môn để cùng xây dựng một hệ thống quản trị tối ưu nhất.

Học thạc sĩ Quản trị kinh doanh Mỹ tại Việt Nam

8. Chi phí uy tín

Chi phí này liên quan đến lợi nhuận dài hạn của một công ty. Chúng ta thường thấy nhiều công ty có xu hướng trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp, nhân viên, ngân hàng…; hay thậm chí thường xuyên khấu trừ những khoản nhỏ khi thanh toán tiền.

Những hành động này nhìn thì có lợi cho dòng tiền của công ty; nhưng về lâu dài, nó có thể tạo ra những “chi phí ẩn” tiềm tàng. Vì sự thiếu uy tín của mình, doanh nghiệp sẽ không bao giờ được các nhà cung cấp đưa ra mức giá ưu đãi nhất.

Bên cạnh đó, việc trì hoãn thanh toán những khoản nợ vay kinh doanh cho ngân hàng cũng sẽ ảnh hưởng đến tình trạng tín dụng công ty hay nói cách khác là khả năng tiếp cận với nguồn vốn của ngân hàng khi cần thiết.

Và trong tương lai, nếu rơi vào tình huống khó khăn, những doanh nghiệp có uy tín thấp sẽ rất khó để tìm kiếm sự giúp đỡ từ các đối tác của mình hay từ bên ngoài.

9 Chi phí rủi ro

Mở rộng quy mô kinh doanh và gia tăng giá trị của doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất là mơ ước của mọi doanh nhân. Tuy nhiên, doanh nghiệp phát triển càng nhanh thì càng có nhiều rủi ro đi kèm. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có thể đạt được tốc độ tăng trưởng thần tốc trong giai đoạn ban đầu; nhưng chỉ cần một cuộc khủng hoảng, tất cả sẽ thành số không.

Các nghiên cứu cho thấy rằng hầu hết các rủi ro trong kinh doanh đến từ việc thiếu kế hoạch phát triển lâu dài hoặc quá lạc quan so với thực tế. Đây là lý do mà tại sao việc tham gia vào những cuộc đặt cược lớn với rủi ro kinh doanh cao cũng là một khoản “chi phí ẩn” phải tính đến. Ta có thể không nhìn thấy nó lúc lập kế hoạch kinh doanh, không nhìn thấy nó lúc kế hoạch vẫn hoạt động trơn tru; nhưng một khi rủi ro xảy ra, nó có thể cuốn phăng tất cả công sức của doanh nghiệp theo dòng nước.

Lời khuyên của các chuyên gia là: Doanh nghiệp nên làm việc cẩn trọng và dựa trên những nguyên tắc cơ bản trước tiên, luôn dự tính trước các rủi ro có thể xảy ra với mỗi quyết định và cần đảm bảo nền tảng vững chắc để phát triển ổn định trong tương lai lâu dài.