Cách tự viết thư giới thiệu bản thân (Letter of Recommendation) trong hồ sơ MBA

Thư giới thiệu là một phần không thể thiếu của hồ sơ MBA. Thư giới thiệu nêu lên được những thành tích, nỗ lực của người được giới thiệu, và thể hiện họ là ứng viên phù hợp với chương trình MBA.
2022 bạn quyết định đầu tư cho bản thân một khóa học MBA để trau dồi thêm tri thức cho mình. Nhưng bạn không biết nên nhờ ai viết giúp mình một bức thư giới thiệu để gửi lên Hội đồng xét tuyển. Đừng lo lắng, hãy tự viết cho mình một bức thư giới thiệu về chính bản thân theo những gợi ý từ MBA Andrews nhé.

Thư giới thiệu là gì?

Thư giới thiệu là một bức thư xác nhận khả năng hoặc kết quả làm việc của một ứng viên, thường được viết bởi quản lý nơi bạn làm việc (có nhiều trường hợp thư giới thiệu do học viên chương trình viết). Mục đích của thư giới thiệu là để chứng thực những gì người khác biết về bạn, cung cấp thêm các thông tin tích cực về khả năng của ứng viên để giúp Hội đồng xét tuyển hiểu rõ hơn về bạn.

Lý do bạn nên tự viết thư giới thiệu cho chính mình

Thứ nhất: Không ai hiểu bản thân bạn hơn chính bạn. Những nỗ lực, cống hiến trong vài năm qua không phải ai cũng trực tiếp chứng kiến và công nhận nó. Do vậy, khi tự tay viết thư giới thiệu, bạn sẽ không bỏ lỡ những thành tích và đưa ra được những quan điểm trong quá trình học tập và làm việc của mình.

Thứ hai: có một sự thật là quản lý hay giảng viên của chúng ta rất bận rộn và không có thời gian viết một bức thư tay hoặc sẽ mất khá nhiều thời gian của họ. Thay vào đó, bạn có thể tự viết rồi gửi cho họ đọc, sửa và góp ý để bức thư vừa mang tính khách quan mà cũng vẫn thể hiện được điểm mạnh của bạn.

Thứ ba: bức thư giới thiệu trong chương trình MBA cần phải viết bằng tiếng Anh và không phải quản lý nào cũng sử dụng tiếng Anh thành thạo. Nếu quản lý của bạn không biết ngôn ngữ này hoặc không giỏi tiếng Anh thì sẽ rất khó có thể viết một bức thư hoàn chỉnh và thể hiện được quan điểm rõ ràng, mạch lạc được. Khi đó, bạn nên viết và dịch sang tiếng Việt rồi gửi cho quản lý, lãnh đạo của bạn đọc và sửa.

Bố cục bức thư giới thiệu

Hãy ghi nhớ một điều là bạn đang viết trên tư cách là quản lý, lãnh đạo trong công ty bạn đang làm việc.
Bước đầu tiên là phải định dạng bức thư gọn gàng, phù hợp để tạo ấn tượng với người đọc. Hãy nhất quán trong các lựa chọn định dạng cỡ chữ, phông chữ, căn lề trái phải và giữ cho thông tin được sắp xếp hợp lý. Sử dụng cỡ chữ 11 hoặc 12 trong một số kiểu chữ phổ biến như Arial hoặc Times New Roman. Lề có thể được giảm xuống 1 hoặc 0,75 inch để giúp văn bản của bạn phù hợp với giới hạn một trang lý tưởng.

Đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ của người giới thiệu và người được giới thiệu ở phía trên bên phải (email và số điện thoại là đủ). Nếu có thêm logo của công ty bạn làm việc nữa thì càng tốt!

Phần mở đầu
Giới thiệu người viết thư cho bạn và chức vụ của họ. Cho biết người giới thiệu đã biết bạn trong bao lâu và hiểu khả năng của bạn như thế nào, tất cả các chức danh và trách nhiệm của cả hai bên trong mối quan hệ. Kết thúc bằng câu nêu bật hai đến ba đặc điểm cá nhân thể hiện khả năng ứng cử xuất sắc của bạn.

Mẹo cho đoạn mở đầu
Tránh những câu mở đầu sáo rỗng như: “It is with great pleasure…” hay “It is an honor to recommend…”
Tránh những mô tả phổ biến như thông minh, chăm chỉ và nhân ái,…
Duy trì một giọng điệu thẳng thắn, bán trang trọng.
Nếu có thể, hãy giới hạn đoạn văn này tối đa từ 4-5 dòng.

Phần thân bài
Thể hiện sự ủng hộ cấp dưới bằng cách cung cấp cả bằng chứng định lượng và định tính về các đặc điểm cá nhân được nêu bật trong câu cuối phần mở đầu của bức thư. Mỗi đoạn nên tập trung vào một đặc điểm tại một thời điểm.

Mẹo cho các đoạn thân bài
Bạn nên nêu ra các mẩu chuyện ngắn, sự kiện có thật, mang tính cá nhân hoặc ví dụ cụ thể sẽ được đánh giá cao.
Sự chuyển tiếp giữa các đoạn văn nên ngắn gọn, dễ hiểu. Có thể viết theo thứ tự thời gian để thể hiện sự phát triển của bản thân.
Ghép nối thành tích cá nhân với các vai trò và nỗ lực có giá trị trong công việc của bạn.
Thêm các số liệu để làm rõ hơn khả năng của bản thân.

Phần kết luận
Nhanh chóng nhắc lại những đặc điểm làm bạn nổi bật với tư cách là một ứng viên. Thể hiện rõ lý do tại sao bạn khác biệt và nổi bật.

Lời khuyên cho phần kết luận
Nên viết ngắn gọn 3-4 dòng.
Thêm ghi chú vào phần kết luận, thể hiện sự sẵn sàng của người giới thiệu để làm chứng thêm cho bạn. Ví dụ như: “Nếu chương trình cần biết thêm thông tin gì liên quan về công việc với anh/chị A, tôi rất sẵn sàng cung cấp. Liên hệ với tôi qua số điện thoại…. email….”

Các lưu ý khi viết thư giới thiệu

Đặc điểm của một bức thư giới thiệu tốt:
Bạn nên kể những câu chuyện cụ thể và sử dụng các chi tiết cụ thể không được đề cập trong các phần còn lại của bộ hồ sơ.
So sánh người được giới thiệu với các ứng viên khác mà người viết thư có thể đã biết và giới thiệu với chương trình.
Tập trung vào khả năng của ứng viên để thành công khi tham gia vào chương trình với tư cách là học viên xuất sắc.

Đặc điểm của một bức thư giới thiệu chưa tốt:
Sử dụng nhiều tính từ “đao to búa lớn” mà không liên kết chúng với các ví dụ cụ thể.
Đánh giá người được giới thiệu dựa trên thành tích của họ mà không so sánh với các ứng viên khác.
Tập trung vào các phẩm chất cá nhân chung mà không đặt chúng trong bối cảnh tại môi trường Cao học như chương trình MBA những phẩm chất này có cơ hội được tỏa sáng hay không.

Sau khi hoàn thành bức thư, hãy gửi nó cho quản lý của bạn. Nếu cần bổ sung hoặc thay đổi thông tin họ sẽ đề xuất chỉnh sửa. Khi gửi bức thư cho quản lý, hãy thể hiện lòng biết ơn và thái độ khiêm tốn. Thể hiện cho họ thấy bạn đã rất cố gắng để hoàn thành bức thư nhưng cũng không ngại ngần cho những thay đổi từ phía quản lý.
Một bức thư ấn tượng sẽ giúp bạn nổi bật và thể hiện được ý chí quyết tâm theo đuổi tấm bằng MBA của bạn trước Hội đồng xét tuyển. Hãy tận dụng cơ hội này và biết đâu quá trình học tập của bạn sẽ dễ dàng hơn khi bạn được chú ý ngay từ những ngày đầu tiên chuẩn bị nhập học. Chúc bạn thành công!