5 điều mà một nhà quản lý mới cần biết

Gần đây tôi đã nói chuyện với một nhà quản lý mới, người lần đầu tiên được đảm nhận vai trò lãnh đạo đội ngũ. Khi được tôi hỏi về cảm nhận khi ở trong vai trò mới, cô ấy nói rằng mình đang thấy rất hứng khởi và bận rộn. “Tôi có rất nhiều cuộc họp!” cô ấy nói.

Phản hồi này có vẻ hoàn toàn bình thường và đó chính xác là câu trả lời của những nhà quản lý hiện nay. Không có gì bí mật khi nhiều người trong chúng ta mặc “bận rộn” như một huy hiệu danh dự; và đặc biệt khi ở vai trò quản lý, sự thôi thúc và áp lực phải “bận rộn” càng trở nên lớn hơn.

Kết quả? Nhiều nhà quản lý tổ chức hết cuộc họp này đến cuộc họp khác. Theo thống kê, trung bình các nhà quản lý cấp trung dành 35% thời gian làm việc của họ cho các cuộc họp, các nhà quản lý cấp cao hơn thì dành tới 50% thời gian của họ cho các cuộc họp và các nhân viên thì dành trung bình bốn giờ một tuần chỉ để chuẩn bị cho các cuộc họp cập nhật tình hình.

Không có gì ngạc nhiên khi một thông kê của CEB cho thấy 60% các nhà quản lý mới thất bại trong hai năm đầu tiên của họ. Và mặc dù không phải ai cũng có ý định trở thành nhà quản lý, nhưng các số liệu thống kê chắc chắn sẽ khiến nhiều người phải tự đánh giá những gì mình đang tư duy và hành động

Nếu bạn luôn cố gắng làm cho mọi thứ trong công việc trở nên tốt hơn thì bạn đã có trong mình yếu tố quan trọng nhất để trở thành một nhà quản lý tuyệt vời. Tuy nhiên, bạn cần phải biết thêm về một vài nguyên tắc. Sau hơn hai thập kỷ nghiên cứu và giảng dạy về động lực và khả năng lãnh đạo, tôi nhận thấy để hoàn thành tốt công việc của mình thì một nhà quản lý cần phải biết về 5 điều quan trọng dưới đây:

1) Phân định giữa việc “trở thành bạn bè” và “thân thiện”.

Khi bạn còn là một nhân viên, mọi đồng nghiệp ngang cấp đều có thể là bạn bè. Nhưng khi bạn trở thành người quản lý, một vài “người bạn này” sẽ trở thành trách nhiệm của bạn. Và nhiệm vụ quản lý của bạn có thể sẽ gặp vài khó khăn khi nhập nhằng giữa vai trò người bạn và cấp trên.

Bạn không cần phải đánh mất những tình bạn hiện có (suy cho cùng, những mối quan hệ bạn bè tại nơi làm việc sẽ giúp gia tăng sự hài lòng của mọi người), nhưng bạn nên bắt đầu để ý đến một mối quan hệ mới vừa được hình thành. Với cương vị là người quản lý, hãy tỏ ra thân thiện và chân thực, nhưng cũng cần đảm bảo rằng bạn đang nhận được sự tôn trọng từ cấp dưới như một người cấp trên và bạn bè sau công việc – chứ phải như một người đồng cấp.

2) Đưa ra những mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng

Các nhà quản lý giỏi cần giúp mọi người trong đội ngũ phát huy hết tiềm năng của họ và nền tảng để làm được điều này là đảm bảo rằng mọi người hoàn toàn rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và cơ hội của mình.

Một báo cáo của Gallup về quản lý cho thấy rằng sự rõ ràng trong các kỳ vọng của cấp trên là điều cơ bản nhất đối với nhu cầu của nhân viên và rất quan trọng đối với hiệu suất. Bạn nên giúp nhân viên đặt mục tiêu hiệu suất, đưa ra phản hồi và trả lời bất kỳ câu hỏi nào. Bên cạnh đó, hãy nhớ thực hành việc giao tiếp không phán xét để khuyến khích nhân viên cởi mở hơn.

3) Quản lý và chọn lọc thông tin

Với tư cách là một nhà quản lý mới, bạn sẽ bắt đầu được tiếp xúc với các phần của chiến lược kinh doanh và hoạt động chung của tổ chức với tư cách là một người đóng góp.

Ban đầu, điều này có thể khó khăn. Bạn nên học cách tổng hợp và chia sẻ ngắn gọn những thông tin công việc của đội ngũ với ban giám đốc; đồng thời lọc ra những thông tin quan trọng về tầm nhìn và các nhiệm vụ ưu tiên của tổ chức để truyền đạt hiệu quả cho đội ngũ của mình.

4) Yêu cầu sự giúp đỡ.

Là một nhà quản lý mới, bạn chắc chắn sẽ gặp phải những tình huống mà mình không biết phải xử lý như thế nào, nhưng đó là dấu hiệu của sự trưởng thành chứ không phải sự yếu kém. Đừng ngại nói với sếp hoặc đồng nghiệp của bạn rằng “Này, tôi đang gặp khó khăn. Bạn có thể cùng tôi giải quyết vấn đề này được không?”

Bạn không hề đơn độc. Bởi không chỉ nhiều nhà quản lý cấp trung mới mà thậm chí là một số giám đốc điều hành cấp cao cũng đã thú nhận rằng, “Tôi cảm thấy như mình không biết phải làm gì.” Hãy gửi yêu cầu giúp đỡ – có thể một người khác đã từng đối mặt với thử thách tương tự như bạn và họ biết cách giải quyết.

5) Đưa ra quyết định.

Một khi vai trò và những mục tiêu của bạn đã rõ ràng, bạn sẽ cảm thấy mình được trao quyền để hành động. Đừng ngại đưa ra quyết định – ngay cả khi bạn có thể phải đối diện với rủi ro. Không ngừng tiến về phía trước là cách tốt nhất để cải thiện; và nếu bạn đã hình thành mối quan hệ bền chặt, tin cậy với nhân viên cấp dưới và quản lý cấp trên của mình, họ sẽ ở đó để cùng bạn giải quyết những khó khăn và thách thức.

Đảm nhiệm vai trò quản lý là một điều khó khăn khi mới bắt đầu: Bạn phụ trách một nhóm người và cần chú ý đến con đường sự nghiệp của họ bên cạnh vai trò công việc của chính bạn. Nhưng miễn là bạn tập trung vào tính xác thực, giao tiếp rõ ràng và sự tự tin khi dựa trên những thông tin đầy đủ, bạn sẽ đi đến thành công.