Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng?

 Bài viết này sẽ cho thấy truyền thông nội bộ là rất cần thiết để thu hút nhân viên và định hướng mọi người tập trung vào những điều quan trọng.

—

Thật đáng ngạc nhiên khi biết rằng vẫn có những công ty ngoài kia đánh giá thấp hoặc bỏ qua truyền thông nội bộ. Và kết quả rõ ràng là doanh nghiệp của họ có thể bị ảnh hưởng xấu.

Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng như vậy? Chúng ta sẽ nói về vấn đề đó. Nhưng trước tiên, hãy định nghĩa truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ (Internal Communication) là tất cả những nhiệm vụ thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa con người trong một tổ chức. Nó liên quan đến việc sản xuất và đưa ra các thông điệp thay mặt cho ban quản lý, cũng như tạo điều kiện cho một cuộc đối thoại với những nhà lãnh đạo. Nó cũng có thể là bất cứ điều gì, từ việc thông báo một chính sách mới hoặc thông báo cho mọi người về một sự kiện sắp tới, đến việc thực hiện một cuộc kiểm tra văn hóa toàn doanh nghiệp. IC thường là trách nhiệm của các bộ phận nhân sự, tiếp thị hoặc PR, nhưng có thể được thực hiện bởi bất kỳ nào trong một tổ chức. Bởi truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao nhất nhất khi đó là một nỗ lực liên ngành, được giám sát bởi các nhà lãnh đạo từ nhiều bộ phận.

Một số công ty có thể không có đủ nguồn lực để đầu tư vào việc hoạch định chiến lược truyền thông nội bộ, trong khi những công ty khác đã lập ra kế hoạch chiến lược nhưng có thể không có năng lực hoặc công cụ cần thiết để duy trì chiến lược đó. Và những điều này có thể hiểu được. Nhưng nếu bạn biết được lý do tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng (bằng cách tiếp tục đọc bài viết này), bạn sẽ sớm thấy rằng chiến lược truyền thông nội bộ cụ thể là điều cần thiết với tổ chức của mình.

Học MBA tại Việt Nam, nhận bằng chính gốc Mỹ

1. Truyền thông nội bộ giúp cho tất cả mọi người luôn cập nhật được thông tin

Chúng ta sẽ bắt đầu với điều rõ ràng nhất về sự quan trọng của IC. Thông báo cho tất cả nhân sự trong tổ chức về các sự kiện sắp tới, thay đổi chính sách, sự thay đổi số lượng nhân viên và cập nhật về tình hình chung của doanh nghiệp; từ đó tạo ra sự minh bạch và cởi mở.

Tất cả mọi người đều quan tâm đến thông tin về công ty họ đang làm việc, các dự án họ đang thực hiện và mục tiêu tổng quát của cả hai. Truyền thông nội bộ tốt là tất cả về việc phổ biến với mọi người, tốt nhất là theo cách khiến họ hào hứng tham gia vào “bức tranh lớn” của công ty.

2. Truyền thông nội bộ mang đến cho mọi người cái nhìn tổng thể hơn về tổ chức

Những thông tin liên lạc nội bộ thường được coi là thông điệp từ trên xuống, được viết bởi các nhà lãnh đạo để thu hút sự quan tâm của nhân viên. Nhưng thực sự thì đó là một hoạt động hai chiều. Chắc chắn những thông điệp của các nhà lãnh đạo sẽ nhận được sự quan tâm từ mọi người, nhưng sự chú ý của họ sẽ nhanh chóng suy yếu nếu họ cảm thấy mình không có tiếng nói.

Nói cách khác, đây không phải là việc thu hút khán giả thụ động bằng một thông điệp phù hợp; đó là việc thúc đẩy giao tiếp hai chiều về những gì đang xảy ra tại tổ chức của bạn. Điều này đặc biệt hiệu quả nếu việc chia sẻ thông điệp không chỉ được ủy quyền cho bộ phận tiếp thị hoặc nhân sự mà còn có thể đến từ nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức. Nhóm công nghệ sẽ có cơ hội giải thích những gì họ đang làm, nhóm QA và nhóm Bán hàng cũng vậy. Đây là cách tiếp cận liên ngành đã đề cập ở trên.

Việc chỉ định các phóng viên tin tức và điều phối viên sự kiện từ nhiều phòng ban để xuất bản thông tin cập nhật của riêng họ giúp mọi người có cái nhìn tổng thể hơn về những điều quan trọng đang xảy ra tại tổ chức. Vì vậy, hãy sử dụng truyền thông nội bộ để mang lại tiếng nói cho những người khác nhau.

3. Truyền thông nội bộ giúp xây dựng văn hóa tổ chức

Theo nhiều cách, vai trò chính của truyền thông nội bộ là giúp thể hiện văn hóa công ty của bạn. Nếu được thực hiện tốt, các chiến lược truyền thông nội bộ có thể đưa văn hóa của nơi làm việc vào cuộc sống.

Xét cho cùng, mỗi thông báo, tin nhắn, bản cập nhật tin tức, bài viết trên blog của CEO, v.v. đều đóng vai trò quan trọng trong việc giúp mọi người diễn giải bối cảnh văn hóa của tổ chức: tổ chức đại diện cho cái gì, tổ chức coi trọng ai, tại sao sứ mệnh của tổ chức lại quan trọng. Văn hóa công ty là tổng thể các bộ phận của nó và những người làm nhiệm vụ truyền thông nội bộ tốt sẽ tính đến điều này.

Trên thực tế, văn hóa phải thực sự được đặt lên hàng đầu trong chiến lược truyền thông nội bộ: nó được xây dựng trong thông điệp, giọng điệu, các cuộc thảo luận qua lại, những tin tức được chia sẻ và lược bỏ. Văn hóa của công ty nên định hướng truyền thông nội bộ.

4. Truyền thông nội bộ thu hút tất cả mọi người tham gia

Tạo dựng một cuộc trò chuyện hai chiều phải là một trong những mục tiêu chính của chiến lược truyền thông nội bộ . Đó là sự khác biệt giữa việc truyền đạt thông điệp từ trên xuống nhàm chán (có thể ở dạng email hàng loạt mà không ai đọc) và những cuộc trò chuyện thân thiện giúp thúc đẩy sự tương tác.

Sự tương tác có thể có nghĩa là: đặt những câu hỏi về sự kiện sắp diễn ra, nhận xét về một tin tức quan trọng vừa được đăng trên mạng nội bộ của công ty, chia sẻ những gì một đội nhóm đang làm với những người còn lại trong công ty. Các chiến lược truyền thông nội bộ cần phải tạo không gian cho những hành động nhỏ nhưng có ý nghĩa này. Một lần nữa, truyền thông nội bộ không chỉ là truyền đạt ý tưởng một chiều mà nó khuyến khích sự giao tiếp giữa tất cả mọi người.

Khi những nhân viên cảm thấy rằng tiếng nói của họ quan trọng, ý tưởng của họ được lắng nghe, họ sẽ có khả năng đóng góp nhiều hơn khi tổ chức cần. Và giá trị của điều này không thể bị đánh giá thấp.

5. Truyền thông nội bộ giúp mọi người bình tâm trong thời gian khủng hoảng

Mọi thứ không phải lúc nào cũng trôi chảy. Công việc kinh doanh đôi khi sẽ gặp khó khăn, các đội nhóm rồi sẽ buộc phải tái cấu trúc, và các vụ mua bán và sáp nhập xảy ra. Đây là lúc mọi người cần truyền thông nội bộ nhất. Việc thông báo về những thay đổi cơ cấu sắp xảy ra cần được xử lý cẩn thận hơn vì tinh thần của tổ chức và tính liên tục trong kinh doanh của nó đang bị đe dọa.

Việc truyền đạt về những gì đã xảy ra, ai bị ảnh hưởng và cách mà quyền lợi của mọi người được quan tâm cũng như điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức đòi hỏi một giọng điệu tinh tế và hoàn toàn minh bạch, đặc biệt là trong trường hợp sa thải nhân sự. Những người phải ra đi sẽ có nhiều câu hỏi và cách doanh nghiệp trả lời những câu hỏi đó sẽ còn tồn tại trong tâm trí họ trong một thời gian dài sau này.

Sử dụng truyền thông nội bộ để tạo bối cảnh tốt cho những cuộc trò chuyện khó khăn này và công ty sẽ nhận được sự tôn trọng của mọi người. Minh bạch và tế nhị khi đưa tin xấu sẽ tạo ra bầu không khí cởi mở và quan tâm; từ đó có thể giúp tổ chức vượt qua thời kỳ khó khăn.

6. Truyền thông nội bộ tạo ra một không gian khác cho nơi làm việc

Rất nhiều người cảm thấy công việc của họ buồn tẻ. Họ đi làm, nói chuyện với một hoặc hai đồng nghiệp, tham gia các cuộc họp, hoàn thành công việc của mình, và sau đó về nhà nhanh nhất có thể. Điều này hoàn toàn ổn với nhiều người. Nhưng đối với những người khao khát tham gia nhiều hơn vào nơi làm việc của họ và muốn đóng một vai trò gì đó trong sự phát triển văn hóa của tổ chức, thì tổ chức này đã không thỏa mãn được họ.

Đây là lúc truyền thông nội bộ giúp ích bằng việc thúc đẩy các sự kiện học tập và diễn thuyết, các chương trình đào tạo lãnh đạo, chia sẻ phản hồi của khách hàng và đưa tin trên phương tiện truyền thông, đồng thời tạo cơ hội cho mọi người tham gia nhiều hơn, nếu họ muốn. Đối với một số người, những điều này không quan trọng — và điều đó không sao cả! Nhưng không ít người trong chúng ta muốn tận dụng nhiều hơn các cơ hội phát triển và muốn gắn bó hơn với nơi làm việc của mình.

Nếu những cơ hội đó tồn tại, nhưng không ai biết đến hoặc tận dụng chúng, thì chiến lược truyền thông nội bộ của tổ chức đang không hoạt động tốt và ở một mức độ nào đó, tổ chức đang đánh mất những người có tiềm năng trở nên gắn bó nhất. Bằng cách trao quyền cho các thành viên từ nhiều nhóm để quảng bá các sự kiện và chương trình của họ hoặc chia sẻ tin tức của họ, tổ chức sẽ cung cấp cho mọi người những thông tin họ cần để gắn bó và đồng hành phát triển cùng tổ chức.

7. Truyền thông nội bộ tạo ra một kênh phản hồi, tranh luận và thảo luận

Để thúc đẩy giao tiếp cởi mở tại công ty, chiến lược truyền thông nội bộ cần tạo ra không gian cho những phản hồi và tranh luận công khai về các vấn đề cũng như các ý tưởng.

Truyền thông nội bộ có thể được triển khai bằng cách tạo ra một kênh chung cho những cuộc thảo luận này. Điều này có thể diễn ra theo một số cách: thăm dò ý kiến ​​của nhân viên, mở ra diễn đàn thảo luận nội bộ, thông báo sự kiện để khuyến khích phản hồi và phê bình hoặc thậm chí là gửi lời mời trên toàn tổ chức để tranh luận về một mục tiêu hoặc dự án cụ thể.

Một lần nữa xin nhắc lại: truyền thông nội bộ phải là một con đường hai chiều. Tổ chức cần lắng nghe mọi người và thường xuyên yêu cầu phản hồi của họ. Bằng cách đó, ví dụ: nếu một bản cập nhật hoặc bài đăng không diễn ra theo cách bạn đã định, đội ngũ làm truyền thông nội bộ có thể học cách tránh mắc sai lầm trong tương lai. Những người làm truyền thông nội bộ tốt luôn tìm cách để cải thiện và phục vụ tốt hơn cho mọi người của tổ chức.

Qua vài dòng trên đây, có lẽ bạn đã hiểu tại sao truyền thông nội bộ hiệu quả lại là chìa khóa cho một tổ chức lành mạnh, gắn bó. Hãy theo dõi trang Facebook MBA Andrews để đón đọc nhiều bài viết hơn về các chủ đề Quản trị kinh doanh.