Làm sao để thực hiện những cuộc nói chuyện khó khăn với nhân viên?

Nếu bạn đang tránh một cuộc trò chuyện khó khăn tại nơi làm việc, bạn không đơn độc. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy hơn 80% nhân viên trì hoãn trong các cuộc thảo luận cần thiết nhưng khó khăn. 40% thừa nhận thậm chí đã né tránh nó hơn sáu tháng.

Hầu hết mọi người hy vọng vấn đề sẽ tự giải quyết, nhưng trường hợp đó hiếm khi xảy ra. Cuộc trò chuyện bị né tránh càng lâu thì sự oán giận càng có xu hướng tích tụ và cuộc trò chuyện lại càng trở nên khó khăn hơn. Việc tránh né đó ảnh hưởng tiêu đến đội ngũ của bạn. Một nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực báo cáo rằng 40% nhân viên nói rằng họ rời bỏ công việc vì người quản lý của họ không tham gia vào các cuộc trò chuyện trung thực về công việc.

Những cuộc trò chuyện khó khăn là một phần tất yếu trong nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo và quản lý. Có thể bạn cần đưa ra phản hồi khó khăn với khách hàng, từ chối kỳ vọng của nhân viên hoặc đưa ra đánh giá về hiệu suất kém. Dù trong tình huống nào, vẫn có những chiến thuật bạn có thể tận dụng để điều hướng các cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên một cách hiệu quả. Dưới đây là các mẹo để giúp bạn bắt đầu.

1. Xây dựng quan hệ tin tưởng

Xây dựng lòng tin và vun đắp kết nối là những hoạt động bạn nên thực hành hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn vừa tạo được ảnh hưởng trong tổ chức, vừa phát triển sự tin tưởng và hiểu biết lẫn nhau với nhân viên của mình. Khi một cuộc trò chuyện khó khăn xảy ra, mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn vì đồng nghiệp của bạn sẽ ít có ý định tiêu cực hơn.

Một cách hiệu quả để xây dựng lòng tin là quan tâm đến cảm xúc của mọi người và thể hiện sự nhiệt tình cùng năng lực trong công việc. Sự kết hợp này đảm bảo rằng bạn luôn có ý định tốt và có đủ khả năng để thực hiện chúng.

2. Chia cuộc hội thoại ra thành từng lớp

“Chúng ta có thể chia bất kỳ cuộc trò chuyện khó khăn nào thành ba lớp,” Giáo sư Julie Battilana của Trường Kinh doanh Harvard cho biết các lớp đó bao gồm:

• Chuyện gì đã xảy ra thế?
• Chúng ta cảm thấy thế nào về những gì đã xảy ra?
• Vấn đề liên quan đến hoặc đe dọa danh tính của mỗi người như thế nào?

Chuyện gì đã xảy ra?

Giữa một cuộc trò chuyện khó khăn, bạn không nên mô tả nhận thức của mình về tình huống đó là sự thật tuyệt đối và đổ lỗi cho bên kia. Khi làm như vậy, bạn giả định rằng bạn đã biết hết về ý định của họ, nhưng sự thực là bạn không biết.

Thay vào đó, hãy thể hiện rằng những lời bạn nói chỉ là quan điểm của riêng bạn. Điều này tạo ra một không gian an toàn để người kia chia sẻ cách họ cảm nhận tình huống và tác động của nó đối với họ.

Chúng ta cảm thấy thế nào về những gì đã xảy ra?

Những cuộc trò chuyện khó khăn có xu hướng gợi lên những cảm xúc mạnh mẽ. Bạn nên tạo ra môi trường để cả hai bên có thể thoải mái bày tỏ cảm xúc của mình. Mặc dù một số người có thể nói rằng hãy loại bỏ hoàn toàn cảm xúc khỏi những cuộc trò chuyện khó khăn, nhưng tốt hơn hết là bạn nên để cả hai bên thể hiện cảm xúc trên tiền đề không phán xét. Sau đó khi đã hiểu nhau, cả hai bên sẽ tìm được giải pháp cho vấn đề.

Vấn đề liên quan đến hoặc đe dọa đến danh tính của mỗi người như thế nào?

Mỗi người đều có sự tự nhận thức về bản thân mà họ đang cố gắng bảo vệ. Và sự tự nhận thức này thường bị đe dọa trong một cuộc trò chuyện khó khăn. Chẳng hạn như kho có ai đó đang đặt câu hỏi về chuyên môn hoặc đạo đức làm việc của bạn, bạn sẽ có thể bật chế độ phòng thủ.

Nhưng, bạn không phải là người duy nhất trong cuộc trò chuyện; người ở phía bên kia cũng đến với cuộc trò chuyện cùng với nhận thức của riêng họ. Cân nhắc xem vấn đề sẽ đe dọa đến sự tự nhận thức của cả hai bên hay không. Sau khi bạn hiểu rõ vấn đề của mỗi người, bạn sẽ dễ dàng liên hệ và tìm ra điểm chung hơn.

Bằng cách nhận ra ba lớp này và thay đổi cuộc thảo luận, bạn có thể có một cuộc trò chuyện hiệu quả và trung thực hơn nhiều.

3. Tích cực lắng nghe

Hãy tưởng tượng bạn đang đánh giá hiệu suất và đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng. Bạn hy vọng người kia phản ứng như thế nào? Trong nhiều trường hợp, người kia có thể lập tức biện minh cho hành động của mình để bảo vệ hình ảnh bản thân. Trong quá trình này, họ khó tiếp thu phản hồi vì họ đang cố gắng giải thích vấn đề.

Bởi vậy, trong những cuộc trò chuyện khó khăn, bạn nên lắng nghe. Hãy dừng lại và cố gắng hiểu người kia. Nếu bạn không hiểu, hãy đặt câu hỏi làm rõ. Cho dù bạn đang ở phía bên nào của cuộc trò chuyện, điều quan trọng là phải tập trung vào những gì bên kia đang chia sẻ thay vì chỉ chực chờ để nói.

Sẽ rất hữu ích nếu tóm tắt thành tiếng những gì người kia vừa chia sẻ. Điều đó cho thấy bạn đang lắng nghe và cũng có thể giúp làm sáng tỏ mọi hiểu lầm.

4. Nói cụ thể

Trong những cuộc trò chuyện khó khăn, bạn càng nên nói càng cụ thể càng tốt. Để người kia có thể thay đổi hành vi của mình, họ cần biết cụ thể mình nên làm gì trong những tình huống cụ thể.

Tập trung vào các sự kiện và ví dụ thay vì tính cách hoặc đặc điểm độc đáo của nhân viên của bạn. Thực hành điều này sẽ giúp đảm bảo những thành kiến ​​cá nhân của bạn không ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện. Khi chọn ví dụ, hãy sử dụng những ví dụ gần đây hơn. Chẳng hạn như nếu bạn đang thực hiện đánh giá hiệu suất hàng năm, đừng nhắc lại các vấn đề của năm trước.

Trình bày một tình huống cụ thể, nêu chi tiết nguyên nhân và hậu quả của nó rồi chia sẻ lời khuyên của mình cho nhân viên trong tình huống này.

5. Cùng nhau tìm ra giải pháp

Bạn có thể đã có mục đích cuối cùng trong đầu trước khi đến với cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa cuộc thảo luận, hãy nghĩ ra kế hoạch làm thế nào để cùng nhau tiến về phía trước., tạo các giải pháp mạnh mẽ hơn cho vấn đề hoặc giúp bạn hiểu rõ vấn đề hơn.

Bằng cách biến cuộc trò chuyện khó khăn trở thành một cuộc nói chuyện hợp tác, cả hai có thể rời đi khi biết rằng mình đã cố gắng hết sức.

—

Mặc dù bạn có thể muốn tránh những cuộc trò chuyện khó khăn, nhưng chúng sẽ chỉ trở nên khó khăn hơn theo thời gian. Nếu bạn tiếp cận các cuộc trò chuyện này với sự tin tưởng lẫn nhau và trung thực, tránh phán xét qua loa, tích cực lắng nghe và nói cụ thể, bạn có thể đưa ra kết luận tích cực và giúp mọi thứ trở nên dễ dàng và tốt đẹp hơn.