5 dấu hiệu cho thấy tổ chức của bạn cần chuyển đổi số

Tương lai của thế giới kinh doanh sẽ là hoàn toàn số hóa. Tuy nhiên, nhiều công ty ngày nay vẫn chưa đạt được sự chuyển đổi hoàn toàn sang kỹ thuật số. Cho dù đó là do công nghệ lạc hậu, các quy tắc cổ hủ hay đơn giản là văn hóa làm việc theo “cách truyền thống”, nhiều doanh nghiệp còn lâu mới đạt được số hóa hoàn toàn. Nếu bạn không chắc doanh nghiệp của mình đang ở đâu trong quá trình chuyển đổi số, hãy cùng Andrews – The Power MBA điểm qua 5 Dấu hiệu cho thấy Tổ chức của bạn cần Chuyển đổi số”.

1. Nhân viên của bạn đang bị “chôn vùi” trong đống công việc giấy tờ

Các doanh nghiệp luôn phải làm việc cùng các thủ tục giấy tờ. Đây là một phần không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi làm việc với các cơ quan nhà nước có liên quan hoặc khi giao dịch với các công ty chưa chuyển đổi số khác. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là các công việc giấy tờ cần phải tiêu tốn quá nhiều thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên. Nếu nhân viên của bạn đang dành hàng giờ mỗi ngày để điền vào biểu mẫu hoặc xem xét tài liệu giấy tờ, thì có thể doanh nghiệp của bạn đang bị lãng phí không ít thời gian

Số hóa có thể giúp giải quyết vấn đề này. Bằng cách số hóa tài liệu, bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo và hệ thống tự động hóa để giúp hoàn thành các công việc giấy tờ trong thời gian ngắn hơn. Các công cụ kỹ thuật số có thể tìm, cập nhật, sắp xếp dữ liệu và tự động hóa những tác vụ cơ bản để tất cả những gì nhân viên của bạn phải làm chỉ là xem nhanh giấy tờ và phê duyệt. Sau đó, thời gian tiết kiệm được có thể được sử dụng để làm những công việc có giá trị hơn.

2. Bạn không thể tìm thấy dữ liệu mình cần

Nếu bạn thường xuyên phải vật lộn để tìm kiếm nhưng dữ liệu thông tin mà mình cần, thì có thể bạn cần xem xét đến việc chuyển đổi số. Quản lý thông tin là rất quan trọng trong thời đại ngày nay. Khi nhân viên của bạn cần dữ liệu, họ nên có thể tìm thấy những dữ liệu đó một cách nhanh chóng mà không cần phải vất vả tìm kiếm trong nhiều tệp hoặc sàng lọc qua một số thư mục. Nhân viên của bạn mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin thì họ càng có ít thời gian hơn để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp của bạn.

Sau khi số hóa tất cả dữ liệu của mình, bạn có thể tìm kiếm dữ liệu đó một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ hơn. Việc truy xuất dữ liệu trở nên dễ dàng. Việc tạo bản sao lưu và bảo vệ thông tin nhạy cảm cũng trở nên dễ dàng hơn nhiều. Điểm thứ hai vừa kể cũng là một điều đặc biệt quan trọng hiện nay, khi mà nhiều quốc gia và khu vực có luật bảo mật dữ liệu mà doanh nghiệp của bạn cần phải tuân theo có ý định làm việc với người tiêu dùng ở những khu vực đó.

3. Có nhiều khách hàng không được hỗ trợ khi cần

Nếu bộ phận hỗ trợ khách hàng của bạn hoàn toàn phụ thuộc vào các cuộc gọi điện thoại, có lẽ bạn cần phải số hóa hơn. Ngay cả khi bạn tin rằng các cuộc gọi trực tiếp là cách tốt nhất để giúp đỡ khách hàng của mình, bạn cũng có thể cải thiện phần này bằng cách sử dụng hệ thống điện thoại ảo. Việc bổ sung các phương tiện hỗ trợ khách hàng kỹ thuật số khác (song song với các cuộc gọi trực tiếp từ đội ngũ chăm sóc khách hàng) có thể mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Các chatbot do AI điều khiển và các cổng hỗ trợ khách hàng tự động có thể giải quyết nhiều vấn đề phổ biến. Những video hướng dẫn có thể giúp khách hàng làm theo các thao tác phức tạp. Khi doanh nghiệp của bạn đạt được sự chuyển đổi kỹ thuật số hoàn toàn, mức độ hài lòng của khách hàng cũng sẽ đạt đến mức cao.

4. Không thể dự đoán trước thời gian cần bảo trì cơ sở vật chất

Các doanh nghiệp hoạt động trong ngành công nghiệp sản xuất thường gặp nhiều khó khăn trong việc số hóa. Máy móc không giống như máy tính, có thể xuất ra các giá trị và số không ở các định dạng tệp dễ phân tích. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thu thập dữ liệu từ máy móc của mình bằng công nghệ mới nhất. Với những dữ liệu này, bạn có thể dự đoán khi nào một bộ phận có khả năng hỏng hóc, tự động hóa việc đặt hàng các bộ phận thay thế và thiết lập lịch trình bảo trì hiệu quả hơn. Điều này giúp ngăn ngừa những khoảng thời gian gián đoạn xuất hiện bất ngờ và giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách trơn tru.

Điều này cũng giúp cho doanh nghiệp của bạn đạt lợi nhuận cao hơn vì nó giúp giải phóng các kỹ sư khỏi những công việc kiểm tra định kỳ thủ công và có thể dành thời gian để làm việc trong các dự án quan trọng hơn. Mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể được số hóa và nhận được lợi ích xứng đáng, vấn đề chỉ là tìm ra cách thức.

5. Các kế hoạch và dự án liên tục gặp khó khăn

Nếu bạn đang muốn mở rộng hoạt động của mình nhưng thấy các kế hoạch và dự án của mình liên tục bị đình trệ, thì đây có thể là một dấu hiệu cho thấy bạn cần phải số hóa hơn nữa. Trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, việc sở hữu một nền tảng công nghệ tốt có thể giúp bạn thiết kế và hình dung ý tưởng của mình tốt hơn. Việc thực thi sẽ sớm trở nên có vấn đề nếu các dự án của bạn không được tổ chức rõ ràng bằng phần mềm quản lý dự án. Việc phê duyệt mất thời gian nhưng có thể được đẩy nhanh khi có đầy đủ thông tin trong môi trường số.

Các công ty thành công nhất hiện nay đã nắm lấy tương lai chuyển đối số của họ. Đừng trở thành doanh nghiệp tụt hậu và bị đào thải trong thế giới kinh doanh khắc nghiệt.