Đại dịch toàn cầu trong 2 năm vừa qua và những tiến bộ công nghệ đã thúc đẩy sự phát triển của văn hóa làm việc từ xa.

Trong năm 2021, Viện Nghiên cứu Năng suất Doanh nghiệp của Mỹ báo cáo rằng 87% các tổ chức lớn đã đánh giá hoạt động kinh doanh của họ đang thay đổi nhanh chóng. Làm việc từ xa nằm trong số những thay đổi này và khiến các tổ chức cần phải gia tăng chuyển đổi để thích nghi với các nền tảng kỹ thuật số. Cũng bởi vì đây là một cách làm việc và giao tiếp tương đối mới đối với nhiều doanh nghiệp, không ít nhà lãnh đạo đã phải đối mặt với nhiều thách thức tổ chức trong việc quản lý lực lượng lao động từ xa.

Để làm cho công việc điều hành đội nhóm từ xa đạt hiệu quả, nhà lãnh đạo cần cố gắng phát triển cách tiếp cận thấu hiểu và đồng cảm để duy trì tinh thần và động lực của nhân viên đồng thời chú ý đến sức khỏe tâm thần. Dưới đây là một số mẹo thực tế mà các nhà lãnh đạo có thể kết hợp để điều hành đội nhóm của mình một cách thành công.

1. Sử dụng các nền tảng phù hợp để giao tiếp.

Việc chuyển đổi sang giao tiếp ảo đòi hỏi phải có một nền tảng thích hợp cho từng mục đích giao tiếp. Chẳng hạn như một số vấn đề có thể cần được phản hồi ngay lập tức hay một số vấn đề có thể cần sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau.

Trong những thời điểm như thế này, hãy nhớ kiên nhẫn, vì có thể mất một số lần thử và sai trước khi bạn tìm thấy nền tảng giao tiếp phù hợp cho nhóm của mình. Ngoài ra, hãy hiểu rằng có thể sẽ mất một thời gian trước khi tất cả nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái với việc sử dụng công nghệ mới.

Dưới đây là một số nền tảng thích hợp cho các loại hình giao tiếp:

Email: Sử dụng liên lạc qua email cho các cuộc thảo luận cần được tham khảo sau này, chẳng hạn như các hướng dẫn cần tuân theo cho một dự án cụ thể hoặc các thông điệp chi tiết.

Video: Các ứng dụng như Zoom và Google Hangouts là các công cụ phổ biến mà bạn có thể sử dụng để tiến hành các cuộc họp “mặt đối mặt”.

Nền tảng điện toán đám mây: Khi làm việc từ xa, đôi khi các thành viên trong nhóm sẽ phải cộng tác trên cùng một tài liệu hoặc xem xét và thực hiện các chỉnh sửa cho phù hợp. Đối với sự cộng tác như vậy, các nền tảng như Dropbox và Google Drive sẽ hiệu quả.

2. Chỉ tổ chức các cuộc họp khi cần thiết.

Hãy nhớ rằng nhân viên của bạn có thể ở các khu vực khác nhau với múi giờ khác nhau khi làm việc từ xa. Vì vậy, việc mọi người có thể cùng tham gia các cuộc họp đột xuất một lúc có thể không khả thi. Tuy nhiên, đối với những vấn đề thiết yếu, hãy truyền đạt trước thời gian và chương trình họp để tất cả có thể sắp xếp trước. Một nhà lãnh đạo từ xa xuất sắc sẽ biết khi nào thì cần tổ chức một cuộc họp có sự góp mặt của tất cả thành viên.

Ngoài ra, khi tổ chức cuộc họp ảo, hãy đặt ra một số quy tắc cơ bản để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ:

• Bạn có thể yêu cầu tất cả các thành viên của cuộc họp tắt tiếng micrô của họ và chỉ bật tiếng khi họ phát biểu. Điều này giúp đảm bảo rằng không có tiếng ồn xung quanh và mọi người có thể nghe thấy nhau rõ ràng.

• Yêu cầu người tham gia đăng nhập năm phút trước khi cuộc họp bắt đầu để họ có thể điều chỉnh âm thanh và video.

• Yêu cầu mọi người hạn chế sự phân tâm của họ và ngồi ở khu vực không có tiếng ồn.

3. Có những kỳ vọng thực tế về tính khả dụng.

Làm việc từ xa có thể là một thách thức vì một số lý do. Không chỉ có những phiền nhiễu mà nhân viên có thể gặp phải ở nhà, mà các vấn đề về kết nối internet cũng có thể cản trở nhân viên bàn giao công việc đúng giờ. Trong những trường hợp như vậy, hãy hiểu tình hình và có những kỳ vọng thực tế.

Không phải ai cũng có thể truy cập vào thiết bị hoặc kết nối internet khi đang di chuyển, vì vậy nếu nhân viên không có mặt trong cuộc họp hoặc bàn giao công việc muộn trong ngày, điều đó không nhất thiết có nghĩa là họ đang chểnh mảng. Việc xây dựng những kỳ vọng thực tế ngay từ đầu sẽ nuôi dưỡng lòng tin và sự hiểu biết trong đội nhóm của bạn và tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh.

4. Hãy minh bạch với đội ngũ của bạn.

Đặc biệt là trong những thời điểm không chắc chắn, khi nhân viên đang vật lộn để hoàn thành mục tiêu của công ty đúng thời hạn, các nhà lãnh đạo nên thừa nhận những thách thức mà mọi người phải đối mặt và nói về cách mọi người sẽ vượt qua chúng. Việc thiếu giao tiếp và minh bạch có thể khiến các thành viên trong đội ngũ đưa ra những kết luận sai lầm.

Là một nhà lãnh đạo, hãy luôn cập nhật cho đội ngũ của bạn những thông tin mà ho cần biết về những thay đổi của công ty. Hãy chia sẻ kế hoạch và mục tiêu của bạn để mọi người có định hướng rõ ràng về mục tiêu của công ty và gắn kết chúng với chiến lược công việc.

5. Hãy rõ ràng và ngắn gọn trong giao tiếp.

Một trong những nhược điểm của giao tiếp từ xa là bạn không thể lúc nào cũng nhìn thấy các thành viên trong nhóm của mình, nên có thể khó nhận ra các dấu hiệu xã hội như biểu cảm hoặc ngôn ngữ cơ thể của họ. Vì vậy, không phải lúc nào cũng dễ dàng để biết liệu các thành viên trong nhóm của bạn đang như thế nào, trừ khi bạn hành động để làm rõ điều đó.

Dưới đây là một số mẹo để thiết lập sự giao tiếp hiệu quả:

Đặt ra một vấn đề chung: Có thể dễ dàng khiến cho các cuộc họp trở nên tồi tệ khi tất cả mọi người đều mang những vấn đề công việc của mình đặt lên bàn họp. Hãy đặt ra mục tiêu và một kế hoạch cụ thể để thảo luận từ trước để đảm bảo cuộc họp hiệu quả.

Quản lý kỳ vọng: Thông báo cho các thành viên trong nhóm về cách bạn muốn từng người trong số họ tương tác. Nếu có cuộc họp giữa hai bộ phận, nhưng kế hoạch chỉ tập trung vào công việc của một bộ phận, hãy đảm bảo rằng micrô của bộ phận còn lại được tắt tiếng. Hơn nữa, hãy hỏi các thành viên trong nhóm rằng làm thế nào để họ cảm thấy thoải mái khi giao tiếp và sau đó tùy chỉnh cuộc họp ảo sao cho thật phù hợp.

Các chiến lược lãnh đạo từ xa có thể phức tạp để thành thạo và không có tiêu chuẩn thiết lập nào mà các nhà lãnh đạo nhất định phải đáp ứng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, việc chỉ sử dụng các chiến thuật giao tiếp truyền thống sẽ không mang lại hiệu quả như trước đây nữa

Để xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả, có hệ thống và có tổ chức, hãy đầu tư vào các chiến thuật mới và sáng tạo.

Apply ngay chương trình học bổng Andrews 2022 bao gồm 04 suất học bổng 50% học phí và nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Khai giảng tháng 7.2022