6 lời khuyên giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

Trong môi trường công việc và cuộc sống hàng ngày, chúng ta đôi khi thấy những người dường như có thể hoàn thành tốt tất cả mọi thứ. Họ là những người có tài năng thiên bẩm để dễ dàng hoàn thành một lịch trình “không tưởng” với mức độ hiệu quả cũng cao đến mức “không tưởng”.

Tin xấu là đa phần chúng ta không được sinh ra với tài năng như vậy. Tin tốt là bằng việc quản lý, sắp xếp và phân bổ thời gian phù hợp, chúng ta cũng có hoàn thành một lịch trình công việc năng suất (dù có thể không đạt tới mức như những con người vừa được nhắc đến ở đoạn trên).

Dưới đây là một số mẹo và phương pháp có thể giúp bạn tối ưu hóa thời gian của mình để có một ngày hoạt động hiệu quả.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát thời gian một cách có ý thức cho các nhiệm vụ cụ thể để tăng hiệu quả. Bạn có thể đã quen với việc quản lý thời gian khi đặt ra những thời hạn, viết danh sách việc cần làm và tự thưởng cho mình những phần thưởng nhỏ khi hoàn thành một số hoạt động nhất định. Thúc đẩy bản thân làm những việc chúng ta phải làm để đạt được những điều chúng ta muốn, luôn là một phần của cuộc sống.

Việc phát triển các quy trình và thói quen tốt để quản lý thời gian có thể bắt đầu bằng việc tìm hiểu về những chiến lược quản lý thời gian hiện có, sau đó thử nghiệm chúng trong cuộc sống của bạn. Quản lý thời gian tốt có thể giúp cho bạn:

• Giảm căng thẳng
• Gia tăng năng lượng
• Đạt được mục tiêu tốt hơn
• Biết được những gì quan trọng cần ưu tiên
• Hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong thời gian ngắn hơn
• Giảm sự trì hoãn
• Gia tăng sự tự tin
• Tiến xa hơn trong sự nghiệp

“Cốt lõi của khả năng quản lý thời gian là các kỹ năng cơ bản về nhận thức, sắp xếp và thích ứng.” theo Harvard Business Review. Vậy nên, bí quyết để quản lý thời gian hiệu quả là nhận thức về số thời gian mà bạn có, cấu trúc và điều chỉnh nó để đạt đến sự tối ưu.

6 lời khuyên giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn

Nếu bạn đang muốn kiểm soát thời gian của mình hiệu quả, dưới đây là 6 lời khuyên có thể giúp bạn bắt đầu:

1. Rà soát lại cách sử dụng thời gian của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc biết rõ bạn phân bổ thời gian trong ngày như thế nào. Hãy tạo ra một bảng trực quan về số giờ gần đúng bạn dành cho những nhiệm vụ hàng ngày và các hoạt động khác theo tuần. Mất bao nhiêu thời gian để làm xong bảng trực quan đó? Bạn có mất nhiều thời gian hơn để làm xong một dự án vì bạn vừa làm việc tại nhà vừa lướt Facebook không? Hãy dành thời gian để suy ngẫm và định lượng cách bạn sử dụng thời gian của mình.

Tiếp theo, hãy đặt ra mục tiêu thời gian khả thi dựa trên kết quả định lượng hiện có. Việc lập kế hoạch trước và đặt giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ và ưu tiên có thể giúp bạn có nhiều thời gian hơn để làm những việc quan trọng khác, chẳng hạn như dành thêm thời gian hơn cho bạn bè và gia đình. Hãy bắt đầu bằng việc dành nửa giờ mỗi Chủ nhật để lên kế hoạch trước cho tuần tới của bạn.

2. Sử dụng Ma trận Eisenhower để thiết lập các ưu tiên

Ma trận Eisenhower là một công cụ phổ biến giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp.

Trong bảng ma trận có 4 ô mà ở bạn có thể chia các nhiệm vụ của mình để biết mình nên ưu tiên tập trung vào điều gì trước. Mỗi ô cũng tương ứng với các mệnh lệnh: thực hiện, trì hoãn, ủy quyền và loại bỏ.

• Ô màu xanh lá: Quan trọng và khẩn cấp. Thực hiện các nhiệm vụ này trước. Đây là những ưu tiên hàng đầu của bạn.
• Ô màu xanh dương: Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Hãy làm những điều này sau khi hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên
• Ô màu đỏ: Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Giao những việc này cho người khác (nếu có thể), đặc biệt nếu chúng không giúp ích cho mục tiêu dài hạn của bạn.
• Ô màu ghi: Không quan trọng và không khẩn cấp. Loại bỏ những nhiệm vụ này hoặc thực hiện chúng khi bạn có thời gian rảnh để chúng không làm bạn sao nhãng.

Bạn cũng có thể bắt đầu bằng một cách tiếp cận đơn giản hơn là tạo ra một danh sách công việc và đánh dấu từng mục là khẩn cấp hoặc quan trọng. Hãy nhớ là chúng ta sẽ ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp thay vì các nhiệm vụ quan trọng nhưng không có thời hạn. Nhìn chung, việc xác định và gắn nhãn những nhiệm vụ công việc là một bước hữu ích giúp bạn hoàn thành các mục tiêu hiệu quả.

3. Sử dụng các phương pháp giúp “chia nhỏ” thời gian.

Khi bạn đã có ý tưởng về những ưu tiên của mình, việc đặt ra các giới hạn có thể giúp bạn tối ưu việc sử dụng thời gian của mình. Dưới đây là một số lựa chọn giúp chia thời gian của bạn thành những phần nhỏ để việc thực hiện đạt hiệu quả tốt hơn.

• Phương pháp Pomodoro:

Kỹ thuật này được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi Francesco Cirillo, một sinh viên đại học bị “ngập” trong việc học tập của mình. Phương pháp Pomodoro yêu cầu sử dụng bộ đếm thời gian để chia nhỏ công việc của bạn thành các khoảng thời gian 25 phút, cách nhau 5 phút thời gian nghỉ. Sau bốn khoảng thời gian 25 phút, bạn có thể nghỉ dài hơn (từ 15-30 phút).

Pomodoro (“cà chua” trong tiếng Ý) giúp thúc đẩy sự tập trung và giảm mệt mỏi về tinh thần, đặc biệt hữu ích cho các công việc như thực hiện nghiên cứu, ôn thi hoặc hoàn thành một dự án tư vấn.

•  Phương pháp Swiss Cheese:

Tương tự như Pomodoro, phương pháp Swiss Cheese giúp chia nhỏ một nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Được tạo ra bởi Alan Lakein, tác giả cuốn sách How to Get Control of Your Time and Your Life, phương pháp Swiss Cheese giúp một nhiệm vụ quá sức trở nên dễ dàng hơn bằng cách chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ mất 5 đến 10 phút để hoàn thành.

Bằng cách chia thành từng mốc nhỏ, bạn sẽ bớt nản lòng và trì hoãn hơn cũng như hoạt động với năng suất cao hơn khi thực hiện một mục tiêu lớn.

4. Chỉ tập trung làm một việc trong một thời điểm

Đối với hầu hết chúng ta, làm việc đa nhiệm thường kém hiệu quả hơn so với việc chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Trên thực tế, các nghiên cứu khoa học đã cho thấy trên thế giới chỉ có khoảng 2,5% số người có khả năng làm việc đa nhiệm một cách hiệu quả. Với phần đông chúng ta, làm nhiều việc cùng một lúc có thể ảnh hưởng đến khả năng nhận thức và giảm năng suất. Vậy nên, hãy chỉ tập trung để hoàn thành một nhiệm vụ rồi bắt đầu một nhiệm vụ khác.

Bạn có thể làm tốt hơn nữa nếu phân chia các nhiệm vụ theo ngày. Ví dụ: nếu bạn là một nhà văn, bạn có thể dành thứ Hai để nghiên cứu, từ thứ Ba đến thứ Năm để viết và thứ Sáu để biên tập.

5. Tự thưởng cho bản thân.

Phần thưởng không chỉ dành cho trẻ em và vật nuôi. Với tất cả chúng ta, phần thưởng có thể là một nguồn động lực lớn giúp ích cho việc quản lý thời gian. Đối với mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành trong một ngày, bạn có thể tự thưởng cho mình một phần thưởng nhỏ. Những phần thưởng này không cần phải quá xa xỉ, chúng có thể chỉ đơn giản là:

• Nghỉ ngơi để thưởng thức món ăn nhẹ yêu thích của bạn
• Một cuộc đi dạo ngắn ở công viên
• Một cuộc gọi cho bạn bè hoặc thành viên gia đình
• Ngồi thiền trong năm phút
• Nghe một tập podcast hoặc một chương sách nói

Bạn cũng có thể thưởng cho mình những món quà lớn hơn khi đạt được các mục tiêu tương xứng. Những phần thưởng hấp dẫn có thể tạo ra nguồn động lực quý giá để giúp bạn vượt qua một dự án hoặc giai đoạn làm việc đặc biệt khó khăn.

6. Sử dụng các ứng dụng để ngăn chặn sự phân tâm.

Đôi khi, phần thưởng và sự quyết tâm không đủ để khiến chúng ta tập trung trong một thời đại công nghệ thông tin với quá nhiều thứ gây xao nhãng. Tuy nhiên, các ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng của trình duyệt có thể giúp bạn giảm thiểu phiền nhiễu bằng cách ngăn chặn bạn sử dụng mạng xã hội hoặc chạm vào điện thoại của bạn. Dưới đây là một số ứng dụng và tiện ích mở rộng mà bạn có thể thử:

• Forest là một ứng dụng giúp bạn tập trung và không sử dụng điện thoại. Ứng dụng này hợp tác với một tổ chức có tên là Trees for the Future để trồng cây khi bạn tiêu số tiền ảo mà mình kiếm được trong Forest.
• StayFocused là một tiện ích mở rộng của trình duyệt ngăn bạn sử dụng các trang web có thể gây lãng phí thời gian như Reddit, Twitter, Wikipedia, Instagram, v.v. Tất nhiên, bạn có thể tùy chỉnh nó cho phù hợp với sự phân tâm cụ thể của mình.
• Freedom là một công cụ có thể chặn đồng thời cả trang web và ứng dụng trên tất cả các thiết bị của bạn. Hãy tận dụng bản dùng thử miễn phí của công cụ này để biết liệu nó có phù hợp với bạn hay không.