Cho dù bạn là một sinh viên thực tập hay một CEO của một công ty nằm trong danh sách Fortune 500, bạn sẽ luôn phải đối mặt với cuộc chạy đua cùng thời gian.

Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý thời gian khi đó không phải là tất cả những gì mà bạn phải quản lý?

Tại sao kỹ năng Quản lý thời gian lại quan trọng đối với Nhà quản lý?

Người quản lý là bộ mặt của một nhóm, là người ra quyết định, người lãnh đạo, người cố vấn và cuối cùng là người chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của cả tập thể. Về cơ bản, nhiệm vụ của một nhà quản lý là:

  • Quyết định mục tiêu của toàn đội.
  • Lập kế hoạch các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu trong thời gian mong muốn.
  • Ủy quyền những nhiệm vụ đó cho các thành viên trong nhóm.
  • Xác định những điểm yếu trong đội ngũ và tìm cách khắc phục.
  • Lên kế hoạch phát triển cho các thành viên trong nhóm
  • Huấn luyện đội của mình bất cứ khi nào cần.
  • Điều hòa những mâu thuẫn và lên tinh thần cho đội nhóm
  • Cập nhật thông tin mới nhất về các hoạt động kinh doanh và kỹ thuật.

Rất nhiều nhiệm vụ công việc, nhưng nhà quản lý cũng chỉ có 24 giờ một ngày và có quá lắm là 10-12 giờ để có thể tận tâm một cách lành mạnh với nghề nghiệp của mình. Đừng quên rằng người quản lý cũng là con người!

Bởi đó, nhà quản lý bắt buộc phải nhận ra rằng, bên cạnh tiền bạc, thì thời gian là thứ hàng hóa tiêu tốn nhất. Như người ta vẫn hay nói: Thời gian là tiền bạc.

Vì vậy, một nhà quản lý thành công cần phải nhận ra giá trị của thời gian và sự cần thiết để quản lý nó. Sau đây, hãy cùng MBA Andrews khám phá những cách mà bạn, với tư cách là người quản lý, có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả.

Cách quản lý thời gian tại nơi làm việc

Nhận ra những thiếu sót trong đội ngũ của mình

Có câu nói: “Nhóm của bạn chỉ có thể nhanh bằng với tốc độ của thành viên chậm nhất.” Vì vậy, bạn sẽ thấy điều cần thiết là phải nhận ra điều gì đang kìm hãm đội ngũ. Đó có phải là nguồn lực, là áp lực, là đào tạo, là thành viên hay là chính bạn – người lãnh đạo?

Khi đã xác định được mắt xích yếu nhất, bạn có thể bắt tay vào sửa chữa nó. Đó chính xác là nơi kỹ năng lãnh đạo của bạn được thể hiện. Bạn phải đảm bảo rằng mọi thành viên đều được đào tạo đầy đủ về trách nhiệm được giao cho họ. Rằng nhóm của bạn không đảm nhận nhiều hơn những gì họ có thể xử lý và rằng họ có sẵn mọi nguồn lực để cho phép họ hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Nói cách khác, hãy giao tiếp với nhóm của bạn và cởi mở để lắng nghe họ. Bạn sẽ trở thành mắt xích yếu nhất khi là một nhà lãnh đạo không biết đến và chú tâm vào việc cải thiện những thiếu sót của nhóm.

Giao nhiệm vụ một cách khôn ngoan

Để công việc được trôi chảy với tốc độ cao nhất, bạn cần xác định được điểm mạnh kỹ năng của từng thành viên trong nhóm. Chẳng hạn như Long là một người có nhiều ý tưởng, Linh là một người giỏi giao tiếp, Hà là một người có đầu óc phân tích…

Một khi đã có đầy đủ hiểu biết về điểm mạnh (cũng như điểm yếu) của các thành viên trong nhóm, bạn sẽ biết chính xác nhiệm vụ công việc nào nên giao cho ai. Nhờ vậy, bạn và cả nhóm có thể đạt được mục tiêu công việc bằng con đường ngắn nhất.

Xác định các ưu tiên của nhóm

Việc xác định các ưu tiên của nhóm sẽ giúp đặt ra các mục tiêu rõ ràng để mỗi thành viên trong nhóm tuân theo. Hãy xem xét kịch bản này. Nếu nhóm không có mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn của dự án, Long có thể bắt đầu suy nghĩ về dự án tiếp theo của anh ấy, Linh quay sang làm báo cáo cuối năm của cô ấy, và Hà đi phân tích dữ liệu cho người bạn kế toán của cô ấy.

Trong khi dự án hiện tại chỉ có thời hạn 3 tuần. Bạn có thể thấy nếu bạn đã sắp xếp các ưu tiên tốt và phân công nhiệm vụ rõ ràng trong từng giai đoạn, bạn có thể đã có được nhóm ba người hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ để đạt được mục tiêu cuối cùng, thay vì một mớ hỗn độn không có tổ chức như kịch bản trên!

Sắp xếp các thông tin được chia sẻ trong nhóm

Đây là vấn đề về sắp xếp và phân loại thông tin. Nếu bạn và nhóm của mình có thể tìm ra cách tạo một kho lưu trữ thông tin được chia sẻ ngăn nắp, cả đội ngũ có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.

Và bằng cách đó, bất kỳ người nào cũng có thể tiếp cận với thông tin cần thiết trong thời gian của riêng họ. Hoặc tiến độ dự án cũng có thể được cập nhật liên tục trên một số cổng thông tin chung mà cả nhóm có thể truy cập; từ đó các thành viên trong đội ngũ có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình, linh hoạt và kịp thời hỗ trợ nhau để công việc vận hành trôi chảy.

Loại bỏ những cuộc họp thừa thãi

Khi mới tiếp quản một đội ngũ, nhiều người quản lý thường kế thừa các truyền thống từ những người lãnh đạo trong quá khứ. Và một số truyền thống liên quan đến các cuộc họp hàng tháng, hàng tuần và thậm chí hàng ngày giờ đã không còn phù hợp với thực tế.

Nhờ khả năng nhận biết của mình, bạn có thể nhận ra một cách sáng suốt các cuộc họp dư thừa đã không còn bất kỳ giá trị nào với 3 câu hỏi:

  • Cuộc họp có phù hợp với các ưu tiên của nhóm không?
  • Có cần mọi người tham gia đầy đủ không?
  • Nó có tạo ra tác động tích cực, có thể đo lường được trong các đơn vị hiệu suất không?

Nếu bất kỳ điều nào trong số này là không, có lẽ đã đến lúc đánh giá tính hữu ích của nó. Thay vào đó, những nội dung cần trao đổi có thể được thảo luận qua email?

Loại bỏ sự lãng phí

Mọi tổ chức đều có xu hướng có sự dư thừa lãng phí nhất định trong hệ thống chức năng của mình. Các cuộc họp, như đã thảo luận ở trên, có thể là lãng phí nếu không hữu ích.

Sự lãng phí thậm chí còn thể hiện ở chỗ các nguồn lực không được sử dụng, tài năng của nhân viên không được dùng đúng chỗ và các quy trình không cần thiết trong quá trình sản xuất. Việc khắc phục những điểm dư thừa có thể mất thời gian nhưng nếu thực hiện thì bạn có thể tạo ra một đội nhóm hiệu quả nhanh chóng hướng tới mọi mục tiêu.

Hy vọng rằng, với những gợi ý trên đây, bạn có thể quản lý thời gian cũng như đội nhóm của mình hiệu quả hơn; từ đó nâng cao hiệu suất công việc và chất lượng cuộc sống.

Chúc may mắn!

HỌC MBA ANDREWS DANH GIÁ – BỨT PHÁ TƯƠNG LAI

Nhận ngay HỌC BỔNG 100% khóa học “Global Leadership” tại khuôn viên Đại học Andrews, Hoa Kỳ khi đăng ký tuyển sinh và nhập học từ 08/11/22 đến 31/12/2022.

*Đăng ký nhận tư vấnTẠI ĐÂY.