Cách thức xây dựng mẫu KPI chuẩn xác cho nhà quản lý

Bạn có đang mù mờ trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh cũng như xây dựng Framework? Bạn có đang trăn trở với việc đánh giá hiệu quả công việc tại doanh nghiệp của mình? Bạn có gặp khó khăn trong việc thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu câu trả lời là có, bạn đang cần một mẫu hệ thống KPI hiệu quả.

KPIs là gì?

Key Performance Indicator (KPI) ( theo từ điển Oxford): KPI là một thước đo định lượng được sử dụng để đánh giá hiệu suất của một tổ chức, nhân viên, v.v. trong việc đáp ứng các mục tiêu cho công việc.

Ví dụ một cách đơn giản, khi ta đến bệnh viện kiểm tra sức khỏe tổng quát, các bác sĩ sẽ đưa chúng ta qua một loạt những bước kiểm tra ( thử máu, nước tiểu, nhịp tim, nội tạng…) rồi đưa ra những kết quả định lượng về tình hình sức khỏe của chúng ta. Những kết quả định lượng đó là các KPI ta cần hoàn thành để có một cơ thể khỏe mạnh.

Những tổ chức sử dụng KPI với nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu đề ra. KPI cấp cao có thể tập trung vào đánh giá hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp thì tập trung vào đánh giá hiệu suất các quy trình hoặc nhân viên trong các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp.

Vậy điều gì làm nên sự hiệu quả của KPI?

Một chỉ số KPI luôn cần phải có sự linh hoạt nhất định để phù hợp với tình huống thực tế. Tuy nhiên một số doanh nghiệp lại áp dụng quá máy móc những KPI thường được áp dụng trong lĩnh vực của mình rồi sau đó lại tự hỏi tại sao KPI đó không hề phản ánh hiệu quả doanh nghiệp và cũng không đem lại bất kỳ thay đổi tích cực nào.

Họ quên mất một điều quan trọng rằng bản chất KPI chính là một hình thức giao tiếp, truyền đạt thông tin vô cùng ngắn gọn và rõ ràng trong công việc. Nếu được sử dụng hiệu quả đặc tính này, KPI có thể giúp cho nhà lãnh đạo:

• Dễ dàng hơn trong việc tác động, điều chỉnh các mục tiêu kinh doanh.
• Nắm bắt, quản lý hiệu suất công việc nhanh chóng, hiệu quả
• Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
• Làm cho quá trình đánh giá công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, công bằng.

Phân loại KPI?

Có rất nhiều loại KPI khác nhau tùy thuộc vào cấp độ cũng như lĩnh vực-chuyên ngành nhưng về cơ bản, ta có thể chia làm hai loại:

 KPI của những mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là lợi nhuận, mở rộng thị trường… Đây là những mục tiêu tác động đến sự sống còn của doanh nghiệp

Ví dụ: KPI chiến lược của công ty X trong năm nay là phải đạt doanh số 20 tỷ tháng và mỗi năm 240 tỷ. Nếu không đạt được mục tiêu đó, các nhà đầu tư sẽ thoái vốn và sự hoạt động của công ty sẽ gặp khó khăn lớn.

KPI của những mục tiêu mang tính chiến thuật: Các mục tiêu chiến thuật sẽ là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty tiến tới gần hơn với việc đạt mục tiêu mang tính chiến lược.

Ví dụ: Trong quý 1/2020, phòng Marketing cần phải thực hiện KPI là tương tác và khảo sát 1000 khách hàng cũ. KPI này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số. Tuy nhiên, điều này lại giúp cho doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ với khách hàng, thu thập các dữ liệu cần thiết để đưa ra những chiến lược truyền thông về lâu dài.

Làm thế nào để định hình KPI?

Khi bắt đầu xây dựng KPI, ta nên khởi đầu bằng những câu hỏi cơ bản nhất để định hình KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh cốt lõi. Hãy trả lời những câu hỏi sau:

• Kết quả mong muốn là gì?
• Tại sao kết quả này lại quan trọng?
• Sử dụng phương pháp gì để đo lường tiến độ công việc?
• Người quản lý có thể làm gì để tác động?
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
• Làm thế nào để biết ta đã đạt được kết quả mong muốn?
• Tần suất mà nhà quản lý sẽ kiểm tra tiến trình công việc?

Ví dụ, hãy coi như mục tiêu của ta là tăng doanh thu bán hàng trong năm nay. Đây là KPI tăng trưởng doanh số. Và ta có thể định hình KPI này như sau:

• Tăng 20% doanh thu bán hàng trong năm nay.
• Đạt được mục tiêu này sẽ làm cho doanh nghiệp có lãi.
• Tiến độ được đo bằng sự tăng trưởng của doanh thu bán hàng theo từng tháng
• Thuê thêm nhân viên bán hàng, tìm kiếm khách hàng mới và thúc đẩy những khách hàng hiện tại mua sản phẩm.
• Giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về KPI này
• Doanh thu bán hàng tăng 20% trong năm nay thì sẽ tính là đạt chỉ tiêu.
• Tiến độ hoàn thành KPI và những vấn đề phát sinh sẽ được xem xét hàng tháng.

Đưa ra một KPI thông minh (SMART KPI)?

Định hình được KPI rồi, nhưng làm sao để biết KPI đó có phù hợp hay không? Chúng ta có thể đánh giá mức độ phù hợp của chỉ số KPI với mục tiêu của doanh nghiệp khi sử dụng tiêu chí SMART. Ở đây, mỗi chữ cái đầu được sử dụng để đại diện một yếu tố quan trọng bằng tiếng Anh ( Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound). Diễn đạt theo một cách khác:

• Mục tiêu đã đủ cụ thể (Specific) chưa?
• Ta có biện pháp đo lường (Measurable) tiến trình đạt được KPI chưa?
• Có đủ khả năng để đạt được (Attainable) KPI không?
• Những KPI này có có liên quan (Relevant) tới mục tiêu chung hay không?
• Giới hạn thời gian (Time-bound) để đạt được KPI là trong bao lâu?

Và dù đã đưa ra được KPI đúng với tiêu chí SMART, ta cũng không thể bỏ qua quá trình đánh giá lại, tiếp tục điều chỉnh rồi lại đánh giá xuyên suốt tiến trình hoàn thành KPI . Những công đoạn này sẽ đảm bảo cho chỉ số KPI luôn là phù hợp nhất với doanh nghiệp trong tình hình thực tế. Ví dụ như: nếu doanh nghiệp đã vượt quá mục tiêu doanh thu của mình cho năm nay, nhà lãnh đạo cần phải xác định nguyên do (đặt KPI quá thấp, tình hình thị trường biến đổi) để điều chỉnh KPI hiệu quả.

Vậy làm sao để xây dựng một mẫu KPI chi tiết?

Hiện có rất nhiều biểu mẫu(template), toolkit hỗ trợ xây dựng KPI cho cá nhân, phòng ban trong công ty – tùy theo lĩnh vực, mục tiêu, cũng như quy mô kinh doanh. Trong phần tải về dưới đây, MBA Andrews sẽ chia sẻ những tài thuật ngữ quan trọng và các biểu mẫu quy chuẩn giúp bạn xây dựng một mẫu KPI hoàn chỉnh cho cá nhân, phòng ban, doanh nghiệp.