LÀM SAO ĐỂ QUẢN LÝ WORKFLOW HIỆU QUẢ?

Bạn đã hoàn thành việc lập kế hoạch, nhưng các nhiệm vụ mới vẫn đang dồn dập tới. Mà mỗi nhiệm vụ lại có vẻ khẩn cấp hơn nhiệm vụ trước đó. Đã đến lúc bạn cần cải thiện khả năng quản lý quy trình làm việc (Workflow)

Cho dù bạn có nhận ra hay không, mọi dự án mà nhóm của bạn thực hiện đều có một quy trình làm việc.

Một người quản lý giỏi sẽ có thể điều phối và sắp xếp quy trình làm việc để các thành viên trong nhóm đi đúng hướng và cùng nhau làm việc trôi chảy. Trong những dòng viết dưới đây, Andrews – The Power MBA sẽ đề cập đến Workflow và quản lý quy trình làm việc là gì, tại sao quản lý quy trình làm việc lại quan trọng và 4 chú ý để cải thiện khả năng quản lý quy trình làm việc.

Đầu tiên, Workflow là gì?

Workflow hay Quy trình làm việc về cơ bản là một tập hợp các hành động và nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ lớn hoặc các dự án.

Hãy nghĩ về quy trình làm việc giống như các thành phần trong một công thức. Để có kết quả tốt, bạn sẽ cần biết những gì cần có trong công thức, (hoặc dự án) để hoàn thành công việc. Nhưng bạn không thể chỉ dựa vào danh sách các nhiệm vụ để hoàn thành dự án. Bạn cũng sẽ cần có một bản chỉ dẫn (hoặc một kế hoạch) về cách hoàn thành mọi việc.

Nếu quy trình làm việc là thành phần của công thức nấu ăn, thì quản lý quy trình làm việc là việc sắp xếp và điều chỉnh các thành phần đó sao cho hợp lý. Khi quản lý quy trình làm việc tốt, các dự án sẽ trở nên tốt hơn.

Quản lý Workflow là gì?

Quản lý quy trình làm việc bao gồm việc tổ chức, lập hồ sơ, theo dõi và tối ưu hóa các nhiệm vụ của nhóm để đảm bảo chúng tạo ra kết quả mong muốn một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể. Về cơ bản, quản lý quy trình làm việc có nghĩa là lập kế hoạch và ủy quyền các chi tiết sau:

• Những gì cần phải được thực hiện?
• Khi nào nó cần được thực hiện?
• Nó cần được thực hiện như thế nào?
• Ai cần làm việc đó?

Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn đang triển khai một dự án với nhiều chi tiết như ở trên mà không có cách quản lý mọi thứ được hoàn thành như thế nào. Có thể công việc vẫn được hoàn thành, nhưng nó sẽ khá khó khăn.

Tại sao quản lý Workflow lại quan trọng?

Như đã đề cập ở trên, ngay cả khi không có một hệ thống tổ chức, công việc vẫn có thể được hoàn thành. Nhưng với cách tiếp cận có tổ chức như quản lý quy trình làm việc, hoạt động đội nhóm trở nên hiệu quả hơn. Các thành viên được trao quyền cần thiết, có tổ chức và cùng hướng tới mục tiêu chung.

Bằng cách ghi lại một số cân nhắc chính trong danh sách được đánh dấu đầu dòng ở trên, các nhóm có thể cải thiện độ rõ ràng và chính xác. Tất cả các bên liên quan sẽ biết những gì cần phải được hoàn thành, như thế nào và bởi ai.

Quản lý quy trình làm việc cũng giúp tạo ra quyền sở hữu, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình giữa các nhóm. Khi các thành viên trong nhóm biết họ cần làm gì, khi nào và như thế nào. Họ có thể bắt đầu ngay lập tức và làm những việc cần thiết. Quản lý quy trình làm việc trao quyền cho các nhóm bằng cách cung cấp cho họ mọi thứ họ cần, vì vậy người lãnh đạo không cần quản lý vi mô.

Và nếu một quy trình bị hỏng hoặc cần tinh chỉnh. Các trưởng nhóm có thể dễ dàng tham khảo lại chiến lược quản lý quy trình làm việc đã được lập thành văn bản của họ rồi nhanh chóng điều chỉnh và tối ưu hóa chúng.

Giờ thì bạn đã hiểu tại sao quản lý Workflow lại quan trọng. Vậy  Andrews – The Power MBA sẽ chia sẻ tới bạn 4 bí quyết tốt nhất để quản lý quy trình công việc của bạn.

4 bí quyết quản lý Workflow mà bạn có thể sử dụng ngay bây giờ

 Bạn đã sẵn sàng đưa việc quản lý quy trình làm việc của mình lên cấp độ cao hơn chưa? Dưới đây là 4 gợi ý hàng đầu:

1. Ghi lại mọi thứ

Công việc kiểm soát quy trình công việc của bạn bắt đầu bằng việc ghi lại các nhiệm vụ và dự án để bạn có tất cả các việc cần làm trong danh sách. Khi lập danh sách quy trình công việc của bạn, các chi tiết quan trọng nhất cần xác định là các chi tiết cụ thể như:

• Ai sẽ hoàn thành dự án hoặc nhiệm vụ?
• Sẽ có nhiều chủ sở hữu nhiệm vụ?
• Có bất kỳ điểm nghẽn hoặc sự phụ thuộc nào cần xem xét giữa các chủ sở hữu không?
• Thời hạn khó là gì và có bắt buộc phải lặp lại không?

Khi bạn xây dựng tài liệu quy trình làm việc của mình kỹ hơn hơn. Bạn có thể thêm nhiều thông tin hơn về các nhiệm vụ. Chẳng hạn như các phương pháp hay nhất, các mẫu hoặc tài nguyên hữu ích. Hay bất kỳ điều gì khác giúp nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc dễ dàng. Một số doanh nghiệp chọn ghi lại quy trình công việc của họ bằng cách sử dụng hệ thống quản lý quy trình làm việc như Trello hay Slack và đạt được hiệu quả cao.

Sau khi bạn ghi lại tất cả các quy trình công việc. Hãy đảm bảo rằng toàn bộ nhóm của bạn có thể truy cập nó bất cứ khi nào. Để họ có thể tham khảo bất kỳ thông tin quan trọng nào khi họ hoàn thành phần nhiệm vụ của mình.

2. Xem xét sự phụ thuộc

Khi bạn đã ghi lại quy trình công việc với nhóm của mình. Bạn sẽ muốn bắt đầu xem xét các mối quan hệ và sự phụ thuộc có liên quan. Cả giữa các nhiệm vụ và các thành viên trong nhóm hoàn thành chúng.

Đôi khi, quy trình công việc sẽ chứa một loạt các nhiệm vụ có thể được hoàn thành theo hầu hết mọi thứ tự hoặc ít nhất là trong một vài giai đoạn. Trong một số trường hợp khác. Mọi thứ cần được thực hiện theo một trình tự cụ thể. Với các nội dung cần được “thực hiện” từ bước này sang bước tiếp theo.

Những mối quan hệ này được gọi là quan hệ phụ thuộc. Điều đó có nghĩa là một giai đoạn của quy trình làm việc không thể “bắt đầu” cho đến khi những giai đoạn khác kết thúc và không thể thực hiện chúng cùng một lúc. Và khi những phụ thuộc như vậy tồn tại, chúng rất cần được lưu ý. Vì chúng sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động tài nguyên và việc lập lịch trình.

3. Kiểm tra và điều chỉnh thường xuyên

Cách đội nhóm làm việc có thể thay đổi khi bạn thực hiện các dự án mới, phát triển. Hoặc thu nhỏ quy mô hay bắt đầu sử dụng các công cụ mới và vân vân.

Điều đó có nghĩa là cần nhớ luôn cập nhật quy trình làm việc của bạn. Khi các bước, kế hoạch và các thành viên trong nhóm thay đổi. Mặc dù bạn không cần phải tinh chỉnh và chỉnh sửa tài liệu của mình cho từng chi tiết nhỏ. Nhưng chắc rằng bạn sẽ không muốn tài liệu bị lỗi thời. Đến mức các thành viên trong nhóm của bạn không thể dựa vào đó làm tài liệu chỉ dẫn.

Mục tiêu tốt cần hướng tới là thực hiện kiểm tra quy trình làm việc hàng quý. Nơi bạn và nhóm của mình thảo luận về quy trình làm việc hiện tại. Và với bất kỳ bản cập nhật, thay đổi hoặc sự tối ưu hóa cần thiết nào.

4. Lặp lại

Sau khi bạn đã tối ưu hóa quy trình làm việc của mình, hãy tiếp tục. Khi bạn thêm các thành viên trong nhóm, nhiệm vụ, dự án, phụ thuộc và hơn thế nữa. Bạn sẽ phải thực hiện lại quá trình này nhiều lần. Cho đến khi bạn có một quy trình ổn thỏa nhất để quản lý công việc của mình. Cuối cùng, việc tinh chỉnh và triển khai trong các quy trình công việc sẽ trở thành một quy trình “cứng”. Nó giúp đội ngũ của bạ hoàn thành công việc hiệu quả hơn và sử dụng ít tài nguyên hơn.

Xem thêm các bài viết khác tại:

• Bao nhiêu tuổi là quá già để học MBA?
• Những câu hỏi thường gặp về ngân sách cho tiếp thị.
• Những điều cần có trong một bản kế hoạch marketing
• 4 bước để phát triển một chiến lược đàm phán
• Chi tiêu quốc phòng của các nước đông nam á ảnh hưởng lớn do dịch covid-19
• Đâu là sự khác biệt giữa mini MBA và MBA?